Бухгалтерский аутсорсинг

История основания и особенности функционирования компании «Дело в числах»

03.10.2023

Екатерина Тишакова – директор и основатель аутсорсинговой бухгалтерии для бизнеса «Дело в числах», соавтор трёх бизнес-книг, главный бухгалтер и налоговый консультант с 13-летним стажем – рассказала «Жажде» о своём бизнесе и поделилась тем, с чем ей пришлось столкнуться на пути к успеху.

Начало бизнеса

Компания была основана в апреле 2019 года. На тот момент у Екатерины уже был опыт работы в качестве главного бухгалтера в течение восьми лет в крупных компаниях и даже акционерных обществах. Также, незадолго до создания фирмы, она имела опыт работы в аутсорсинговой компании. Собственно, это и вдохновило её на открытие своей фирмы.

«Я была много с чем не согласна в той аутсорсинговой компании: с подходом к работе, потому что всё было очень хаотично и не структурировано, вследствие чего форс-мажорных ситуаций было очень много, а они порождали всегда какую-то лишнюю суету, это отнимало время и силы. Наверное, главное, с чем была не согласна, это с уровнем заработной платы, он был не сопоставим с количеством времени, затраченного на данную работу», – вспоминает Екатерина.

В тот момент молодая девушка подумала, что это самый удачный вид бизнеса, не требующий никаких затрат. Есть она, есть её знания и ноутбук, можно сейчас самой начать вести бухгалтерию, никаких вложений не понадобится – и это очень крутой бизнес-план. Конечно, встал вопрос: где искать клиентов? И тут же родился ответ. Близкая подруга начинающей бизнесвумен – менеджер по продажам, поэтому они решили быть напарниками в бизнесе и самостоятельно придумали название компании. Хотелось, чтобы максимально в названии отражалась суть. И первое название фирмы звучало так «Бухгалтерские услуги: Т.О.П.», аббревиатура ТОП расшифровывалась как «точность, оперативность, профессионализм».

Встреча с реальностью

Со своей близкой подругой они буквально через пару недель поняли, что не смогут сработаться, и решили не продолжать совместный бизнес, чтобы сохранить дружбу. И Екатерина продолжила дальнейший путь в одиночку. Первые клиенты пришли к ней благодаря знакомому аудитору, который рекомендовал её своим клиентам. Вместе с ними и появилась первая сотрудница, которая работала у Екатерины в подчинении в одной из фирм, где она трудилась главным бухгалтером.

«Через 5 месяцев, как я открыла свою компанию, я поняла, что быть собственником фирмы это непросто. Я не знала, как решить просто кучу задач».

А задачи первого года работы компании заключались в следующем:

Как правильно рассчитать стоимость клиенту за услуги?
Какую зарплату платить сотруднику?
Какой товар компания вообще продаёт?
Как правильно делегировать, чтобы было выполнено качественно?
Какие договоры заключать, и что в них прописывать?
Как искать клиентов?

И это было только начало списка.

Как признаётся сама предпринимательница: «Я не знала о бизнесе в тот момент ровным счетом ничего. И поэтому я приняла решение купить франшизу бухгалтерских услуг. Там мне обещали ответить на все вопросы».

Приобретение франшизы обошлось в 360 000 рублей – девушка взяла кредит.

«Я думала, что больше никаких вложений делать не нужно, а оказывается, ещё как надо. Далее затраты были на рекламу в «Яндексе» и «2ГИС». Они, кстати, все оказывались на тот момент неэффективными. Даже если поступали звонки от тех, кто заинтересован в моём продукте, я просто не могла им продать. Я заикалась, не знала, что спрашивать, как вообще заключать сделки…» – говорит Екатерина.

Когда она купила франшизу в ноябре 2019 года, то не стала работать по ней сразу. Прошло ещё полгода, прежде чем она вернулась к этому, так как конец года был занят сначала подготовкой, а потом и сдачей годовых отчетов у действующих клиентов. Помощница Екатерины могла делать лишь десятую часть всей работы. На более квалифицированного сотрудника не было средств, и приходилось все делать самостоятельно.

Первый год

«Дело в числах» – компания бухгалтерских услуг для предпринимателей, которая берёт на себя всё или частичные функции бухгалтерского отдела в компании. Свою активную деятельность в плане развития компании Екатерина начала в мае 2020 года – в пандемию. Первый год был крайне тяжелым. Екатерина морально переходила в статус предпринимателя. И большей мотивацией на тот момент было то, что она уже купила франшизу, потратила деньги и теперь нужно их отбивать.

На тот момент у предпринимательницы было:

4 клиента;
1 сотрудник;
кредит;
отсутствие офиса;
небольшое представление о том, что нужно делать для привлечения клиентов;
психологическая помощь от франшизы.

«Здесь я подчеркну, что исключительно психологическая, потому что со всем, что они предлагали по структуре компании, договорам и по всем другим организационным моментам, я была не согласна и делала всё равно по-своему. Клиентов тоже франшиза не давала, а лишь рекомендации по поиску. Также благодаря франшизе я запомнила навсегда: чтобы успокоиться и не паниковать о том, что ничего не получится, нужно просто составить план Б. И план Б в целом успокаивал меня, потому что если ничего не получится, то в любом случае я не умру в нищете под забором. А именно такая рисовалась картина в моей голове. План Б был следующий: уйду снова работать в наём, тем более меня приглашают на работу очень крупные компании, я востребованный специалист», – поделилась воспоминаниями Екатерина.

Компания сейчас

Идёт пятый год с момента основания фирмы. На текущий момент несколько раз сменилось название компании:

первое: «Бухгалтерские услуги: Т.О.П.»;
второе: «Глобал Финанс»;
третье и, наверное, последнее: «Дело в числах».

Боится ли Екатерина переименовывать компанию? Нет, потому что считает, что в основном клиенты идут на неё, а не на название компании. А теперь немного о фактах и цифрах компании «Дело в числах»:

89 постоянных клиентов на бухгалтерском обслуживании;
10 сотрудников в штате, также есть подрядчики;
кредит до сих пор имеется, но с той целью, что рубль всегда дешевеет, и зачем отдавать сейчас «дорогой» рубль, когда можно позже отдать «дешёвый»;
офис в центре города, в одном из престижных бизнес-центров Казани;
сама предпринимательница уже почти год живёт в различных странах.

Привлекают клиентов различными способами, самые лучшие и эффективные определили такие: знакомства на бизнес-мероприятиях и выступления на онлайн-площадках для предпринимателей.

Был расторгнут договор с франшизой, теперь у Екатерины личный коуч. Сейчас фирма занимается не только бухгалтерским сопровождением компаний, но и проводит консультации о том, как сэкономить на налогах, а также сопровождает в выездных налоговых проверках.

«В своей компании я сделала так, что большая часть расходов зависит от дохода. То есть у меня переменные расходы. Это самая лучшая стратегия, по моему мнению и мнению многих финансистов. Есть выручка, есть и расходы, нет выручки – и не будет расходов. Почти все сотрудники получают у меня вознаграждение в процентном соотношении. Постоянные расходы, которые не меняются от суммы выручки, всего на 150 000 – 200 000 руб. Мои дивиденды составляют 30 % от всей выручки. Горжусь тем, что за всю историю существования компании я не более 10 раз на пару дней задерживала заработную плату сотрудникам. Это было в самом начале развития компании, на сегодняшний день я даже такой мысли не допускаю, что не хватит денег», – делится с нами Екатерина.

В этом 2023 году средняя выручка в месяц составляет 800 000 – 1 000 000 руб. 50 % этой выручки приходится на основную деятельность, это ежемесячное сопровождение компании, вторая половина – это различного рода консультации и аудит фирм.

Преимущество данного бизнеса в том, что клиенты, которые приходят на ежемесячное сопровождение, очень редко уходят, и на то бывают крайне веские причины. Средний чек на сопровождении – 10 000 рублей. А вот средний чек консультации – 80 000 рублей. Клиентами компании являются исключительно юридические лица – это ООО и ИП. На вопросы физических лиц специалисты компании не отвечают.

Планы на будущее

«Одним из важных моментов в компании, который сильно повлиял на структуру фирмы, стал тот, когда я сходила на всего один лишь небольшой мастер-класс. На нём мы разобрали, как должна выглядеть практически каждая компания, и разобрали роль каждой должности внутри компании», – рассказала предпринимательница.

В общих чертах это выглядит так:

есть отдел, который занимается поиском, наймом и адаптацией нового персонала в компании;
отдел, отвечающий за беспрерывную работу онлайн- и офлайн-офисов;
отдел контроля качества работы бухгалтеров;
производство – тот отдел, где как раз трудится вся основная масса сотрудников компании, которые оказывают услуги клиентам компании;
финансовый отдел, составляющий бюджетирование компании и считающий доходы;
отдел маркетинга;
отдел продаж;
отдел по стратегическим задачам – это тот отдел, где находится собственник.

Таким образом, разделив компанию на отделы и назначив ответственных, Екатерина высвободила своё время и практически вышла из операционки. Также у неё сейчас есть заместитель, который берет основную часть задач, связанных с отделами и сотрудниками компании, на себя. Пока, как признается девушка, не получается полностью выйти из операционки в голове, но она работает над этим. Потому что понимает, что важные и ключевые задачи, направленные на развитие фирмы, возможны лишь только в случае полного выхода из операционки. Это одна из главных целей на сегодняшний день.

«Ещё я параллельно занимаюсь другими направлениями, например, занялась инвестициями и хочу больше знать этот рынок, а также открываю академию для бухгалтеров-фрилансеров и небольших бухгалтерских фирм с целью помочь им построить бухгалтерский бизнес», – подытожила рассказ о своём бизнесе Екатерина Тишакова.