В любой компании, где есть работники, осуществляются постановка на учет и прочие процедуры, связанные с кадровым делопроизводством. Согласно ст. 22 ТК РФ, нарушения в ведении кадрового делопроизводства могут обернуться проверками со стороны трудовой и налоговой инспекций. Чтобы избежать судебных разбирательств и штрафов, отстоять свою точку зрения в споре, лучше всего для руководителя неукоснительно соблюдать действующее законодательство.
В 2017 году кадровое делопроизводство претерпело ряд изменений. Например, микропредприятия получат возможность работать по упрощенной системе кадрового учета (Федеральный закон № 348-ФЗ). Изменятся также правила оценки уровня квалификации (Федеральный закон № 239-ФЗ). С 2017 года трудовое законодательство РФ особо строго регулирует такое положение, как ознакомление работника с документом под подпись с указанием даты.
В первую очередь, проверяются приказы. К кадровым относят те, которые фиксируют:
Этот вид приказов хранят от трех до пяти лет.
У личных приказов срок хранения длительный – до 75 лет. Относят к ним все, которые издаются в связи с принятием на работу сотрудников, их увольнением и переводом.
Обязательны для заполнения и хранения личные карточки по форме Т-2, трудовые книжки и договоры. Это бумаги и бланки, относящиеся к индивидуальным делам сотрудников. Для строгого учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним вводится соответствующая книга, хранящаяся 75 лет.
Последние изменения в трудовом законодательстве потребовали от руководителей всех видов организаций в качестве обязательных иметь и формы по СОУТ. Результаты специальной оценки условий труда действительны на срок от года до пяти лет, до следующей аттестации.
Локальные нормативы кадровой службы, а также пакет учредительных документов всегда должны находиться под рукой.
Некорректное ведение кадрового делопроизводства подразумевает типичные огрехи, допускаемые при составлении и дальнейшем использовании документов на предприятии.
Как правило, на предприятии документооборотом поручают заниматься бухгалтеру или помощнику руководителя, секретарю. В более крупных фирмах создается кадровый отдел. От работников кадровой службы предприятия требуется держать в идеальном состоянии все нужные папки с бумагами.
Внимательно нужно относиться ко всему, что касается заработной платы сотрудников. Для выплаты должны быть установлены конкретные даты, например 15-е и 30-е числа каждого месяца, но не реже, чем в две недели.
Минимальный размер должен учитываться, а цифры совпадать во всех документах, начиная с трудового договора. Все комиссионные и надбавки определяются по критериям и рассчитываются согласно установленным в документальном порядке нормам.
Соблюдение правил ведения кадровой документации оградит фирму от частых внезапных проверок и снизит риск конфликтов с увольняемыми работниками. Правильное распределение рабочего времени и денежных средств ведет к улучшению финансовой деятельности ИП.