В крупных компаниях с большим количеством сотрудников поток отпусков обычно постоянный. Одни сотрудники выходят из отпуска, следом идут другие. Отпускные – это значимая сторона бюджета и задерживать выплаты по этому платежу нельзя, чтобы не оказаться перед необходимостью выплачивать штраф. Поэтому на эти цели на балансе организации всегда должна находиться некоторая сумма. Называется она «резерв на оплату отпусков работников». Часто у предпринимателей возникают вопросы, всегда ли нужно организовывать такую графу в балансе или необходимость в этом есть только у больших компаний. Подробнее о том, как формируется такой резерв и как он проводится по бухучету, расскажет наша статья.
В резерве прописываются обязанности компании перед сотрудниками выплачивать отпускные на определенных условиях. При этом организация должна учитывать, что далеко не все работники на конец года используют свой законный отпуск, соответственно, работодатель обязан выплатить определенную сумму отпускных или неиспользованных отгулов работника. В случае увольнения работника и наличия остатка дней на отпуск работодатель должен выплатить компенсацию, прописанную в локальных документах компании.
В ч. III ПБУ 8/2010 отражены оценочные обязательства в бухгалтерском учете и соответствующей отчетности для всех организаций, кроме предприятий с упрощенной отчетностью (они перечислены в ст. 6 № 402-ФЗ, п. 4). Кроме того, к ним можно отнести субъекты малого бизнеса (кроме лиц, перечисленных в п. 5 вышеуказанной статьи). На основе этого можно сказать, что большинство предприятий и малых организаций, которые относятся к субъектам малого бизнеса, не должны оформлять резерв на оплату отпусков и не несут ответственность по данному пункту закона.
Предприятия, которые должны оформить резерв на компенсацию отпускных дней работника, также обязаны в полной мере прописать реальные сведения в нормативных документах внутренней отчетности и учесть этот момент при формировании учетной политики для анализа БУ. В учетной политике бухгалтеру нужно прописать, какая методика выбрана, чтобы производить расчет резерва по выплате компенсации отпусков работникам предприятия.
Формирование и использование этого резерва должны осуществляться в установленную дату отчетности, которая устанавливается на каждом предприятии своя. Если предприятие оформляет отчетность ежегодно, формировать соответствующий резерв следует минимум 1 раз в год до 31 декабря текущего года. Если в компании порядок оформления отчетов поквартальный, тогда резерв обязательно нужно составлять не позднее последнего числа каждого квартала. Создание резерва на оплату отпусков работникам возможно и в более частом режиме, например в ежемесячном. Этот вариант, как свидетельствует практика, является наиболее точным, так как каждый отработанный месяц показывает увеличение оплачиваемых отпусков работников компании. Особенно этот вариант рекомендуется при большом штате сотрудников, для более качественного учета. В приказ о создании резерва следует внести даты оформления вышеописанного документа.
На основании ПБУ 8/2010 (п. 8), обязательства по выплате денежных средств при отпуске работника отражены в счете 96. К данному счету можно открыть субсчет «Резерв на оплату отпусков». Отчисления осуществляются в дебет, когда производится начисление оплаты труда работникам компании.
Высчитанные суммы и размер составленного резерва на оплату отпусков учитываются и освещаются в пассиве бухбаланса, а именно в строке 1540 под наименованием «Оценочные обязательства».
На законодательном уровне четкого порядка расчета суммы резерва на оплату отпусков не установлено, так как предприятия имеют право определять размер его величины самостоятельно, прописав требования во внутреннем приказе. Предстоящую величину оценочного обязательства и порядок учета организация вправе определить на основе фактов хозяйственной деятельности предприятия. При этом предприятие обязано обеспечить документальное подтверждение определению фактов, оценки и суммы начисленного резерва на оплату отпусков.
Для подтверждения суммы резерва необходимо:
Способов расчета этой величины очень много, поэтому на каждом предприятии можно выбирать оптимальную и наиболее удобную с точки зрения конкретных особенностей ведения хозяйственной деятельности предприятия. Можно привести пример алгоритма расчета величины отчислений в резерв:
Чтобы не столкнуться с проблемой нехватки денег на осуществление отчислений по отпускным, крупным компаниям обязательно нужно иметь резерв по выплатам на эти цели. Это поможет избежать ситуации с недостатком денег на балансе из-за других выплат, оплаты контрагентам или налоговых платежей. Если же в компании 5-6 сотрудников, необходимости в таком резерве, скорее всего, нет.