Инвентаризация

Когда сверка необходима

По Закону № 402-Ф3, ст. 11, каждая организация должна обеспечивать достоверность бухгалтерских данных по учету имущества и отчетности при помощи сверки фактических данных с теми, которые были выявлены по итогам инвентаризации. В процессе проверки подтверждается наличие всей необходимой документации, оцениваются наличие и состояние материально-производственной части. Инвентаризация – это подсчет и сличение имущества и материальной базы компании с фактически зафиксированными документально на период сверки.

Осуществляется процесс проверки в соответствии с регламентированными формами методических указаний, которые применяются согласно постановлению Госкомстата РФ № 88.

Регламент и порядок, в соответствии с которыми происходит выполнение проверки (сколько раз проводится за отчетный год, какое имущество и обязательства проверяются в определенный период), утверждаются главой организации. Исключение составляют случаи, когда проверка необходима по объективным причинам.

Вне зависимости от принятой учетной политики компании осуществление инвентаризации – обязательное условие, если имеется хоть одно основание из перечисленных ниже:

• Если имущество компании передается в собственность новому владельцу.
• Предприятие преобразуется или реорганизуется.
• Перед каждым годовым финансовым отчетом.
• При приходе на должность с материальной ответственностью нового служащего.
• При обнаружении хищений в компании.
• При порче имущества или выявлении факта злоупотребления собственностью компании.
• При стихийных бедствиях (наводнении, урагане или других природных явлениях, которые нанесли имущественный вред).
• Перед ликвидацией компании.
• Другие условия, предусмотренные законами РФ.

Держись рамок

Инвентаризация помогает не только контролировать финансово-хозяйственную деятельность компании, но и в некоторых случаях регулировать платежи на имущество в налоговые органы. Особенности в ряде случаев в том, что проверка позволяет вовремя выявить излишки и правильно использовать их до истечения квартала. Это оптимизирует ваш расчет с бюджетными фондами.

При инвентаризации в компании учитывается следующее имущество: основные средства, финансовые влияния, ненормативные активы, запасы производства, готовые товары, другие запасы и прочие финансовые активы.

Существуют отдельные виды сверки имущества: частичная или полная проверка. Полную проверку выполняют планово, так как процесс требует много времени. Сроки частичной инвентаризации напрямую связаны с направленностью проверки:

• Основные средства – проверяются не реже 1 раза/2 года по состоянию на дату 1 ноября ежегодно.
• Остаток на складах и в торговых помещениях – раз в квартал по его окончании.
• Незавершенное производство – один раз в месяц, приходится на конец.
• Кассовые отчетности – ежегодно и при передаче новому материально ответственному работнику.
• Расход предстоящего периода – годовая проверка до 31 декабря.
• Дебетовые задолженности – на конец каждого отчетного в налоговые органы периода.
• Задолженность и расчет по кредитным обязательствам – раз в квартал по его окончании.
• Расчеты в государственные внебюджетные и бюджетные фонды – каждый год по состоянию на 31 декабря.
• Внутренние хозяйственные расчеты – раз в месяц по его окончании.

Но производить проверку допустимо внезапно в любое время по приказу руководителя компании. Такая проверка называется внеплановой. Для проведения сверки в головной компании создается специальная комиссия. Состав комиссии утверждается главой компании. В областных подразделениях состав комиссии может утверждаться главой «обособленки».

Право на утверждение комиссии главой обособленного подразделения прописывается в уставе компании. В состав комиссии должно входить не менее трех человек, в списке можно указать всего лишь их должности. Кадры, которые имеют материальную ответственность в компании, утверждаются директором. Список материально ответственных лиц прилагается к распоряжению о начале сверочного процесса.

Цели сверки

Сверка осуществляется не только для того, чтобы выявить материально-финансовый остаток в компании. Ее основная цель заключается в следующих причинах:

• Выявление наличных средств в компании, незаконченных производств и остатка на конкретный период.
• Контроль и сохранность материально-хозяйственной базы компании путем сверки фактического имущества и данных бухгалтерского баланса.
• Обнаружение товаров, которые частично потеряли качество или устарели (пример: на производстве по пошиву и продаже верхней женской одежды во время сверки выявляются модели, которые вышли из моды и продать которые будет сложно).
• По итогам инвентаризации продукцию списывают в прочие расходы компании.
• Выявление неликвидов для их дальнейшей реализации.
• Проверка и контроль финансовых и прочих ценностей компании.
• Проверка и сравнение реальной стоимости имущества с учтенной в балансе компании или в различных банках.

Этапность проверки

Порядок инвентаризации включает последовательные этапы. Инструкция предписывает три основных этапа и заключительный с выявлением и административным наказанием виновных лиц. План сверки подписывается владельцем компании и главой приемной комиссией.

Начинается сверка с подготовительного этапа. Технология первого этапа включает такие процессы:

• Глава компании подписывает приказ о предстоящей проверке. Форма приказа регламентирована ИНВ-22. В приказ-распоряжение вносится график проверки, состав комиссии и сроки проведения. Образец заполнения можно посмотреть по ссылке.
• Формируется комиссия, ее список утверждается главой организации.
• Определяется, в какие сроки должна пройти проверка и какой части имущества на предприятии.
• Получение расписок от служащих, имеющих материальную ответственность.

Вторым этапом выполняется подсчет и опись личного имущества компании. Описи сверочной проверки составляются по регламентированным формам:

• ИНВ-1 – основные средства.
• ИНВ-1a – нематериальные активы.
• ИНВ-3 – товарно-материальные ценности.
• ИНВ-4 – акт об отгруженной части имущества (товаре, ценностях).
• ИНВ-5 – ценности, находящиеся на ответственном хранении.
• ИНВ-6 – товар или финансы, которые находятся в пути (переведены, но еще не поступили на счет, отправленный товар и т.д.).
• ИНВ-8 – акт учета драгоценных металлов и изделий из них.
• ИНВ-8a – сборочные единицы или детали, содержащие драгметаллы.
• ИНВ-9 – учет драгкамней.
• ИНВ-10 – неоконченные ремонтные мероприятия.
• ИНВ-11 – предстоящие расходы.
• ИНВ-15 – наличные в компании.
• ИНВ-16 – ценные бумаги и бланк строгой отчетности.
• ИНВ-17 – расчет по кредитным обязательствам.

Третьим этапом сопоставляются описи и фактический бухгалтерский баланс компании. При этом отмечаются отличия и составляются описи. При выявлении расхождений описываются причины. Описи составляются по регламентированным формам: ИНВ-18 (ведомость сверки основных средств) и ИНВ-19 (сличение товарно-материальной базы организации).

Приемная комиссия во время сверки осуществляет контроль и документальное оформление процесса. Для этого заполняются формы: ИНВ-23 (журнал по контролю за исполнением приказов), ИНВ-24 (акт о контрольной проверке соблюдений всех правил при инвентаризации), ИНВ-25 (журнал по учету сверки).

По завершении процесса фиксируются результаты сверки. Если были выявлены нарушения, то лиц, отвечающих за эту часть материальной базы, привлекают к ответственности. Если материально ответственные люди за недостачи отсутствуют, то потери списываются в прочие траты компании.

Инвентаризация в обязательном порядке входит в учетную политику любой компании. К материально-имущественной базе, которая должна проверяться во время инвентаризации, относятся следующие объекты: основные средства, пассивные активы, вложения, запасы производства, готовая продукция и другие финансовые ценности. Проводить инвентаризацию активов и пассивов компании можно как систематически (планово), так и внезапно, по желанию владельца.

Правила выполнения включают три основных этапа: подготовительный, инвентаризация имущества и сверка с балансом. Оформляется процедура согласно регламентированным формам. По результату выявляются недостачи или, напротив, излишки. За недостачи отвечают материально ответственные работники. Излишки внедряются в производство до конца отчетного периода. Таким образом, инвентаризация – это необходимость, которая помогает осуществлять контроль и выявлять недостатки в материально-финансовой части компании.