Что такое тайм-менеджмент

Ноу-хау в самоорганизации

С тайм-менеджментом невольно сталкиваются все начинающие предприниматели. Понятие произошло от английского словосочетания «time management» и означает «управление временем». Управлять временем в прямом смысле человеку недоступно, но максимально эффективно выстраивать свой график можно научиться.

Тайм-менеджмент – это наука о распределении, учете и организации собственного рабочего времени. Организация и учет помогут предпринимателям выполнять большее количество дел и сократить при этом трудозатраты. Вот несколько фактов, которые подтверждают пользу планирования:

1. Согласно исследованиям британских ученых, планирование рабочего времени высвобождает ресурсы, которых на каждые 10 лет работы приходится по 2 года.
2. Если планировать каждый рабочий день, то на стандартные дела у вас уйдет в два раза меньше времени.
3. Второстепенные и неважные дела занимают у человека 70% его рабочего времени.

Научно подойти к вопросу рабочего распорядка решили еще в Древнем Риме. Например, великий мыслитель Сенека в своих трудах разделил время, потраченное за день человеком, на две группы:

• Хорошее – используемое с пользой.
• Плохое – потраченное на безрезультатные дела.

Сенека предложил записывать потраченное время и исчислять его пользу, отталкиваясь от заполненности. Эти мысли легли в основу понятия «личной эффективности». А итальянский писатель Альберти в XV веке говорил, что тот, кто управляет своим временем, всегда будет иметь успех. Для достижения задуманной цели Альберти предложил использовать правила:

1. Каждое утро начинать с составления списка важных дел.
2. Распределять дела в списке так, чтобы самые важные были выше и снижались в порядке уменьшения значимости.

Много лет этот вопрос рассматривался в основном в теории, и только в 80-е годы XX века его стали активно внедрять в практику. Тайм-менеджмент становится нужен и в работе, и в обычной жизни. Чтобы наслаждаться жизнью и получать от нее удовольствие, нужно научиться регулировать процесс траты своих активов. Поэтому наука «тайм-менеджмент» так актуальна в наши дни, когда времени катастрофически не хватает. Типы тайм-менеджмента различны и подойдут как домохозяйке, так и крупному владельцу компании. Мы поговорим о дисциплине в общем.

Состоит дисциплина из нескольких частей:

1. Учет своего времени.
2. Оптимизация временных ресурсов.
3. Строгое планирование определенного временного промежутка (дня, недели, месяца).
4. Создание мотивирующих факторов.

Эффективность тайм-менеджмента в том, что вы переосмыслите важность своих дел по целесообразности. Это повысит вашу работоспособность. Пользоваться на практике наукой о времени должны не только вы как глава компании, но и все нанятые сотрудники. Поэтому грамотное управление компанией включает в себя обучение сотрудников на курсах тайм-менеджмента и контроль того, как практически используются знания.

Вымысел или правда

Бытует мнение, что тайм-менеджмент не подходит для российского менталитета. Люди, которые живут по плану, больше напоминают роботов, а Россия славится своей непредсказуемостью. Но подобные мнения не имеют под собой оснований, а преимущества использования на практике тайм-менеджмента говорят об обратном.

Рассмотрим несколько мифов о науке по управлению временем:

1. Управлять временем не сможет ни один живой человек. Конечно, замедлить или ускорить время человеку не под силу. Но любой успешный управленец должен уметь контролировать свои дела, правильно расставлять приоритеты. Именно этому учит тайм-менеджмент.
2. Тайм-менеджмент заставляет работать человека в больших объемах. Это неправда, так как за счет оптимизации и анализа своих действий вы будете совершать ту же работу, но в более короткие сроки. Польза очевидна. Личная результативность повышается за счет искоренения второстепенных задач, на которые за день уходит немало времени. Например, проверка почты или чтение новостей в социальных сетях могут украсть у вас в среднем 50% рабочего времени.
3. Живя по четкому плану, вы потеряете свою свободу выбора. Тайм-менеджмент, напротив, учит человека эффективно распределять свое время, поэтому он становится свободнее.

Семь ступеней к успеху

Контроль и планирование своего рабочего времени согласно тайм-менеджменту осуществляются по семи принципам. Если четко соблюдать правила и разделить работу на этапы, то уже через две недели вы привыкните к новому графику и заметите, сколько свободного времени остается на личные дела. Рассмотрим подробнее уровни оптимизации своего дня по тайм-менеджменту.

Четкий план

Неважно, являетесь вы руководителем крупной компании или только начинаете свой бизнес, нужно планировать свой день. Составляется план на определенный временной промежуток: день, неделю, месяц. Начинающим рекомендуется начинать с ежедневного планирования. Придя на свое рабочее место, вы без промедления приступите к работе и будете знать, чем ее закончить. При составлении плана учитывают основные принципы:

1. Каждую цель нужно записать на листе ежедневника или в электронном варианте. Если цель только в вашей голове, на практике она вряд ли осуществится.
2. Составляется план заранее, это повысит производительность на 25%.
3. Если задача объемная, то она делится на несколько мелких с четкой последовательностью.
4. Некоторое время в плане оставляется для форс-мажорных ситуаций.

На составление плана вы потратите несколько минут времени, но они окупятся за следующий рабочий день, так как успевать вы будете на 25-35% больше.

Научиться четко формулировать цели

Успешная работа зависит от четкости формулирования целей и умения разбивать их на конкретные задачи. В тайм-менеджменте этот этап носит название «декомпозиция целей». Нужно научиться из общего выделять частное.

Например, вы хотите увеличить продажи в вашей компании. Формулируем цель: поднять продажи на 45% за три месяца. Цель включает в себя ряд конкретных задач:

• Провести рекламную акцию в конкретной торговой точке.
• Увеличить стоимость некоторых товарных позиций.
• Провести корректировку цен.
• Запустить и продвинуть интернет-магазин.

В тайм-менеджменте для формирования целей используется система SMART. По этому принципу цели должны отвечать ряду качеств:

• Конкретность – specific.
• Измеряемость реальным временем – measurable.
• Выполнимость за определенный период – attainable.
• Актуальность на сегодняшний день – relevant.
• Ограниченность во временном промежутке – time-bound.

Фиксация действий согласно плану

Конкретно поставленные задачи нужно зафиксировать так, чтобы было наглядно видно, сколько времени займет их выполнение. Существует несколько инструментов наглядной фиксации. Эффективное решение – использовать «диаграмму Ганте». Рассмотрим примеры:

Цель: построить ангар для разведения свиней. Постановка задач: подготовить план на бумаге, расчистить землю под постройку, заложить фундамент, собрать ангар, провести внутренние коммуникации, обустроить стойла для животных.

Составляем таблицу: в вертикальной колонке прописываем задачи, в верхней горизонтальной – числа и месяцы. Закрашиваем ячейки времени каждой задачи разными цветами. Близкие задачи можно группировать.

Наглядно таблица поможет вам быстрее координировать работы и выполнять их последовательно и в срок.

Важное в приоритете

Задачи на день нужно разделить по важности. В приоритете должны быть самые важные, ниже – по убыванию значимости. Способ расстановки задач в тайм-менеджменте называется «АБВГД», где под А понимаются самые значимые дела, под Б – менее значимые и так далее.

Многие предприниматели оставляют самую важную задачу на конец рабочего дня (например, составление отчета для налоговой), хотя именно от ее решения зависит эффективность дневной работы. Результат может быть плачевным – именно наспех сделанные отчеты могут вызвать вопросы налоговиков. К тому же вечером вероятнее допустить ошибку, а ошибка в цифрах в отчете может обернуться штрафом или чем похуже.

С точки зрения тайм-менеджмента, день следует начинать с решения самой сложной и основной задачи.

Практикующий специалист управления временем Брайан Трейси назвал этап выделения важной задачи – «съесть лягушку». То есть сначала сделать все самое неприятное и только затем приступать к остальному.

Работы Трейси основаны на принципах известного ученого Парето, по закону которого 20% задач дают 80% конечного результата, оставшиеся 80% эффективны лишь на 20%. Самое сложное – из всех задач выбрать нужные 20% и понять, что за пожиратели времени остальные 80%.

Еще один способ группировки задач по важности предложил американский президент 40-50-х годов Дуайт Эйзенхауэр. В его честь этот способ назвали «матрица Эйзенхауэра». Свои дела он всегда делил на четыре группы:

1. Важные, которые необходимо выполнить срочно, – выполняются немедленно и самостоятельно, перепоручить подчиненным нельзя.
2. Важные, которые не имеют особой срочности, – их выполняют самостоятельно, но можно отнести на вторую часть дня.
3. Срочные, но не имеющие важности, – занимают много времени, но выполнить нужно в короткие сроки. Их поручают своим сотрудникам.
4. Неважные и несрочные – оставляют на последнее место и вычеркивают из графика на день.

Эйзенхауэр рекомендует не допускать переход важных дел в раздел срочных и делать их заранее. Структура дел должна быть точной и продуманной.

Не распыляйтесь на мелочи

Так как время – один из самых ценных ресурсов, то дорога каждая потраченная минута. Вернуть потраченное время нельзя, а, не сфокусировав время на главной задаче, можно потерять много часов на второстепенные дела.

Для решения второстепенных дел тайм-менеджмент учит делегированию задач. Вы должны уметь перепоручать дела своим коллегам или нанятым людям. Например, если нужно провести ревизию в торговой точке, доверьте это проверенным администраторам, сами лишь пересчитайте в итоге полученный результат.

Второй важный аспект – научиться отказывать тем, кто тратит ваше время без отдачи для компании. Например, не стоит поддерживать разговор со слишком болтливым сотрудником. Эти простые законы сэкономят не менее 15% временных ресурсов для отдыха и саморазвития.

Дополняйте личным опытом

Необходимо составить распорядок и постоянно вести учет потраченного времени, а также анализировать свои ошибки. Если ресурс потрачен впустую, отметьте это в своих правилах.

Каждый человек индивидуален, поэтому корректируйте правила под свой биоритм. Если ваша активная деятельность начинается с 12 дня и заканчивается в 8 вечера, то основные задачи нужно выполнить в обед.

Если какая-то из задач занимает много времени и вы почувствовали, что слишком углубились в нее, сделайте перерыв. Важно оптимизировать использование своего времени по максимуму.

Планируйте выходные

Полноценные выходные необходимы каждому предпринимателю. Обязательно планируйте отдых в своем ежедневнике. Многие начинающие предприниматели с головой уходят в работу и забывают про отдых. Поэтому, чем ближе такой человек к своей цели, тем тяжелее ему даются очередные задачи. После выходных работа пойдет продуктивнее.

Тайм-менеджмент – это ноу-хау в дисциплине по управлению персоналом и компанией. Попробовав планировать дела и выделив основные задачи на день, вы увидите, сколько свободного времени у вас появится. Планирование скоро войдет в привычку, а рекомендации отложатся в голове и будут выполняться автоматически.