Контроль материальной базы компании поможет предпринимателю выявить серьезные нарушения и вовремя использовать излишки. Каждый управленец обязан проводить инвентаризацию, которая поможет проверить материально-хозяйственную базу и наличие всей подтверждающей документации. Как правильно выполняется инвентаризация, в какие сроки и каков порядок проведения, расскажем ниже.
По Закону № 402-Ф3, ст. 11, каждая организация должна обеспечивать достоверность бухгалтерских данных по учету имущества и отчетности при помощи сверки фактических данных с теми, которые были выявлены по итогам инвентаризации. В процессе проверки подтверждается наличие всей необходимой документации, оцениваются наличие и состояние материально-производственной части. Инвентаризация – это подсчет и сличение имущества и материальной базы компании с фактически зафиксированными документально на период сверки.
Осуществляется процесс проверки в соответствии с регламентированными формами методических указаний, которые применяются согласно постановлению Госкомстата РФ № 88.
Регламент и порядок, в соответствии с которыми происходит выполнение проверки (сколько раз проводится за отчетный год, какое имущество и обязательства проверяются в определенный период), утверждаются главой организации. Исключение составляют случаи, когда проверка необходима по объективным причинам.
Вне зависимости от принятой учетной политики компании осуществление инвентаризации – обязательное условие, если имеется хоть одно основание из перечисленных ниже:
Инвентаризация помогает не только контролировать финансово-хозяйственную деятельность компании, но и в некоторых случаях регулировать платежи на имущество в налоговые органы. Особенности в ряде случаев в том, что проверка позволяет вовремя выявить излишки и правильно использовать их до истечения квартала. Это оптимизирует ваш расчет с бюджетными фондами.
При инвентаризации в компании учитывается следующее имущество: основные средства, финансовые влияния, ненормативные активы, запасы производства, готовые товары, другие запасы и прочие финансовые активы.
Существуют отдельные виды сверки имущества: частичная или полная проверка. Полную проверку выполняют планово, так как процесс требует много времени. Сроки частичной инвентаризации напрямую связаны с направленностью проверки:
Но производить проверку допустимо внезапно в любое время по приказу руководителя компании. Такая проверка называется внеплановой. Для проведения сверки в головной компании создается специальная комиссия. Состав комиссии утверждается главой компании. В областных подразделениях состав комиссии может утверждаться главой «обособленки».
Право на утверждение комиссии главой обособленного подразделения прописывается в уставе компании. В состав комиссии должно входить не менее трех человек, в списке можно указать всего лишь их должности. Кадры, которые имеют материальную ответственность в компании, утверждаются директором. Список материально ответственных лиц прилагается к распоряжению о начале сверочного процесса.
Сверка осуществляется не только для того, чтобы выявить материально-финансовый остаток в компании. Ее основная цель заключается в следующих причинах:
Порядок инвентаризации включает последовательные этапы. Инструкция предписывает три основных этапа и заключительный с выявлением и административным наказанием виновных лиц. План сверки подписывается владельцем компании и главой приемной комиссией.
Начинается сверка с подготовительного этапа. Технология первого этапа включает такие процессы:
Вторым этапом выполняется подсчет и опись личного имущества компании. Описи сверочной проверки составляются по регламентированным формам:
Третьим этапом сопоставляются описи и фактический бухгалтерский баланс компании. При этом отмечаются отличия и составляются описи. При выявлении расхождений описываются причины. Описи составляются по регламентированным формам: ИНВ-18 (ведомость сверки основных средств) и ИНВ-19 (сличение товарно-материальной базы организации).
Приемная комиссия во время сверки осуществляет контроль и документальное оформление процесса. Для этого заполняются формы: ИНВ-23 (журнал по контролю за исполнением приказов), ИНВ-24 (акт о контрольной проверке соблюдений всех правил при инвентаризации), ИНВ-25 (журнал по учету сверки).
По завершении процесса фиксируются результаты сверки. Если были выявлены нарушения, то лиц, отвечающих за эту часть материальной базы, привлекают к ответственности. Если материально ответственные люди за недостачи отсутствуют, то потери списываются в прочие траты компании.
Инвентаризация в обязательном порядке входит в учетную политику любой компании. К материально-имущественной базе, которая должна проверяться во время инвентаризации, относятся следующие объекты: основные средства, пассивные активы, вложения, запасы производства, готовая продукция и другие финансовые ценности. Проводить инвентаризацию активов и пассивов компании можно как систематически (планово), так и внезапно, по желанию владельца.
Правила выполнения включают три основных этапа: подготовительный, инвентаризация имущества и сверка с балансом. Оформляется процедура согласно регламентированным формам. По результату выявляются недостачи или, напротив, излишки. За недостачи отвечают материально ответственные работники. Излишки внедряются в производство до конца отчетного периода. Таким образом, инвентаризация – это необходимость, которая помогает осуществлять контроль и выявлять недостатки в материально-финансовой части компании.