Ежедневно бухгалтерии приходится сталкиваться с большим количеством документов, которые, по сути, дублируют друг друга. На одну операцию продавец товаров или поставщик услуг вынужден оформлять два бланка – первичный документ (накладная, наряд, акт) и счет-фактуру, хотя второй бланк нужен не всем предпринимателям по условиям налогообложения. Поэтому специалисты ФНС посчитали правильным создать форму, которая бы объединила в себе два бланка и не требовала лишних действий и перевода бумаги. Форма получила название «универсальный передаточный документ», в сокращенном варианте – УПД. Является ли такая форма обязательной для применения и какие изменения коснулись правил ее заполнения, расскажем в статье.
Обсуждения на тему создания универсального бланка в сфере налогового ведомства велись давно. В 2013 году это стало реальностью, потому что был принят закон об отмене обязательного применения специальной формы первичных бланков (ст. 9 № 402-ФЗ). Предприниматели получили возможность самостоятельно выбирать форму накладной, акта и других первичных документов.
ФНС пошла дальше и предложила объединить первичный бланк и счет-фактуру в УПД. Новая форма утверждена налоговым ведомством 21 октября 2013 года в Письме № ММВ-20–3/96@ и может применяться налогоплательщиками без каких-либо ограничений.
Универсальный передаточный документ теперь содержит обязательную информацию о любых хозяйственных операциях на одном листе. Нет необходимости заполнять отдельно товарную или транспортную накладную и дополнять их счетом-фактурой, который нужен предпринимателям, работающим с выделением НДС. Требуется только правильно заполнить нужные строки, чтобы документ имел юридическую силу и бухгалтер мог использовать его для налоговой отчетности.
УПД не является обязательным бланком для каждого хозяйствующего субъекта. Предприниматель сам решает, по какому принципу оформлять документы и отчеты. Если новая форма кажется непонятной и требует времени на внедрение в документальный оборот, то можно продолжить отгрузку товара или оказание по прежней схеме – первичный документ плюс счет-фактура.
Изменения выражены в совмещении двух форм. За основу взяли счет-фактуру, который не может быть изменен предпринимателем самостоятельно, в отличие от накладных, актов и других бланков. Дополнили строками из первичных документов, которые должны содержать обязательные реквизиты, рекомендуемые законодательством РФ.
Отличительным моментом является правильное оформление графы «статус», который определяет назначение УПД:
Основную часть листа занимает раздел счета-фактуры. С левой стороны и в нижней части есть строки, в которые вносятся реквизиты, необходимые для первичного документа. Правила их заполнения определены в постановлении № 1137 Правительства РФ и письме № ММВ-20–3/96@ ФНС (приложения 3 и 4). Особых изменений в этой части не произошло. Нужно лишь обратить внимание на строки, в которых проставляется дата конкретной процедуры:
От правильности заполнения зависят условия признания сумм к вычету НДС и определения налога на прибыль, когда УПД используется как подтверждение расходов при любом налогообложение. Чтобы понять эти нюансы, создана инструкция налогоплательщику по правильному заполнению всех строк универсального передаточного документа.
Следующим моментом является вопрос о том, кто должен подписывать УПД? Ничего нового не появилось и в отношении этого вопроса. Документ подписывают лица, ответственные за конкретную операцию как с одной стороны (продавца, исполнителя), так и с другой стороны (покупателя, заказчика). Для этих целей отведены специальные строки в документе под номерами 10 и 15. Есть лишь один момент: если товар или услуга передается одним и тем же лицом, то нет необходимости дублировать подпись, потому что она уже поставлена в счете-фактуре. Достаточно указать должность и Ф.И.О. ответственного лица.
Есть в документе строки под номерами 13 и 18, в которых должны быть указаны данные лиц, ответственных за правильность оформления факта хозяйственной деятельности. Во многих организациях эти функции выполняют одни и те же люди, которые отгружают и принимают товар/услугу и проверяют правильность оформления. Тогда подпись не ставится, а вписывается только должность и Ф.И.О.
Чтобы понять, как правильно оформлять УПД, можно посмотреть готовый образец заполнения и сравнить его с привычными в обиходе предпринимателей документами. Любые сомнения будут развеяны.
В 2017 году актуальны две формы УПД: печатная, на бумажном носителе и электронный документ.
24 марта 2016 года был издан приказ ФНС № ММВ-7-15/155@, который утвердил электронную форму УПД. Использовать ее можно в качестве:
Правила заполнения такого формата продиктованы теми же требованиями, что и к бумажному формату (ПП №1137, ст.169 НК РФ, ст.9 № 402-ФЗ).
Если электронная форма будет использоваться как УПД, объединяющий в себе счет-фактуру и первичный документ, то заполнять и отправлять нужно два отдельных файла с одинаковыми реквизитами, являющимися обязательными для заполнения. Прежние форматы электронных бланков действительны до 1 июня 2017 года. Нужно успеть перестроить свою работу предпринимателям.
Если принято решение о переходе на универсальный передаточный документ, то требуется время и определенные операции на его внедрение в документооборот. Длительность процесса зависит от деятельности организации и количества партнеров или контрагентов, с которыми осуществляется работа.
Процесс перехода может быть длительным, поэтому стоит учесть все нюансы.
Исходя из того, что универсальный передаточный документ был разработан с целью оптимизации документооборота у предпринимателей, можно отметить несколько плюсов новинки:
Но есть и минусы, которые тормозят процесс перехода предпринимателей на новый формат документальных отношений:
Универсальный передаточный документ является хорошей альтернативой привычных бланков. Он освобождает от рутинной работы, сокращает финансовые расходы. Но не все предприниматели спешат внедрить его в свою деятельность. Новая форма не является обязательной, поэтому нет необходимости делать поспешные шаги. Такой документ легко применять новичкам, которые только формируют свою документальную базу. Но изучить информацию и оценить возможность применения УПД в своей работе в ближайшем будущем все же стоит.