В бухгалтерском отделе каждой организации постоянно накапливается большое количество документации. Приходит время, когда архив просто переполняется и в нем не остается места для новых документов. Конечно, существует процедура уничтожения старых бумаг, но загвоздка в том, что сроки хранения у всех документов разные, и их должен знать каждый бухгалтер. В этой публикации мы расскажем, как должно быть организовано хранение бухгалтерских документов и каков порядок избавления от них.
Документы, которые хранятся в бухгалтерском архиве компании, условно можно разделить на два вида:
В ст. 23 НК РФ говорится о том, что налогоплательщик обязан хранить документацию в течение 4 лет. Сюда относятся не только налоговые документы, но и те бумаги, что касаются подтверждения получения доходов и расходов компании. Таков действующий в 2017 году закон.
Сроки хранения бухгалтерских документов различаются, и тут многое зависит от конкретного документа и ряда других факторов. Приводим перечень сроков хранения бухгалтерской документации на предприятии.
| Документ | Сколько должен храниться |
| Первичные документы, различные регистры, учетные бумаги компании | Не менее 5 лет |
| Карточки инвентаризации по фондам, которые выбыли | Срок устанавливает сама организация, но он не может быть меньше 5 лет |
| Ксерокопии документов о получении налички | Не менее 5 лет |
| Документация по кассовой технике | Не меньше 5 лет с того времени, как перестали пользоваться данной документацией |
| Бумаги о сделках с покупателями, чеки, кассовые журналы | Не менее 5 лет |
| Паспорта на кассовые аппараты | На срок действия данного документа |
| График отпусков сотрудников фирмы | 1 год |
| Положение об обучении и аттестации работников | Все время |
| Все виды трудовых соглашений | 75 лет |
| Должностные инструкции по каждой специальности | Всегда |
| Трудовая книжка | Пока сотрудник не уволился или 50 лет, а потом происходит сдача в архив |
| Договоры материальной ответственности с работниками компании | Не менее 5 лет |
| Сменный график | 1 год |
| Документация, свидетельствующая о том, что человек трудится во вредных условиях | 75 лет |
| Журнал техники безопасности | 10 лет |
| Акты по всем произошедшим в компании процессам | 45 лет |
Таковы действующие правила. Каждый период хранения нужно соблюдать.
В ст. 29 № 402-ФЗ сказано, что экономический субъект обязан обеспечить сохранность своей документации и защиту от возможных изменений. Для этого бухгалтер может создать специальные архивы, в которых удобно хранить такие важные вещи. Под архив выделяется отдельное помещение, его размер зависит от документооборота фирмы. В нем устанавливаются стеллажи и шкафы. Окна в комнате завешиваются шторами, для этой цели можно использовать и жалюзи, чтобы солнечный свет не мог навредить бумагам. Если это первый этаж, то на окна обычно устанавливаются решетки, чтобы застраховаться от проникновения в помещение злоумышленников. Таким должно быть место для архива, которое устанавливает регламент. Бухгалтерские документы нужно сшить и хранить в таком виде.
Еще возможно хранить документацию на территории специальных компаний, которые специализируются на архивах.
Что касается избавления от старых документов, чей срок хранения истек, то руководитель издает специальный приказ о создании комиссии. Она проводит инвентаризацию в архиве и составляет акт, согласно которому старые бумаги подлежат уничтожению. Они ликвидируются при помощи шредера, также их можно разорвать руками. В конце процедуры нужно будет оформить акт уничтожения.
Если не соблюдать все установленные сроки и порядок хранения, это может привести к административной или даже уголовной ответственности, в зависимости от серьезности нарушения. В Кодексе об административных правонарушениях есть 2 статьи, которые как раз и затрагивают этот вопрос. Это статьи 15.11 и 13.20. Согласно им, нарушителям грозят штрафы от 300 рублей до 3 тысяч рублей. А если у компании нет нужных первичных документов, то это нарушение уже попадает под разряд налоговых и за него придется заплатить 10 тысяч рублей. Если такое деяние совершается несколько раз, то штраф возрастает до 30 тысяч рублей. Уголовная ответственность наступает в случае, когда организация из-за личной заинтересованности подделывает или похищает документы, а также скрывает какие-либо официальные бумаги.
В УК РФ не предусмотрено специальной статьи за нарушение порядка хранения бухгалтерских документов, однако это может быть квалифицировано как мошенничество в соответствии со ст. 159, а виновник, в зависимости от пункта данной статьи, может понести наказание вплоть до штрафа до 1 млн рублей и лишения свободы на срок до 6 лет.
Налоговые инспекторы для проведения своих проверок могут потребовать у предприятия предоставления каких-либо документов. Поэтому важно строго соблюдать все сроки хранения таких бумаг, чтобы не получить штрафные санкции за отсутствие нужной документации. Следить за этим должен бухгалтерский отдел, так как именно в его распоряжении находится архив. Если приходит время уничтожения бумаг, то должна быть создана специальная комиссия по приказу начальника и оформлены соответствующие акты.