Многим приходится уезжать в служебные командировки или отправлять в поездки по рабочим делам своих сотрудников. Разберемся, предусмотрена ли трудовым законодательством выплата суточных при однодневной командировке. Что входит в понятие «суточные», как их рассчитывают, и как корректно учесть в расходах такие выплаты.
Согласно ст. 168 ТК РФ, суточные – это дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства. Соответственно, командировка одним днем (но меньше одних суток) с возвращением сотрудника к вечеру домой не предполагает выплаты суточных, так как не возникает факта проживания вне дома. Даже если сотрудник будет выполнять служебные дела вне офиса всю неделю, но при этом имеет возможность ночевать дома, оплата суточных не предусмотрена.
Другое дело, если служебные дела предполагают решение вопросов, даже пусть и за один день, но из-за удаленности объекта сотруднику приходится провести ночь вне ПМЖ. Тогда суточные положены в обязательном порядке.
Работодатель непременно компенсирует сотруднику:
Могут возникнуть и другие дополнительные расходы (например, представительские), которые сотрудник должен подтвердить платежными документами. Они также оплачиваются либо наличными из кассы, либо переводом на зарплатную карту работника. Размер суточных выплат определяется в соответствии с предполагаемыми расходами. Выплаты должны полностью покрывать затраты командированного сотрудника, связанные с решением служебных задач, в том числе если речь идет о привлечении третьих лиц за дополнительную плату.
Как же быть, если сотрудник провел «в полях» весь день и потратился как минимум на транспорт и аренду помещения для переговоров, например, но при этом вечером он вернулся домой и оплата суточных ему не положена? В этом случае можно оформить авансовый отчет и провести расходы организации, приложив подтверждающие расчетные документы. При этом нельзя списать на расходы питание сотрудника.
Помимо прямых и дополнительных расходов на рабочую поездку, сотрудник также должен получить оплату за труд вне офиса. Рассчитывается заработная плата на период командировки по среднему заработку сотрудника за последние 12 месяцев. Если сотрудник работает в данной компании менее 12 месяцев, за расчетный период берется время начиная с момента его трудоустройства.
Важно: в расчет не берутся дни прошлых командировок, очередных отпусков и отпусков по беременности и родам и по уходу за ребенком, отпусков за свой счет, вынужденные простои в работе по вине работодателя. Если на время командировки выпадают праздничные и выходные дни, они должны быть оплачены вдвойне.
Итоговая формула для подсчета заработка в командировке по среднему заработку выглядит следующим образом:
Оплата труда в служебной командировке = Доход, начисленный за расчетное время / (Количество отработанных дней/часов х Кол-во дней/часов работы вне офиса).
Организация имеет право делать доплаты своим сотрудникам на период служебных поездок. Размеры данных надбавок регулируются внутренними локальными актами компании-работодателя.
Выплаты суточных и другие компенсации сотрудникам командировочных затрат не облагаются НДФЛ, также с них не оплачиваются страховые взносы. Но имейте в виду, что в 2017 году суточные выплаты более 700 рублей и 2500 рублей для российских и заграничных поездок соответственно облагаются НДФЛ и страховыми взносами.