Бухгалтерский учет подотчетных сумм

Порядок

Регулирование денежных средств внутри компании прописано в порядке ведения кассовых операций, утвержденном Решением Банка России № 40. Согласно пункту 11, предприятие может отчислять денежные средства на нужды отдельных подразделений, филиалов. Размер выданных средств и сроки возвращения средств устанавливаются руководителем компании.

Предприятие выдает подотчетные средства на следующих условиях:

• Подотчетное лицо должно использовать средства по назначению, не передавая их другому работнику (под отчет).
• Сумма средств на командировочные нужды равна объему затрат, необходимых работнику во время поездки.
• Подотчетные сотрудники обязаны в течение 3 суток после окончания срока их выдачи предъявить в бухгалтерию авансовый отчет.
• Выдавать средства повторно компания может только после завершения операций по авансовому отчету и полного расчета с работником.

Бухучет фиксирует выдачу подотчетных средств по дебету счета 71 («Операции с подотчетными лицами) и кредиту счета 50 («Касса»). Деньги могут предоставляться в наличном или безналичном виде. Выдача подотчетных средств сопровождается служебной запиской, в которой прописаны:

• Общая сумма выданных средств.
• Конкретная цель.
• Сроки возврата средств (представление отчета).

В журнале регистрации фиксируется расходный кассовый ордер. Отчет о подотчетных деньгах, предъявленный работником, является письменным подтверждением целевого использования средств компании. К нему прилагаются сохраненные квитанции, чеки и командировочное удостоверение работника (в случае командировочной поездки).

В проводках отражаются следующие записи:

• На выданные подотчетные суммы – Д 71, К 50.
• По подотчетным средствам, принятым по сформированным авансовым отчетам, – Д 25, 26, 10; К 71.
• Средства, не израсходованные в процессе, возвращаются в кассу и отмечаются – Д 50, К 71.
• Выдача средств в иностранной валюте для заграничных командировок – Д 94, К 71.
• Невозвращенные суммы подотчетного работника – Д 94, К 71.
• При удержании невозвращенных сумм из дохода сотрудника – Д 70, К 94.
• Если невозвращенные средства не могут быть удержаны из з/п – Д 73, К 94.

Заключение

Подотчетные средства выдаются материально ответственному работнику на основании кассового ордера, приказа руководителя и служебной записки. Средства компании могут быть направлены только на целевые расходы. По завершении срока выдачи подотчетных средств материально ответственное лицо должно представить отчет в бухгалтерию, прикрепив к нему все квитанции и бумаги, подтверждающие правомерное использование выданных средств.