Возврат подотчетных сумм – процедура, с которой приходится сталкиваться многим организациям. Такая ситуация происходит тогда, когда подотчетным лицом после выдачи ему денежных средств предприятием не расходуются все имеющиеся финансы. В этом случае уполномоченный сотрудник обязан вернуть неизрасходованную сумму в кассу и представить бухгалтерский отчет о проделанных расходах. Но как вернуть подотчетные деньги? И какие подводные камни могут встретиться на пути предприятия? Обо всем по порядку в статье.
Об образовании дебиторской задолженности и ее размере сотрудник должен быть официально извещен. Подответное лицо может как согласиться с предъявленным вердиктом, так и попытаться опровергнуть его.
Возврат остатка неиспользованных подотчетных сумм осуществляется не позднее 3 суток с момента окончания периода, установленного для возврата аванса под отчет (согласно УБР № 3210-У, п. 6.3). Это правило применимо только к возврату наличных сумм. Для безналичного расчета руководитель учреждения обязан установить расчетный порядок с подотчетными лицами самостоятельно. Кроме того, оба процесса фиксируются в нормативных документах предприятия.
Полученные деньги от подответного сотрудника отражаются в бухгалтерском учете следующими записями:
Кроме наличного возврата средств, а также возврата денег на валютный и рублевый счет, возврат денег подответным лицом возможен и на расчетный счет учреждения. В этом случае нужно сделать запись в нормативных бумагах предприятия о допустимости возврата излишних подотчетных сумм на расчетный счет фирмы. Помимо этого, уполномоченный сотрудник должен обозначить назначение платежа при переводе как возврат подотчетных сумм. Это поможет избежать проблем с налоговой инстанцией.
Бывают ситуации, когда подответный сотрудник увольняется, так и не вернув подотчетную сумму в кассу предприятия. В случае, когда с сотрудником не был произведен итоговый расчет, можно удержать сумму задолженности из его заработной платы. Данный момент оговаривается с сотрудником и его руководителем, и только при согласии обеих сторон допускается удержание долга из зарплаты. Согласие сотрудника на такую сделку должно фиксироваться в заявлении подотчетного лица. Заявление имеет силу лишь месяц с момента его написания. В этот период руководитель фирмы должен принять решение об удержании финансов из зарплаты. Если решение не принимается в срок, погашение задолженности происходит только через суд.
Кроме того, операция по удержанию средств отражается в бухучете следующей проводкой – дебет счета 70, кредит счета 71 (списание остатка авансовой суммы в качестве выплаты зарплаты). Однако данная сумма не должна превышать 20% оклада (согласно ТК РФ, ст. 138).
Если же уволенным сотрудником уже была получена зарплата либо он не согласен с размером удержанных финансовых средств, взыскание задолженности производится через суд.
Согласно ТК РФ, ст. 243, п. 2, за подотчетные деньги, в частности неизрасходованный остаток, уполномоченный работник несет материальную ответственность. В случае невозврата излишне выданных средств бухгалтер признает недостачу, а работник теряет статус подответного лица.
После выявления недостачи предприятие должно провести инспекцию для определения причин ее возникновения. Сотрудник обязан предоставить объяснение о причине невозврата излишней суммы в письменном виде. Если по тем или иным соображением работник отказывается отчитываться о недостаче, уполномоченным специалистом составляется отвечающий требованиям акт согласно ст. 247 ТК РФ.
Руководителю необходимо знать, что возврат неизрасходованных подотчетных сумм обязательно должен сопровождаться соответствующими проводками в бухучете во избежание проблем с налоговым органом. Кроме того, не стоит забывать, что заявление сотрудника – это основание для удержания задолженности из его заработной платы. При отсутствии такого документа руководитель не имеет права удерживать долг из оклада работника. В противном случае ответственное лицо может понести за это наказание. Зная эти особенности возврата, можно избежать многих трудностей в этом деле.