Получили – распишитесь!

Выдача денежных средств под отчет

Еще не так давно работнику фирмы достаточно было написать заявление, чтобы получить от работодателя подотчетные деньги. Сейчас же правила проведения таких финансовых операций ужесточились, и требования к оформлению заявления изменились. В этой статье мы обсудим, как именно происходит выдача денежных средств под отчет и какие особенности здесь присутствуют.

Содержание

Чтобы правильно написать заявление, нужно знать, что в этой бумаге прописывается. В ней указываются такие моменты:

Срок выдачи.
Сумма к выдаче.
Подписи сотрудника и представителя фирмы (директора, кассира или бухгалтера).
Просьба выдать деньги.
Дата.

Если у работника имеется задолженность по таким выдачам, то ему организация не должна выдавать финансы, пока он не рассчитается со старыми долгами.

Пошаговая инструкция

Далее приведем удобную пошаговую инструкцию, которая поможет соблюсти порядок таких перечислений.

Сначала руководство компании должно проверить своего специалиста на наличие задолженностей. Если таковых нет, то можно переходить сразу к следующему шагу.
Подача заявления работником своему руководителю. Строгой формы данного документа нет, поэтому бумага может оформляться в свободной форме. Без такого заявления выдавать деньги можно только при наличии корпоративной банковской карточки. Каждое заявление на выдачу подотчетных сумм просматривается директором, который его одобряет или нет. Служебная записка на подотчетные деньги передается в бухгалтерию, где и выдается указанная сумма. Бланк, по которому вы посмотрите образец заявления, здесь. Это хороший пример, по которому и может быть написана заявка. Форма удобна для ознакомления.
Оформление в бухгалтерии расходного кассового ордера. Этот документ затем поступает в кассу, и на его основании кассир выдает человеку деньги. Сотрудник обязан предъявить кассиру документ, удостоверяющий личность (обычно это паспорт), и расписаться в ордере. Ведь именно такими документами оформляется выдача подотчетных денег.
Кассир делает пометки в своей кассовой книге.

Авансовый отчет

Сотрудник в обязательном порядке должен отчитаться о потраченных деньгах перед работодателем. Это называется авансовый отчет. Существуют конкретные сроки, когда данный отчет должен быть представлен. Они прописываются директором предприятия. Конкретных указаний в Трудовом кодексе по этому вопросу нет, но обычно – это три рабочих дня. Поэтому, на сколько дней выдаются деньги, должно быть прописано в приказе. Максимальный срок при этом не ограничен. К авансовому отчету прикрепляются документы: кассовые и товарные чеки, квитанции и билеты.

Часто бывает, что сотрудник потратил больше или меньше той суммы, которую он получил в кассе организации. Как быть в таких ситуациях? Если человек потратил меньше, то оставшиеся деньги он должен вернуть в кассу. Бухгалтерия при этом оформляет приходный ордер, чтобы по нему провести нужную сумму. Если потрачено было больше и человеку пришлось самому добавлять, тогда уже работодатель должен возместить убытки.

Если сотрудник не вернул оставшиеся деньги, они могут быть изъяты из заработной платы.

И в заключение

Таковы правила использования денежных средств для подотчетного лица, которые организация дает своим работникам. Основание для выдачи денег – это заявление работника, а соответствующее распоряжение бухгалтерии должен отдать руководитель предприятия. Бухгалтерия должна тщательно изучить Положение о выдаче подотчетных денег и уметь правильно проводить эти операции по бухгалтерскому учету. Налоговая служба к таким финансовым операциям относится крайне серьезно и следит за ними, поскольку они могут быть способом уведения средств из налогооблагаемой базы. А сотрудник, получивший деньги, должен помнить о времени, когда надо представить отчет. Как получение, так и использование этих денег требует серьезного подхода.