Вся трудовая биография человека отражается в таком важном документе, как трудовая книжка. Она хранится у работодателя до тех пор, пока сотрудник трудится в данной организации. В ней указываются опыт работы и те должности, которые гражданин занимал. Поэтому для человека важно, чтобы этот документ хранился надлежащим образом, не был утерян и все записи в нем делались юридически грамотно. В данной статье мы расскажем, кто же ответственный за ведение и хранение трудовых книжек.
В ПП РФ № 225 «О трудовых книжках» описана ответственность за соблюдение правил хранения этих документов. Согласно этому закону, организовывать ведение книжек и соблюдение их безопасности должен руководитель компании. Он же назначает ответственное лицо.
Заводить такую официальную бумагу организация должна на своего сотрудника, если он работает в течение 5 дней и его работа носит постоянный характер. В нее вносят следующие данные:
Ведутся книжки особым отделом, который специализируется на кадрах, или же отдельным ответственным лицом, которое назначит директор. Отдел кадров есть в крупных компаниях. Его сотрудники ведут работу по разным зонам: по секторам номенклатуры и по отделам компании. Если число работников меньше 100 человек, то данного отдела кадров может и не быть, а вместо этого назначаются отдельные лица, которым поручается ведение такой документации. Таков ответ на вопрос, кто должен вносить записи в трудовую книжку.
Назначение ответственного лица – это отдельная процедура, требующая документального оформления. Директор издает специальный приказ, в котором указывает того человека, которого он выбрал. Это сотрудник компании, разбирающийся в делопроизводстве и документообороте и согласившийся взять на себя такое дело. Образец приказа можно посмотреть здесь.
Трудовые подлежат хранению у работодателя на то время, пока человек работает в данном месте (ст. 66 ТК РФ).
Когда приходит день увольнения, то ответственный человек вручает бывшему работнику его документ под подпись. Условия хранения тоже определены законом. Дело в том, что такая бумага относится к тем документам, которые подлежат строгому контролю и учету. Поэтому и место для них должно быть подобрано безопасное и максимально защищенное. Обычно это сейф или несгораемый шкаф закрытого типа. Хотя четких указаний по этому поводу нет. Так как сведения в трудовых относятся к персональным данным человека, то их утечка недопустима, поэтому нельзя размещать такую книжку на открытых стеллажах и полках.
Ответственный работник должен делать запись в трудовой и заполнять ее тогда, когда произошли изменения должности сотрудника или он получил какие-то награды за достижения на трудовом поприще. Подпись в конце записей должна быть четкой и хорошо читаемой, но, кроме нее, надо еще указать:
Обычно в качестве ответственных лиц выбирают бухгалтеров, секретарей, офис-менеджеров, делопроизводителей и других сотрудников компании на усмотрение начальства.
Чтобы сменить человека, который занимается трудовыми книжками, нужно составить специальный акт приема-передачи. Но перед этим издается приказ об освобождении ответственного и о назначении другого. В акт заносится весь перечень трудовых книжек, также в нем указывается каждый работник и его данные. Такой документ подписывается членами специальной комиссии.
Трудовые книжки являются важнейшим документом для работающего человека, потому что на их основании рассчитывается и назначается пенсия, а также считается трудовой опыт, необходимый для дальнейшей деятельности сотрудника. Поэтому работодателю важно соблюдать правила как хранения, так и ведения трудовых книжек.