Подготовка отчета СЗВ-М в электронном виде

Это нужно знать

Отчетность по форме СЗВ-М сдают все страхователи (ИП, компании, организации) по отношению к застрахованным лицам, оформленным на основе трудового договора. Отчет нужно сформировать также в отношении физических лиц, работающих по гражданско-правовым договорам в случае, если страховые взносы отчисляются по ним с вознаграждений. Если в компании нет работников, форму необходимо заполнять на единственного работника в лице директора (руководителя).

Отчетность в формате СЗВ-М не оформляется в отношении:

• Военнослужащих, работников ФСБ, МВД.
• Крестьянских (фермерских) хозяйств, где в бизнесе задействованы члены семьи основателя.
• ИП, а также лиц, занимающихся частной практикой (нотариусов, адвокатов) и оплачивающих страховые взносы исключительно за себя.
• Незастрахованных граждан – резидентов других государств, находящихся на территории РФ временно.

В 2017 году изменились сроки сдачи формы. На основании Закона № 250-ФЗ, ст. 12, страхователи сдают бланк за отчетный период до 15 числа следующего месяца. Если штат компании включает 25 сотрудников и более, форма представляется только в электронном виде. В 2017 году за нарушение этого правила ПФР будет применять штрафные санкции.

Бумажный формат документа в ПФР сдают страхователи, имеющие менее чем 25 работников. Они могут применять старую форму СЗВ-М, утвержденную Постановлением Правительства № 83п.

Инструкция

Электронная форма СЗВ-М заполняется поэтапно. Скачать отчет можно на официальном сайте ПФР в разделе «Бесплатные программы работодателей». Она состоит их 4 блоков. Рассмотрим основные этапы внесения данных в графы.

1-й блок

• Вводится регистрационный номер компании в ПФР. Его можно получить при регистрации или узнать в отделении Пенсионного фонда (налоговой службы).
• Наименование организации.
• ИНН – указываем код, соответствующий свидетельству о постановке на учет в налоговой.
• КПП – для компаний, предприятий. Указывается КПП по месту нахождения в налоговой инспекции. ИП эту графу не заполняют.

2-й блок

• Указывается время подачи формы в ПФР. Прописывается код отчетного периода. Он представляет собой номер из двух цифр (месяц) и четырех цифр (год).

3-й блок

Прописываем шифр отчета в трех значениях:

• «Отм» – применяется для отменяющей формы. Используется для исключения исходного отчета работников.
• «Исхд» – обозначает исходную форму, впервые подающуюся компанией.
• «Доп» – указывается в дополняющей форме. Применяется в качестве корректирования исходного отчета, если он уже подан в ПФР.

4-й блок

Заполняется таблица, состоящая из списка работников, работающих в компании по трудовым соглашениям и договорам ГПХ. В столбцы таблицы вносятся такие данные:

• Порядковый номер записи.
• Полные фамилия, имя, отчество работника (им. падеж).
• СНИЛС сотрудника.
• ИНН сотрудника.

При отсутствии работника в поле таблицы прочерк не ставится. Фамилии сотрудников могут быть вписаны в случайном порядке, необязательно в алфавитном. В конце отчета закрепляется электронная подпись страхователя. Сдача в электронном виде формы СЗВ-М производится в формате xml. Имя файла содержит регистрационный номер страхователя, код ПФР по местонахождению компании. В случае если формат не будет соответствовать структуре, программа будет выдавать ошибку.

Заключение

Отправлять электронный бланк нужно заблаговременно, не в последние сутки сдачи. Это убережет вас от риска получить штраф, если документ не будет перенаправлен по адресу по техническим причинам. В 2017 году размер санкций изменился – 1000 рублей за несвоевременную сдачу или допущенные ошибки в бланке. И в этом году фонд вправе оштрафовать главного бухгалтера или директора компании.