Расстановка приоритетов в тайм-менеджменте

Методики расстановки приоритетов

Испокон веков люди прикладывали колоссальные усилия, чтобы подчинить себе время. Точной даты зарождения тайм-менеджмента неизвестно, однако первые упоминания о нем были зафиксированы еще в Древнем Риме, в записках философа Луцция Аннея Сенеки (3-65 гг. н.э.).

С тех пор человечество приобрело много опыта и смогло сформировать принципы, используя которые, можно грамотно и удобно расставлять приоритеты в собственных делах и работать эффективно. Предлагаем вашему вниманию обзор популярных и хорошо зарекомендовавших себя методик распределения приоритетов.

Планирование по АВС-системе

Началом создания данной системы послужило то, что, как показывает опыт, процентное соотношение важных и неважных дел практически одинаково. Поэтому все занятия распределяются по степени значимости, где каждой ступени присвоена буква.

То, что нужно выполнить в первую очередь, – помещается в группу «А»: это самые важные и значимые дела. В группы «В» и «С» распределяются дела с меньшим показателем срочности.

• Срочные дела группы «А» составляют 15% времени и приносят 65% результатов.
• Менее срочные дела группы «В» забирают около 20% времени, при этом приносят столько же результатов.
• Малозначительные дела «пожирают» 65% ресурсов и приносят около 15% результата.

Исходя из этого была разработана следующая «инструкция по эксплуатации» системы:

1. Составьте общий список дел.
2. Систематизируйте каждое по срочности.
3. Пронумеруйте дела по установленной важности.
4. Распределите все задачи по вышеупомянутым категориям.
5. Задачи из группы «А» решайте самостоятельно.
6. Из группы «В» перепоручите сотрудникам.
7. Задачи группы «С» нужно свести к минимуму (устранить) или также перепоручить.

Планирование по Эйзенхауэру

Здесь управление временем происходит по принципу распределения всех дел по категориям:

• Важно и срочно.
• Не важно, но срочно.
• Важно, но не срочно.
• Не важно и не срочно.

В идеале, основную часть времени нужно уделять второй группе. При правильном планировании первая группа вообще должна оставаться пустой, что говорит о рациональном использовании времени. Дела из четвертой области должны отнимать минимум времени, так как сюда входят развлекательные мероприятия.

Для удобства ежедневного планинга метод Эйзенхауэра подразумевает построение матрицы, состоящей из четырех квадрантов, где по две оси, срочности и важности. В каждый из них вписываются ежедневные дела (после распределения их по представленным группам).

Планирование по правилу Парето

Пользуется популярностью метод итальянского экономиста и социолога Вильфредо Парето: 80/20. Согласно его наблюдениям, всего 20% эффективно потраченного времени приносит 80% результатов.

Вот лишь часть примеров его подсчетов, результаты которых доказывают природную закономерность:

• 20% работы = 80% прибыли.
• 80% работы = 20% прибыли.
• 20% клиентуры = 80% дохода.
• 80% клиентуры = 20% дохода.

Используйте эту закономерность в повседневности и увидите, как изменится ваша продуктивность. Как правило, люди привыкли тратить свое драгоценное время на отдых и развлечения, а делам уделять остатки сил.

Смените ориентир, используйте 20% времени, вкладывая максимум личного потенциала, что приведет к 80% результата. В первую очередь делайте только самые важные дела, и только потом остальные. Правило Парето удобно применять в тандеме с методом Эйзенхауэра.

Как подступиться к планированию времени

Вне зависимости от того, какой из методов будет предпочтен, подходить нужно одинаково. Не хватайтесь за распределение дел сразу – это не приведет ни к чему хорошему. Начните с подготовки, которая заключается в наблюдениях. На протяжении двух-трех недель следите за своим графиком, ведите точную хронологию, вплоть до 5 минут. Сроки ведения хронологии и точность в подсчетах очень важны для конечных результатов.

Записи ведите следующим образом:

• 07:00-07:30 – проснулся, сделал зарядку, принял душ.
• 07:30-08:00 – позавтракал, проверил почту и социальные сети.
• 08:00-08:30 – подготовил рабочую документацию.
• …

Фиксацию событий можно производить в любом удобном для вас месте: в тетрадке, компьютере, специальной программе, на диктофон. На основе полученных данных вы увидите, на что расходуется время, а дальше решите, что из этого приоритетнее, а что наименее важно.

Несколько советов

Если вы решили «рулить» своим временем осознанно и эффективно, вам обязательно пригодятся следующие советы:

1. Никогда не тормозитесь на достигнутом. Как только вы добились желаемого – ставьте перед собой новую задачу и идите к ней. Это позволит всегда оставаться в тонусе.
2. Находите время на саморазвитие.
3. Не берите на себя чужих обязанностей и задач. Вы должны двигать вперед себя, а не становиться инструментом для продвижения других. Для этого научитесь говорить твердое «НЕТ» и не испытывать за это чувство вины.
4. Проанализируйте свои желания, подумайте, чего вы хотите добиться в этой жизни. Это даст вам понять, чему нужно уделять свое основное время.
5. Посмотрите критически на свою жизнь, чтобы выявить вредные привычки, которые «пожирают» время. Не сожалея, исключите их из своей жизни. В крайнем случае, оставьте им самый мизер времени.
6. Если занимаясь каким-либо делом, вы ощутили, что вам это не приносит никакой пользы, а только тормозит или оттягивает назад, – бросьте его!
7. Прежде чем приступать к какому-нибудь делу подумайте, нужно ли оно вам? Продвинет ли оно вас к намеченной цели? Да – дерзайте, нет – забудьте о нем.
8. Ведите журнал, в который будете записывать все свои победы и достижения. В трудные времена вы можете «черпать» оттуда вдохновение и силы, которые не дадут отступиться от намеченного.
9. Составляйте планы дел не на день, а на неделю – такой подход гораздо эффективнее.
10. При завале в делах не торопитесь и не паникуйте. Не нужно стараться выполнить все сразу – эффективности от этого никакой не будет, а вот ошибок наделать можно, да и нервную систему сломать. Начните с самых важных дел, постепенно переходя к менее значимым.
11. Не пытайтесь все запоминать, в суете будней это практически невозможно. Заведите ежедневник, куда вписывайте все необходимое.

Найдите методику, которая наиболее комфортна для вас, примите к сведению советы, приведенные выше, и проживайте каждый день не только с удовольствием, но и с пользой.