От ошибок, допущенных в документации, не застрахована ни одна компания. Иногда документы допускается отправлять вместе с ошибками, но это, скорее, исключение из правил. Обычно требуется исправление. Сегодня мы расскажем, каким образом должно происходить исправление ошибок в счетах-фактурах, какие правила на этот счет существуют в действующем российском законодательстве и как точно внести исправления.
Не всегда в ошибках виновата фирма. Бывает, что меняются реквизиты компаний или условия договора. Выявить неточности может любая сторона заключения сделок, но исправлять должна именно та, которая их допустила. Причем спрашивать согласия контрагента для этого не требуется, но его следует уведомить о корректировке. Откорректированный вариант бумаг отправляется затем этому контрагенту.
Регулирует порядок исправлений в счетах-фактурах ст. 169 НК РФ. Здесь говорится о том, что можно создавать еще 2 вида документов: исправленный и корректировочный.
Корректировочный счет-фактура считается дополнением к первому варианту счета-фактуры. У этой бумаги имеются свой порядковый номер и дата составления. Указать в этой бумаге следует старые данные и новые показатели по стоимости товаров и их количеству. Здесь будет указано, увеличивается или уменьшается число каких-то характеристик, по сравнению с предыдущим документом.
Составлять корректировочный счет можно только в следующих случаях:
Такая корректировка направлена, в первую очередь, не на исправление грубых ошибок в документе, а на согласование между сторонами условий сделки.
Когда при составлении счета-фактуры допускаются серьезные ошибки, нужно их исправлять. Серьезными считаются только те ошибки, которые не дают налогоплательщику возможность применять вычет НДС. Таким образом, делать исправленный счет-фактуру нужно в следующих случаях:
Если ошибка не мешает идентифицировать продавца и покупателя, не дает неправильное представление о цене и суммы налогового сбора, то в этом случае бумагу исправлять не нужно.
Нужно знать, что под исправленным счетом-фактурой подразумевается новый документ, а не исправленный старый. Его оформляют вместо того документа, в котором были выявлены ошибочные сведения. Формат исправленного счета-фактуры может быть электронным или бумажным. Ему не присваивается новый номер, он должен быть точно таким же, как в старой фактуре и с той же датой. Дата исправления и порядковый номер отражаются в специальной строке 1а.
Если ошибка есть в счете-фактуре, то, скорее всего, она имеется и в первичной документации. Но нужно ли в первичных документах делать корректировки? Да, нужно, но только если это не чеки и банковские документы, ведь в них изменения вносить нельзя. И еще: определенного порядка внесения правок в первичные документы нет, поэтому организация может сама разработать свои правила. Но в обязательном порядке следует указывать дату внесения всех корректировок и информацию о лицах, которые этой процедурой занимались. Все остальное на усмотрение компании.
Нужно различать корректировочный счет-фактуру и исправленный счет-фактуру. Это две принципиально разные вещи. Важно правильно и грамотно заполнить такие документы, чтобы не было претензий от второй стороны и от контролирующих государственных органов.