В работе кадровиков случаются такие моменты, когда необходимо предоставить трудовую книжку умершего работника предприятия. Здесь присутствуют особые моменты и нюансы, которые следует учитывать. Как осуществляется выдача трудовой книжки родственникам умершего сотрудника, расскажем в статье.
Если сотрудник компании скончался, официально находясь на должности на этом же предприятии, работодатель несет ответственность за его личные документы и, прежде всего, за трудовую книжку умершего. Задача работодателя, в соответствии с требованиями законодательства РФ, состоит в том, чтобы оформить факт смерти работника и вернуть его родным личные вещи, документы и провести полный расчет положенной заработной платы сотрудника за отработанный период.
Поскольку трудовой документ находится в ведомости работодателя, он должен предпринять все меры, которые нужны, чтобы он был сохранен до получения родственниками. Причем нужно отметить, что нельзя отдать документ любому родственнику или постороннему человеку. Есть определенная очередность родства, согласно которой осуществляется выдача документов: супруги, потом дети, а только потом родители и другие родственники. Нормы оформления соответствующих документов и записей – в Постановлении Правительства от 2013 года.
Возврат трудовой книжки умершего работника должен осуществляться в соответствии с нормами и правилами законодательства. Должна быть соблюдена поэтапность действий и правильное оформление передачи документа.
В случае смерти работника работодатель обязан прописать в трудовой книжке расторжение трудового договора и указать причину. Не сделав эту запись, работодатель подвергает себя риску административного нарушения, так как это считается грубым нарушением Трудового кодекса РФ (ст. 83 ТК РФ). Кроме того, подтверждением факта смерти работника является акт гражданского состояния на основе ст. 47 ГК РФ и ст. 3 № 143-ФЗ, где указано, что требуется государственная регистрация. Только после этого родственники получают свидетельство о смерти человека в соответствии с формой, которая утверждена Приказом Минюста России. Это свидетельство считается основанием разрыва трудового договора.
Прежде всего, составляется приказ по форме № Т-8. Информация, которую он должен содержать стандартна:
Только после оформления приказа об увольнении умершего работника инспектор по кадрам может делать соответствующую запись в трудовой книжке.
В вышеупомянутом Постановлении № 255 существует алгоритм выдачи трудовой книжки работника, который скончался. А именно: на основании приказа о разрыве ТД и свидетельства о смерти работника обязаны оформить акт смерти сотрудника и заполнить ТК.
Работодатель либо инспектор по кадрам предприятия, в котором работал умерший сотрудник, должен уведомить родственников в письменном виде о том, что они в кратчайшие сроки могут забрать трудовой документ умершего сотрудника.
Передать трудовую книжку уполномоченному лицу может кадровик как при личной встрече, так и пересылкой по почте, но только с письменного позволения родственников. Если родственник приходит лично на предприятие за получением ТК, ему необходимо написать расписку с просьбой выдать ему документы на основании соответствующего свидетельства. Кроме того, человек, которому будет возвращен трудовой документ, обязан расписаться о получении ТК в книге учета и движения трудовых книжек предприятия.
Если родственник не имеет возможности лично забрать трудовую книжку, он должен прислать соответствующее заявление и попросить работодателя выслать документ на конкретный почтовый адрес. При этом нет необходимости подписывать остальные документы, как в первом случае, при личной явке. Существует образец заявления на выдачу трудовой книжки умершего, который можно найти по ссылке.