Отчитайтесь за продажу!

Авансовый счет-фактура

Счет-фактура является документом, с помощью которого компания – покупатель товара на законных основаниях предъявляет к вычету сумму НДС, входящую в структуру отпускной цены. Авансовый счет-фактура должен выписываться продавцом не позднее пяти дней после того, как получена предоплата (ст. 168 НК РФ), а затем – по факту выполнения обязательств поставщиком.

Что говорит закон

Главный бухгалтер может рискнуть и проигнорировать эту норму закона, а счет-фактуру выписать к концу отчетного периода, а то и вовсе после отгрузки товара. Но тем самым он навлечет на компанию неприятности. Счет-фактура на аванс дает право организации-покупателю на вычет НДС, как будто у нее на руках отгрузочный документ (ст. 171 НК РФ). Так что совершенно очевидно, оба эти документа перед законом одинаково значимы.

Как заполнять авансовый счет-фактуру

Порядковые номера этих документов письмом № 03-07-11/427 Минфина РФ рекомендуется вносить в один перечень с отгрузочными.
Если предоплата вносится, когда договор еще не заключен, название поставляемой продукции в счете-фактуре лучше отражать обобщенное (укрупненное), а ставку НДС указать как 18/118 – очередная рекомендация в письме № 03-07-15/39 Минфина.
Для удобства хранения и использования на авансовых счетах-фактурах можно наносить определенные отметки, например наименование конкретного поставщика. Документы от этого недействительными считаться не будут.
Авансовый счет-фактура обязательно подписывается руководителем организации и ее главбухом (либо лицами, их замещающими). Индивидуальный предприниматель подписывает документ лично и при этом указывает сведения о его госрегистрации. Эти же правила действуют и для счетов-фактур на отгрузку, таким же образом осуществляется и корректировка.

Иногда договор предусматривает ряд поставок. Тогда частичная предоплата может быть зачтена частями в счет оплаты последующих поставок. Тем самым обеспечиваются интересы продавца на тот случай, если какая-то поставка окажется неоплаченной. И он может «неиспользованную» сумму, оставшуюся от аванса, учесть в погашении долга. Только при этом могут появиться трудности с авансовым НДС у каждой из договаривающихся сторон.

Ошибки и ответственность

Бухгалтер не ставит свою подпись.
Счет-фактуру выписывают в случае, если остается аванс после вычитания из поступившей предоплаты суммы отгрузки. Или не выписывают их вообще.

Такая форма ведения учета чревата многими опасностями. Первая же проверка выявит нарушения.

Если по выписке счетов-фактур на аванс нарушение выявлено в ходе проверки, поздно подавать уточнения к декларации и исправлять счета-фактуры. К тому же, обнаружив, что не был выписан счет-фактура на аванс, инспектор просто доначислит НДС – за каждый авансовый платеж в налоговом периоде. Но право на вычет на эти суммы не распространяется, так как они не заявлены в декларации.

Обнаружив, что не был выписан счет-фактура на аванс, инспектор просто доначислит НДС – за каждый авансовый платеж в налоговом периоде.

А еще налогоплательщику грозит штраф за невыставление авансовых счетов-фактур – десять тысяч рублей за правонарушение, произошедшее в отчетном периоде. Когда нарушений больше, крупнее и штраф – до 30000. Авансовый счет-фактура способен повлиять на финансовые результаты деятельности предприятия. Так что сотрудникам финансовых отделов, бухгалтерам следует гораздо внимательнее и сосредоточеннее работать со счетами-фактурами, что выписаны на поступившие авансы.