Авансовый отчет подотчетного лица

Общие сведения

Авансовый отчет имеет вид двухстороннего бланка (форма № АО-1), а местом его «прописки» является альбом унифицированных форм по учету кассовых операций и результатов инвентаризации денежных средств. Аванс выдается работнику в виде наличных денег через кассу предприятия. В расходном кассовом ордере кассир отмечает цель выдачи этих средств.

Список сотрудников организации, которые имеют право на получение подотчетных средств, содержится в соответствующем приказе руководства, хранимом в бухгалтерии. Положения данного приказа также определяют срок предоставления того или иного аванса. Закон говорит, что подотчетные средства могут выдаваться на сколь угодно долгий срок, определяемый руководством организации.

Чтобы получить подотчетные деньги на командировку, сотрудник должен иметь командировочное удостоверение, а руководитель организации – издать соответствующий приказ. Сроки сдачи авансового отчета о расходовании подотчетных средств работником – не позднее чем через три дня после истечения периода, на который он эти средства получил. Сколько хранятся авансовые отчеты? Согласно ст. 29 Закона «О бухгалтерском учете», срок хранения авансовых отчетов составляет пять лет. Образец оформления авансового отчета вы можете посмотреть здесь.

Как правильно оформить авансовый отчет

Авансовый отчет по подотчетным средствам оформляется последовательно и аккуратно. Его составление и порядок заполнения бланка выглядят следующим образом:

• Бланк с лицевой стороны предназначен для указания на нем информации по названию организации, Ф.И.О. подотчетного работника, его должности, наименования отдела предприятия, в котором работает этот сотрудник. Кроме того, на лицевой стороне проставляется номер документа, дата его оформления и назначение подотчетных денег.
• Далее заполняется таблица в левой части лицевой стороны бланка – там указывается информация о предыдущих подотчетных средствах, о деньгах, полученных в данный момент и сумма расхода. Если имеет место быть перерасход или остаток денежных средств, то их суммы также указываются в авансовом отчете.
• Оборотная сторона бланка (АО-1) предназначена для записи списка документов, которые подтверждают совершенные траты (пункты 1-6). К таким документам относится командировочное удостоверение, чеки и квитанции, транспортные накладные. Возле названия каждого документа проставляется сумма расхода по нему в рублях. Всем бумагам, которые являются приложениями к авансовому отчету, присваивается номер, соответствующий их положению в таблице на оборотной стороне бланка отчета.
• В случае если подотчетные средства были выданы работнику в иностранной валюте, то дополнительно заполняется графа 1а на лицевой стороне бланка, а также графы 6 и 8 на обороте.

Далее заполненный сотрудником отчет переходит в руки бухгалтера, который вносит свои записи в данный документ. В таблицу «Бухгалтерская запись» на лицевой стороне бланка вписываются номера корреспондентских счетов и суммы. На обороте прописываются цифры израсходованных средств, принятых к учету (пункты 7-8), а также счета, дебетируемые по указанным суммам (пункт 9).

Следующий этап – проверка правильности заполнения бланка авансового отчета, которую также осуществляет бухгалтер. Если все записи внесены корректно, то на отчет ставится отметка о проверке и утверждении, заполняется расписка на лицевой стороне авансового отчета, и он передается подотчетному сотруднику. Заверяется этот документ подписями бухгалтера и главного бухгалтера.

На этом «мытарства» авансового отчета не заканчиваются, и он отправляется на подпись руководителю предприятия. Только после подписания начальством документ принимается к учету и осуществляется списание подотчетных денег. Остаток средств отправляется в кассу организации, перерасход – на зарплатный счет подотчетного сотрудника.

И, напоследок, запомните! Нельзя выдавать наличные подотчетные деньги сотруднику, который имеет долг по предыдущему авансу. Также неприемлем доступ к подотчетным деньгам третьих лиц.