Ежегодно сотрудниками отдела кадров производится составление графика отпусков на следующий год. В статье мы рассмотрим правила составления графика отпусков 2017 года, расскажем, каковы новые требования законодательства и существуют ли типичные ошибки и заблуждения, которые трудовая инспекция может счесть за нарушения.
Вкратце, согласно Трудовому кодексу, составить график отпусков на следующий год необходимо за две недели до окончания текущего года. Затем нужно утвердить сводный график. Для этого составляется приказ о введении графика отпусков. Здесь вы можете скачать пример приказа. Подробнее далее.
Как создаются графики отпусков
Здесь приведена пошаговая инструкция, как правильно оформить документы и соблюсти установленный законом порядок в части предоставления сотрудникам отпусков.
- В каждой компании должен быть приказ о подготовке ежегодного графика отпусков, утвержденный руководителем организации. Данный документ регламентирует, какие отделы и уполномоченные сотрудники участвуют в разработке графика, а также сроки подготовки всех документов.
- Составить сам график. Для этого разработана унифицированная форма Т-7 (скачать бесплатно образец). Согласно ТК РФ, ее применение рекомендовано, но не является обязательным. Можно использовать рабочий вариант в свободной форме, разработанный и утвержденный на конкретном предприятии.
- Заполнить документ (скачать образец заполнения можно здесь). Как правило, сначала руководители каждого отдела составляют предварительный вариант с учетом пожеланий всех сотрудников и спецификой отдела.
- Подписать и утвердить документ у начальника отдела кадров и руководителя предприятия.
- Ознакомить сотрудников с датами отдыха по месяцам под подпись.
Действующее Положение о предоставлении отпусков утверждает, что у работодателя есть обязанность предупредить сотрудника не менее чем за 2 недели до начала о его запланированном отдыхе.
В уже утвержденный график можно вносить изменения, для этого сотрудник должен написать заявление о переносе дат. После этого изменения утверждаются снова уполномоченными лицами (скачать бланк заявления можно здесь). Данный документ принципиально должен содержать первичные даты отпуска, новые даты и причину переноса отпуска.
Нюансы, которые важно знать
Чтобы в работе не возникло проблем, следует учитывать основные ошибки, которые допускают уполномоченные сотрудники:
- Нарушение сроков.
- Отсутствие документа, утверждающего составленный график, или подписей уполномоченных сотрудников.
- Неверно рассчитаны даты отпуска сотрудников, не отработавших полгода.
- В график внесены сотрудники, с которыми заключен трудовой договор на срок 6 месяцев и менее, без дополнительного локального акта, подписанного руководителем.
- Не использованные за прошедший год дни отпуска присоединены к следующему очередному отдыху без согласия на то сотрудника.
- Указаны только фактические даты отпуска, но не указаны запланированные, или наоборот.
- Заполнены не все графы.
- Внесены отпуска, кроме очередных (например, отпуск по уходу за ребенком или учебный).
- Неправильное деление отпуска на части (один из отпусков в году должен быть не менее 14 дней подряд).
- Начало отдыха совпадает с последним рабочим днем недели.
- Сотруднику боле двух лет не предоставлялся очередной отпуск.
- Отдыхают одновременно руководитель и его заместитель.
- В случае болезни на отдыхе (подтвержденной больничным листом) отпуск должен быть продлен на время болезни.
- Если на время отпуска приходятся праздничные дни, он автоматически может быть продлен на соответствующее количество дней, при этом соответствующие даты начала и конца отпуска должны быть отражены в заявлении.
- Сотрудник, устроенный в текущем году, может брать за этот год только один отпуск.
Составление графика отпусков является обязательным для организаций с любым количеством сотрудников, и за его отсутствие трудовая инспекция может наложить штраф как на юридические, так и на должностные лица, а также приостановить деятельность компании сроком до 90 дней.