Выданные подотчетные суммы должны корректно отражаться в учете бухгалтерии компании, так как неверное заполнение грозит штрафными санкциями со стороны налоговых агентов. Подотчетные лица должны возвращать выданные средства в сроки и предоставлять подтверждение их правомерного использования. Ведь существует масса нюансов, когда речь идет о таком явлении как налогообложение расчетов с подотчетными лицами.
Независимо от применяемой компанией формой налогообложения, расходы организации, указанные как подотчетные средства, выданные сотрудникам, не являются выплатой в их пользу. Никакой материальной выгоды они не получили, а за каждый растраченный рубль сотрудник отчитался и приложил квитанции (ст. 212 Закона № 117-ФЗ). Следовательно, материального дохода он не получил, и данные средства не учитываются при расчете:
Присоединение к доходу сотрудника подотчетных средств и удержание НДФЛ с этой суммы возможно, если средства не поступили на счета компании в срок. Также включение в зарплату работника выданных средств предусматривается в случае невозможности их возвращения. Такая ситуация происходит, если сотрудник уволился с предприятия и наступил срок давности по данному делу.
При невозможности провести бухгалтерскую операцию по возвращению подотчетных сумм налоговый агент обязан в течение 30 дней письменно сообщить о ситуации в налоговую службу. Также полная сумма долга может быть внесена в состав внереализационных расходов в качестве безнадежной дебетовой задолженности.
Компания может принять решение простить долг подотчетному лицу в объеме выданных средств. В этом варианте подотчетная сумма включается в доход и облагается налогом. Датой причисления дохода к зарплате будет выступать число, с которого стало невозможным взыскание суммы, или дата принятия компанией такого решения. Налоги с подотчетных сумм применяются в случае, если при проверке было выявлено отсутствие документов, подтверждающих целевое использование средств работником.
Налоговый учет расчетов с подотчетными лицами рассматривает все нюансы, касающиеся выдачи и правильного оформления бумаг. В случае допущения ошибок, некорректного заполнения документов с нарушением требований Закона о бухгалтерском учете все суммы, относящиеся к подотчетным расходам, включаются в налоговую базу и облагаются НДФЛ.
В процессе организации бухучета, связанного с подотчетными средствами, чаще всего допускаются досадные ошибки. Отсутствуют документы, подтверждающие целевое использование средств, не прописан порядок и сроки возвращения сумм. Знание всех нюансов налогообложения упростит бухгалтеру процесс расчетов и поможет избежать административных санкций.