Журнал учета счетов-фактур

Кому это нужно

К числу посредников, которых закон обязывает вести книгу-журнал относятся:

• Застройщики, непосредственно не занимающиеся строительством, но привлекающие к данной деятельности посредников (подрядчиков).
• Экспедиторы, непосредственно не оказывающие экспедиторские услуги, но привлекающие к организации перевозок третьих лиц.
• Другие организации, деятельность которых так или иначе связана с передачей заказов другим лицам.

О том, как правильно вести этот журнал, расскажем далее.

Как вести журнал учета

Для указанных выше лиц ведение журналов учета является обязательным независимо от того, по какой системе налогообложения они работают и в каком режиме уплачивают НДС. Это условие предусмотрено ст. 174 НК РФ. Целью ведения этих журналов является информирование субъектами хозяйствования, осуществляющими деятельность в качестве посредников, налоговых органов о выставленных и полученных счетах-фактурах. На основании данных журналов появляется возможность осуществлять контроль за правильностью начисления сумм НДС, а также учитывать их соответствие суммам вычетов.

Из этого вытекает, что в данных учетных документах необходимо регистрировать следующие виды счетов-фактур:

• Выставленные покупателям от деятельности по продаже услуг (на их основании покупатели приобретают право принятия налога к вычету, а заказчики – обязанности по начислению НДС).
• Выставленные заказчиками по реализованной посредниками товарной продукции и услугам.
• Выставленными на посредника продавцами в ходе деятельности по приобретению товарной продукции и услуг для заказчика по этим счетам на продавцов распространяется обязанность по начислению НДС, а заказчики приобретают право принятия налога к вычету.
• Выставленные лицами, осуществляющими посредническую деятельность заказчикам (в отношении услуг и товаров, приобретенных у продавцов).

Журнал учета счетов-фактур необходимо заполнять постоянно. Отчетность по нему проверяется поквартально.

Правила заполнения

Ведение данного учетного документа допускается как в электронном виде, так и на бумажном носителе. Если журнал необходимо представить в налоговые органы для проверки, то подавать его можно только в электронном виде через оператора электронного документооборота, зарегистрированного ФНС. Данная норма предусмотрена ст. 174 НК РФ.

Заполнение журнала и учет счетов-фактур осуществляется с использованием специальных кодов, соответствующих определенным видам операций по перечню, изложенному в письме ФНС № ГД-4-3/794. Без их указания документ не сможет пройти идентификацию на форматно-логическом устройстве системы электронного документооборота.

Порядок внесения данных в журнал определяется и подробно изложен в п.п. 3-12 Постановления Правительства РФ №1137. В том случае, когда выставленных счетов не было за весь отчетный период, заполняются только реквизитные разделы журнала, а содержание таблиц не заполняется.

Если исполнитель нашел ошибки в документе уже после его подачи в налоговый орган, необходимо внести в него соответствующие правки и представить налоговикам исправленный счет-фактуру. Для этого ошибочный документ в журнале учета помечается знаком «минус», а в его следующей строке производится уже исправленная запись. Можно также аннулировать недостоверный счет-фактуру (также используя пометку в графах 14 и 15 со знаком «–») и затем зарегистрировать верно заполненный документ, пометив его знаком «+».

Важно! Заверяется документ электронной подписью и подается для проверки в налоговые органы не позже 20-го числа месяца, который непосредственно наступает за истекшим кварталом. Допускается хранение электронного журнала без распечатки отдельных документов на бумаге.