Острая нехватка времени – вот «диагноз», которым страдает современное общество в целом. Жизнь задает бешеный ритм, предоставляя массу возможностей. Вечно спеша по делам, держа в уме списки дел, немалое количество людей живет с чувством постоянной нехватки времени. Грамотное планирование – лучший способ эффективно провести каждую минуту рабочего времени. Именно поэтому управление временем для менеджеров не менее важно, чем планирование личных задач.
Под тайм-менеджментом понимают технологию организации времени и повышения эффективности его использования. Управление рабочим временем позволяет повысить продуктивность труда. Широко известное правило «шести П» гласит: Правильное Предварительное Планирование Предотвращает Плохие Показатели.
Еще одна распространенная стратегия, японская система Кайдзен, строится на 5 основных моментах:
Руководствуйтесь этими принципами при составлении своего плана работы. Не держите списки задач в голове – составляйте план в бумажном или электронном виде, так вы исключите риск забыть что-то важное и сможете лучше контролировать процесс исполнения.
Приступая к планированию, отбросьте все лишнее, тщательно продумайте список дел и упорядочьте их в соответствии с критерием важности. Соблюдайте чистоту не только на рабочем месте, но и в голове. Возьмите за правило ежедневно составлять план и неотступно ему следовать.
Начните планирование с постановки целей. Учитывайте, что у каждой цели должны быть следующие качества:
В соблюдении этих параметров состоит суть SMART-подхода.
После того как цели определены, необходимо расставить приоритеты. Принцип эффективности по Парето гласит, что 20% усилий обеспечивают 80% результата. В то время как оставшиеся 80% дают на выходе лишь 20%. Поэтому важно выделить 20% задач, выполнение которых даст максимальную отдачу.
Эйзенхауэром была предложена матрица, позволяющая разделить список дел на 4 группы по важности и срочности:
Он распределяет дела по значимости на 5 категорий. Дела А1, А2, А3 наиболее приоритетны. Пока не выполнены они, к делам группы Б вы не приступаете. После завершения дел группы Б приходит очередь В. Группы Г и Д – это все, от чего можно отказаться. Если времени на них не остается, стоит перепоручить их подчиненным или полностью избавиться.
Согласно закону Паркинсона, на любую работу тратится столько времени, сколько вы на нее отвели. Чтобы не дать минутному делу затянуться на часы, определите средние затраты времени на выполнение каждого типового задания, используя хронометраж: на протяжении нескольких дней или недель записывайте с точностью до 5-10 минут, сколько времени у вас занимает та или иная работа. Учитывайте полученные результаты при планировании своего рабочего времени.
Составив чересчур суровый план, вы рискуете загнать себя в угол, что чревато нереализованностью намеченных целей и излишним стрессом. Чтобы избежать этого, пользуйтесь рядом дополнительных хитростей:
Все это поможет вам с легкостью следовать плану, не ощущая себя под давлением.
По словам гуру продаж Дэна Кеннеди, самый быстрый способ для профессионального продавца удвоить свои продажи – это удвоить количество времени, которое вы фактически тратите на продажи.
Тайм-менеджмент в продажах базируется на всех ключевых принципах этой технологии, но обладает и своей спецификой. Для расставления приоритетов используется матрица активностей продавца:
Действия, которые от вас требует ваш работодатель (+) | Действия, которые от вас не требует ваш работодатель (-) | |
Имеет непосредственное отношение к продажам (+) | Высший приоритет
(встречи с клиентами, телефонные звонки, предложения) |
Бонусные действия
Приоритет № 2
(бонусное обслуживание после совершения сделки, рекламные рассылки с новостями компании, поздравление клиентов с праздниками; посещение тренингов) |
Не имеет непосредственного отношения к продажам (-) | Рутина
Приоритет № 3
(планерки, отчеты, бумажная волокита) |
Деньгодробилки
(отмененные встречи, неисправности оргтехники, потерянные или испорченные документы) |
Принцип Парето в продажах также приобретает иное звучание: 20% клиентов приносят 80% дохода, 80% клиентов – 20% дохода, чем также вызвана необходимость расставлять приоритеты. В первую очередь необходимо работать с постоянными и крупными клиентами, приносящими наибольшую прибыль компании, а от наименее прибыльных, но отнимающих непозволительно много времени лучше отказываться.
Уменьшить неопределенность, связанную с продолжительностью цикла сделки, поможет следование алгоритмам общения с клиентом. Так, например, для совершения сделки по телефону существует схема «часы продавца» (автор – Дмитрий Ланц), обычно изображаемая в виде циферблата. Она включает в себя 3 этапа:
Эффективное использование менеджером своего времени во многом зависит от ряда решений руководства:
В завершение следует отметить, что, помимо установления целей и распределения дел по времени, важным этапом процесса планирования является контроль их достижения. Именно контроль позволяет своевременно корректировать планы так, чтобы они не теряли своей эффективности.
Таким образом, тайм-менеджмент позволяет достичь максимальной производительности труда в рабочее время, преодолеть бесполезные затраты времени. Благодаря этому вы начнете делать только то, что в долгосрочной перспективе позволит построить карьеру и благотворно скажется на вашем бизнесе, а работа станет более систематизированной и плодотворной.