Летние отпуска для сотрудников фирмы традиционно распределяются в ноябре – начале декабря. Утверждение графика отпусков производит руководитель кадровой службы или другой ответственный исполнитель. Для выполнения всех необходимых процедур нужен приказ об утверждении графика отпусков на следующий год. Этот документ обязателен для составления по закону. Наряду с назначением исполнителей, приказом руководителя закрепляются суммы денежных средств, выделяемые в качестве отпускных. Согласно Трудовому кодексу РФ, ст. 123, порядок утверждения графика на 2017 год требует иметь в наличии документ за две недели до наступления нового года. То есть эта дата была установлена на 16 декабря 2016 года. Хранится приказ в течение года.
Основные сведения, которые указываются в приказе:
Форма приказа стандартная, для нее используется фирменный бланк. Образец приказа и пример заполнения бланка можно скачать здесь. В документе ставятся резолюция руководителя в виде подписи и распоряжение касательно исполнения утвержденных дат ухода в отпуск. Согласование документа с органом, представляющим сотрудников – профсоюзом, – происходит также в обязательном порядке (ст. 372 ТК РФ). Проект графика направляется председателю профсоюзного комитета вместе с сопроводительным письмом не позднее пяти рабочих дней с момента его составления.
По факту обсуждения в профсоюзной организации оформляется протокол общего собрания. Выборный орган, представляющий мнение более половины работающих, имеет право одобрить график или внести правки, после чего возвратить его работодателю для доработки. В случае принятия первоначальной редакции номер протокола фигурирует в утвержденном документе. Если мотивированное мнение от профорганизации с поправками не поступает в течение трех дней, работодатель имеет право утвердить подготовленный проект.
В график вносятся все виды отпусков: плановые и дополнительные, оставшиеся с прошлого года, а также те, которые оформляются на «совместителей».
При утверждении графика:
Согласно действующему законодательству, каждая компания обязана составить и утвердить график отпусков. При отсутствии такового вам могут грозить штрафы, налагаемые инспекцией по труду. Для руководителя сумма составляет от одной до пяти тысяч рублей, для организации – до 50 000 рублей. Поскольку в 2017 году бухгалтерия будет сдавать новые расширенные отчеты, оптимальным является строго соблюдать установленный законом срок утверждения графика. Таким образом, реализуется право работников всех категорий на ежегодный 28-дневный оплачиваемый отпуск.