Универсальный передаточный документ

Зачем нужен документ

Обсуждения на тему создания универсального бланка в сфере налогового ведомства велись давно. В 2013 году это стало реальностью, потому что был принят закон об отмене обязательного применения специальной формы первичных бланков (ст. 9 № 402-ФЗ). Предприниматели получили возможность самостоятельно выбирать форму накладной, акта и других первичных документов.

ФНС пошла дальше и предложила объединить первичный бланк и счет-фактуру в УПД. Новая форма утверждена налоговым ведомством 21 октября 2013 года в Письме № ММВ-20–3/96@ и может применяться налогоплательщиками без каких-либо ограничений.

Универсальный передаточный документ теперь содержит обязательную информацию о любых хозяйственных операциях на одном листе. Нет необходимости заполнять отдельно товарную или транспортную накладную и дополнять их счетом-фактурой, который нужен предпринимателям, работающим с выделением НДС. Требуется только правильно заполнить нужные строки, чтобы документ имел юридическую силу и бухгалтер мог использовать его для налоговой отчетности.

УПД не является обязательным бланком для каждого хозяйствующего субъекта. Предприниматель сам решает, по какому принципу оформлять документы и отчеты. Если новая форма кажется непонятной и требует времени на внедрение в документальный оборот, то можно продолжить отгрузку товара или оказание по прежней схеме – первичный документ плюс счет-фактура.

Особенности универсальной формы

Изменения выражены в совмещении двух форм. За основу взяли счет-фактуру, который не может быть изменен предпринимателем самостоятельно, в отличие от накладных, актов и других бланков. Дополнили строками из первичных документов, которые должны содержать обязательные реквизиты, рекомендуемые законодательством РФ.

Отличительным моментом является правильное оформление графы «статус», который определяет назначение УПД:

• Если форма должна быть основанием для применения вычета НДС у организаций, находящихся на общем налогообложении, то нужно поставить цифру «1». Это будет означать, что УПД заменяет счет-фактуру и первичный бланк. Согласно ст. 169 НК РФ, именно счет-фактура является основанием для принятия НДС к вычету при налоговой отчетности. В документе отдельно прописывается ставка 18% в денежном эквиваленте.
• Если налогоплательщик использует УСН или ЕНВД, то бланк используется только как накладная или акт и в графе «статус» нужно написать цифру «2». Выделять НДС не требуется, и форма будет заполняться по принципу первичного документа, подтверждающего факт хозяйственной деятельности. Строки в счете-фактуре, в которых выделяется НДС, заполнять не нужно.

Основную часть листа занимает раздел счета-фактуры. С левой стороны и в нижней части есть строки, в которые вносятся реквизиты, необходимые для первичного документа. Правила их заполнения определены в постановлении № 1137 Правительства РФ и письме № ММВ-20–3/96@ ФНС (приложения 3 и 4). Особых изменений в этой части не произошло. Нужно лишь обратить внимание на строки, в которых проставляется дата конкретной процедуры:

• Составление документа – строка 1.
• Отгрузка товара или оказание услуги продавцом (исполнителем) – строка 11.
• Получение товара или услуги покупателем (заказчиком) – строка 16 (не может иметь значение более раннее, чем в строке 11). Если отгрузка состоялась 10 апреля, то прием может быть этим же числом или позднее.

От правильности заполнения зависят условия признания сумм к вычету НДС и определения налога на прибыль, когда УПД используется как подтверждение расходов при любом налогообложение. Чтобы понять эти нюансы, создана инструкция налогоплательщику по правильному заполнению всех строк универсального передаточного документа.

Следующим моментом является вопрос о том, кто должен подписывать УПД? Ничего нового не появилось и в отношении этого вопроса. Документ подписывают лица, ответственные за конкретную операцию как с одной стороны (продавца, исполнителя), так и с другой стороны (покупателя, заказчика). Для этих целей отведены специальные строки в документе под номерами 10 и 15. Есть лишь один момент: если товар или услуга передается одним и тем же лицом, то нет необходимости дублировать подпись, потому что она уже поставлена в счете-фактуре. Достаточно указать должность и Ф.И.О. ответственного лица.

Есть в документе строки под номерами 13 и 18, в которых должны быть указаны данные лиц, ответственных за правильность оформления факта хозяйственной деятельности. Во многих организациях эти функции выполняют одни и те же люди, которые отгружают и принимают товар/услугу и проверяют правильность оформления. Тогда подпись не ставится, а вписывается только должность и Ф.И.О.

Чтобы понять, как правильно оформлять УПД, можно посмотреть готовый образец заполнения и сравнить его с привычными в обиходе предпринимателей документами. Любые сомнения будут развеяны.

Существует электронный вариант

В 2017 году актуальны две формы УПД: печатная, на бумажном носителе и электронный документ.

24 марта 2016 года был издан приказ ФНС № ММВ-7-15/155@, который утвердил электронную форму УПД. Использовать ее можно в качестве:

• Электронного счета-фактуры.
• Первичного учетного документа.
• Универсального передаточного документа.

Правила заполнения такого формата продиктованы теми же требованиями, что и к бумажному формату (ПП №1137, ст.169 НК РФ, ст.9 № 402-ФЗ).

Если электронная форма будет использоваться как УПД, объединяющий в себе счет-фактуру и первичный документ, то заполнять и отправлять нужно два отдельных файла с одинаковыми реквизитами, являющимися обязательными для заполнения. Прежние форматы электронных бланков действительны до 1 июня 2017 года. Нужно успеть перестроить свою работу предпринимателям.

Как перейти на новый формат

Если принято решение о переходе на универсальный передаточный документ, то требуется время и определенные операции на его внедрение в документооборот. Длительность процесса зависит от деятельности организации и количества партнеров или контрагентов, с которыми осуществляется работа.

1. Определяется перечень видов деятельности, в которых будет применяться УПД. Организация может перейти на эту систему полностью или выбрать только одно направление.
2. Разрабатывается и утверждается форма, составляется инструкция, в которой определяются ответственные лица, устанавливается необходимость использования печати на бланке с обеих сторон. Будет ли это только первичный документ или совмещенный со счетом-фактурой.
3. Посылается уведомление о применении УПД своим контрагентам, и подписываются необходимые соглашения.
4. После согласований подготавливается приказ по организации и издается регламент относительно использования УПД.
5. Дополнительно производится настройка бухгалтерской программы, чтобы универсальный передаточный документ не доставил проблем бухгалтеру в составлении налогового отчета и ведении бухгалтерского учета.

Процесс перехода может быть длительным, поэтому стоит учесть все нюансы.

Достоинства и недостатки нововведений

Исходя из того, что универсальный передаточный документ был разработан с целью оптимизации документооборота у предпринимателей, можно отметить несколько плюсов новинки:

• Уменьшается количество документов, дублирующих друг друга в части реквизитов и другой информации.
• Снижаются затраты на бумагу, потому что отпадает необходимость печатать два отдельных документа на один и тот же товар/услугу.
• Снижаются трудозатраты работников, которым приходится заполнять несколько раз одинаковую информацию в первичном документе и счете-фактуре.
• Количество бумажных страниц в бухгалтерских отчетах уменьшается.

Но есть и минусы, которые тормозят процесс перехода предпринимателей на новый формат документальных отношений:

• Необходимо время на внедрение новой формы и дополнительные средства на перенастройку системы.
• Неправильное оформление бланка может негативно сказаться на налоговой отчетности, особенно для организаций, находящихся на ОСНО. Налог на прибыль и вычет НДС могут быть подсчитаны неверно.
• Человеку, привыкшему к одной работе, выполняемой изо дня в день, может быть сложно перестроиться на новый формат.
• Некоторые партнеры могут не согласиться на перемены в документообороте, что приведет к срыву деловых отношений.

Универсальный передаточный документ является хорошей альтернативой привычных бланков. Он освобождает от рутинной работы, сокращает финансовые расходы. Но не все предприниматели спешат внедрить его в свою деятельность. Новая форма не является обязательной, поэтому нет необходимости делать поспешные шаги. Такой документ легко применять новичкам, которые только формируют свою документальную базу. Но изучить информацию и оценить возможность применения УПД в своей работе в ближайшем будущем все же стоит.