Выдача денег под отчет из кассы

Среди самых частых ответов встречаются: выдача денег под отчет из кассы на ГСМ, почтовые расходы, затраты на обслуживающий персонал – услуги уборщицы и прочее. Но, чтобы не быть голословными, обратимся к букве закона. Подотчетные деньги – это средства, выдаваемые сотруднику организации на расходы, связанные с работой предприятия.

Выдача денег под отчет из кассы в 2017 году подотчетному лицу возможна на хозяйственные закупки, приобретение активов, командировочные затраты и оплату расходов в рамках заключения договоров.

Как оформить выдачу денег из кассы?

Выдача денег из кассы на подотчет оформляется следующими документами:

• служебная записка с обоснованием необходимости;
• приказ о подотчетных сотрудниках от управления организации;
• кассовые ордера по расходу.

Выдача подотчетному лицу денежных средств из кассы осуществляется поэтапно следующим образом:

1. Для начала следует проверить наличие долга у подотчетного лица (сотрудника) по денежным средствам, предоставленным ранее. Соответственно, выдавать деньги стоит только после закрытия невозврата.
2. Затем сотрудник должен составить заявление на выдачу наличных под отчет на имя руководителя предприятия. Законодательством обязательная форма не установлена, главное – указать, от кого, на имя кого (руководитель компании), какую конкретно сумму, на какой срок, на какие цели запрашивает работник. Можно также здесь указать обоснование необходимости именно этой суммы. Руководителю организации следует расписаться и поставить печать.
3. Теперь переходим к заполнению расходника. Расходный кассовый ордер должен оформить и подписать любой из перечисленных далее уполномоченных лиц: главный бухгалтер, бухгалтер, кассир, директор.
4. Кассир обязан проверить полученный ордер и попросить представить подотчетное лицо любой документ, удостоверяющий личность. Далее происходит сам факт выдачи денег из кассового аппарата, что фиксируется на расходнике подписями обеих сторон и печатью.
5. Предпринимателю также необходимо обеспечить ведение кассовой книги. После завершения операции выдачи денежных средств здесь делается запись о каждом ордере. Ответственным за оформление книги может быть сотрудник бухгалтерии или сам предприниматель.

Даже если вы хорошо знакомы с подотчетным лицом, возможно, находитесь в приятельских отношениях, или вас в компании всего двое и это ваш напарник, не допускайте ситуаций, когда заявление на получение денежных средств происходит устно или по телефону. Всегда проводите весь цикл оформления, вплоть до заполнения расходного ордера, во избежание дальнейших ошибок.

Что дальше?

Выдача подотчетных сумм из кассы возможна только в случае обязательной отчетности работником, получившим деньги, перед бухгалтерией в течение трех дней после окончания срока, обозначенного в заявлении. Например, специалист при получении денег указал, что расходует средства в командировке, которая будет длиться по 12 декабря включительно. Соответственно, к пятнадцатому числу (если 13, 14, 15 декабря – рабочие дни) сотрудник должен подать данные о потраченных средствах в бухгалтерию в форме авансовой отчетности. Также следует представить документы, доказывающие совпадение основания траты средств их назначению. Бухгалтеру необходимо проверить достоверность полученных бумаг, а также совпадение заявленных и потраченных сумм. Если все в порядке, то подотчетные средства можно списать с баланса компании.

В случае недосдачи следует договориться с сотрудником в письменном виде о вычете нехватающей суммы из его заработной платы. Также возможно обращение в суд.

На сколько и сколько?

Денежные средства под отчет можно выдавать на любой срок, который приемлем для каждого конкретного предпринимателя. Максимальная рекомендованная сумма выдачи денег из кассы под отчет – 100 тысяч рублей.

Желаем вам полных касс и правильно заполненных расходников. Вперед, и только вперед!