Существуют разные виды отчетности по средствам, поступающим в кассовые аппараты при продаже товаров и услуг в организации. Сотрудники могут вести журнал по форме КМ-5. Записи в нем делают все, кто кладет деньги в кассу. Если же за аппаратом работает только кассир-операционист, то в конце смены он сдает отчет по форме КМ-6. Смешение этих двух видов отчетности будет ошибкой. Нельзя сделать отчет кассира-операциониста по форме КМ-5.
В некоторых магазинах или ресторанах посетители оплачивают счет не кассиру, а официанту или продавцу за прилавком. В парикмахерских или туристических компаниях также часто клиент рассчитывается напрямую с мастером или менеджером. Потом уже эти сотрудники проводят полученные ими средства через общую кассу организации. Получается, что с аппаратом работает сразу несколько человек. В этом случае все они должны делать записи в журнале формы КМ-5. Каждому кассовому аппарату соответствует отдельный отчетный журнал. Если для скорости обслуживания клиентов в заведении поставили несколько касс, то и журналов КМ-5 должно быть такое же число.
Отчет КМ-5 сдается сотрудником организации, который не является кассиром-операционистом. Последний оформляет отчет по форме КМ-6.
Журнал заводится руководителем предприятия, он обязательно должен быть прошнурован. На обложке журнала фиксируется название контрольно-кассовой машины и ее заводской номер. Также там указываются наименование торговой или сервисной организации (подразделения), ее ИНН и код ОКПО, Ф.И.О. ответственного за ведение журнала лица и временной интервал ведения записей в нем. На каждой старице ставится номер. Журнал заверяется подписями генерального директора, главного бухгалтера, инспектора ФНС и скрепляется печатью предприятия.
Записи в нем должны вестись в том же порядке, как проходили денежные операции с кассовым аппаратом. Сведения вносятся черной или синей шариковой ручкой, четко и аккуратно. При ошибке допускается внесение исправлений, каждое из них удостоверяется личными подписями генерального директора и главного бухгалтера. В конце смены все записи проверяются ответственным за ведение журнала лицом, подтверждаются его подписью и подписью руководителя.
Документ хранится в организации в течение 5 лет, так как является первичной формой отчетности по поступлению денежных средств.
Образец заполнения журнала посмотреть можно здесь.
В супермаркетах, столовых или салонах красоты за товары и услуги клиенты могут расплачиваться кассирам-операционистам или администратору, работающему с кассой. Эти сотрудники в конце каждой смены или каждого рабочего дня должны заполнять отчеты по форме КМ-6, подкрепленные кассовыми чеками.
В справке обязательно указывается наименование предприятия (подразделения), его юридический или фактический адрес и телефон. Эти сведения должны совпадать в каждом отчете. Также прописываются название, номер регистрации и номер производителя контрольно-кассовой техники, дата заполнения и номер справки. Сумма выручки указывается цифрами и прописью. Она должна совпадать с показателями контрольно-кассовой техники. Отчет кассир заверяет своей подписью и сдает старшему бухгалтеру, руководителю компании или напрямую инкассаторам банка.
Данные справки служат основой для составления сводного отчета по доходам предприятия, они подтверждают достоверность отражения выручки при проверках. Поэтому заполняться они должны по строго определенной форме и без исправлений. Иначе при контроле деятельности компании на нее могут быть наложены штрафы. Хранить отчет КМ-6 надо 5 лет.
Образец заполнения отчета можно посмотреть здесь.