В каждой организации есть бухгалтерский отдел. Это может быть большой штат бухгалтеров и огромный ежедневный документооборот или всего один штатный сотрудник, но в любом случае со временем архив переполняется, и в него уже не помещаются новые бумаги. Тогда следует избавляться от документов, срок хранения которых истек. Но как это сделать, следуя букве закона, чтобы избежать нарушений? В нашей публикации мы подробно разберем, как происходит уничтожение бухгалтерских документов и каковы особенности этой процедуры.
Если обычный человек может просто выбросить лишние бумаги, то в организации так сделать не получится. Без соблюдения специальной процедуры удалить первичные документы, отчеты и приказы не удастся, ведь это будет незаконным. К тому же следует знать, что у каждой официальной бумаги установлен свой срок хранения, до истечения которого документ уничтожать запрещено, так как контролирующие органы при проведении проверок могут его потребовать.
Обязаны хранить архив как государственные учреждения, так и компании, занимающиеся коммерческой детальностью, независимо от формы собственности. Это прописано в Законе «Об архивном деле в Российской Федерации» № 125-ФЗ.
Утилизация архива имеет общий порядок для документов любого вида. Поэтому бухгалтерская отчетность и налоговые бумаги правила уничтожения имеют одинаковые. Начинается все с того, что руководитель предприятия пишет приказ о создании инвентаризационной комиссии. В ее состав могут входить представители компании (как правило, директор или заместитель директора, руководитель отдела и бухгалтер). Обычно назначаются в такую группу ответственные лица от всех подразделений компании. Руководит экспертной группой заместитель директора, а секретарем является работник архива (отдела бухгалтерии). Такая комиссия может быть назначена один раз и быть постоянно действующим органом. В ее компетенцию входит следующее:
В процессе инвентаризационной работы в архиве комиссия создает список документов, которые подлежат списанию. Исходя из данного перечня составляют акт. После этого происходит измельчение бумаги при помощи шредера или ручным способом и составляется акт уничтожения. Кроме того, невостребованную документацию можно превратить в макулатуру и сдать. Для этого создается накладная о передачи макулатуры компании, которая специализируется на работе с ней. Полученные деньги оформляются в бухгалтерском учете как прочие доходы организации.
Форма подобных актов должна составляться и разрабатываться самой организацией, потому что правила отсутствуют. Все дела подробно описывать в акте не следует, достаточно будет написать их количество и сроки, в которые должен завершиться делопроизводственный процесс. Кроме того, в документе указываются:
Для процедуры уничтожения издается другой акт, который так и называется «О выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению». Пишут его так же в произвольной форме, но обязательно прописывают такие вещи:
Сегодня многие официальные документы переведены в электронную форму. Как же быть с ними, если время хранения у них истекло? Оформить уничтожение, в этом случае нужно придерживаясь той же схемы, которая действует и на бумажные документы. Цифровые бумаги с истекшим сроком хранения из компьютерного архива удаляются. Если они находятся на специальных носителях, таких, как флешки, диски или карты памяти, то нужно уничтожать и сам носитель.
Главное, не забывать о следующем:
Уничтожать бухгалтерскую документацию следует по всем правилам и с составлением актов. Важно, чтобы сроки хранения бумаг на момент уничтожения подошли к концу, иначе такая процедура станет незаконной и за списание будет грозить административная или уголовная ответственность. Можно для утилизации сдать все бумаги в макулатуру. Однако просто на мусорку вынести нельзя, составляется договор с организацией, которая занимается приемом макулатуры.