Прежде чем ответить на вопрос, как составить акт на уничтожение бухгалтерских документов, необходимо понять, для чего он нужен в принципе и о какой документации в данном случае идет речь. Когда речь идет об уничтожении документов, имеющих отношение к бухгалтерии, нужно быть очень внимательными. Свободно могут уничтожаться только документы, которые относятся к внутренней документации и в отношении которых нет предписаний со стороны законодательства. Но есть и подотчетная документация, которую можно уничтожать лишь по истечении срока хранения.
Первое правило, которого должен придерживаться бухгалтер, гласит: независимо от вида документации, существует единый алгоритм уничтожения. Он требуется, чтобы сам бухгалтер не допустил ошибки и проверил все необходимое. Алгоритм сводится к последовательному выполнению четырех действий:
Первый и третий пункты курируются руководителем организации. Именно он назначает экспертную комиссию и утверждает составленный акт.
Нередко бывает так, что в одном деле хранится различная документация, часть которой нуждается в уничтожении. В данном случае уничтожать все дело сразу запрещено: его нужно расформировать и удалить только те документы, срок хранения которых истек. Также следует внимательнее проверять дубли. Нередко в организациях хранятся копии, которые давно подлежат уничтожению. Экспертная комиссия нужна для того, чтобы решить, что оставлять в архиве, а от чего избавляться.
Также она выносит решение в отношении документов, которые по тем или иным причинам повреждены. Специалисты определяют, можно ли их восстановить. Если это сделать невозможно, такая документация также уничтожается.
Существует утвержденный образец акта на уничтожение бухгалтерских документов, который необходимо оформить в соответствии с регламентом. Бланк акта списания можно скачать здесь. Правила заполнения достаточно демократичны. Они не требуют описывать в акте каждый документ, срок которого истек. Достаточно указать общее количество всех бумаг, подлежащих уничтожению, и дату, которая является крайним сроком завершения делопроизводства.
В первой графе вам можно указать заголовки всех дел либо общее название группового заголовка, что значительно проще. Также необходимо указать крайние даты, номер дела по описи или индекс дела по номенклатуре дел, количество единиц хранения, сроки хранения и номера статей по перечню и в случае необходимости внести примечания.
Чтобы правильно определить сроки хранения дел, необходимо пользоваться соответствующей документацией и регламентом. Существует перечень, где прописаны сроки хранения типовых управленческих документов. Им и следует руководствоваться, если речь идет о документе, созданном до 2009 года.
Если же документ создан позже, то срок его хранения необходимо отыскать в Приказе № 558.
Неизвестными могут быть только сроки хранения документации, которая не указана ни в первом, ни во втором перечне. Что делать, если вы не нашли документ в списке? На этот случай также существует правило. Если у вас были обнаружены документы, которые образовались в процессе деятельности и, скорее всего, подлежат уничтожению, необходимо удостовериться в том, что их можно включить в акт. Как это сделать? Для этого нужно составить официальный запрос в архивное учреждение, специалисты которого помогут определить дальнейшую судьбу указанных экспертной комиссией документов. Сама экспертная комиссия вынести решение по данному вопросу не может.
В статьях 23 и 283 НК РФ содержатся определенные нюансы, о которых должен знать каждый бухгалтер и специалист экспертной комиссии. Так, налогоплательщик может избавиться от документации, связанной с бухгалтерским учетом и уплатой налогов, только по истечении 4 лет. А в статье 29 ФЗ «О бухгалтерском учете» установлен иной срок хранения первичных документов, относящихся к бухгалтерскому учету, – 5 лет.
Если предприятие убыточно, всю документацию, которая подтверждает объем убытка, запрещено уничтожать до тех пор, пока идет период переноса на последующие периоды.
Как только акт оформлен и утвержден, можно приступать к фактическому уничтожению документации. Это можно сделать любым удобным и безопасным способом. Один из них – уничтожение бумаг с помощью специального аппарата, второй – с помощью службы, которая занимается утилизацией. Нередко бумаги сжигают или измельчают самостоятельно. Важно знать о том факте, что, помимо акта на уничтожение, необходимо составить акт, подтверждающий проведение данной процедуры.
В этом акте необходимо указать наименование организации и уничтожаемой документации, а также дату и способ ее утилизации. Акт должен быть заверен подписью руководителя или иных ответственных лиц. Пример его здесь.