Карманный бухгалтер

Как инновационный сервис аутсорсинга бухгалтерских услуг приносит до 2 миллионов рублей в месяц

29.11.2017

Молодые компании зачастую не могут себе позволить нанять профессионального бухгалтера на постоянную работу. Причина банальна – расходы на заработную плату этого специалиста не сопоставимы с реальной пользой от его деятельности. Вот и приходится предпринимателям самим осваивать процедуру заполнения налоговых деклараций и простые бухгалтерские операции, что отнимает немало времени. Лучший вариант в таком случае – отдать ведение бухгалтерии на аутсорсинг. Бухгалтерский сервис «Фингуру» в полной мере использует современные достижения мобильных технологий, чтобы клиентам было максимально комфортно им пользоваться. Директор «Фингуру» Алексей Ермолов поделился с «Жаждой» секретами работы этого инновационного сервиса.

Начало пути: бухгалтерия XXI века

Идея данного бизнеса зародилась в 2012 году, тогда же стартовали работы по начальному изучению рынка. Деятельность по привлечению клиентов началась в 2013 году. Была поставлена задача сделать «Бухгалтерию 2.0» – следующее поколение аутсорсинга бухгалтерских услуг с использованием всех новых технологий, к которым относятся онлайн-бухгалтерия, электронная сдача отчетности, электронный документооборот и так далее. Учредителями «Фингуру» выступили две компании: расчетный центр «Практик», который дал свою бухгалтерскую экспертизу, команду и опыт автоматизации бизнеса, и СКБ «Контур», выступивший поставщиком онлайн-сервисов для бизнеса. Внешние инвестиции не привлекались.

Расчетный центр «Практик» занимается аутсорсингом бухгалтерского учета с 1999 года. Компания является партнером Microsoft по облачным решениям для бизнеса – CRM, Office 365, Dynamics NAV. C 2005 года – один из крупнейших партнеров СКБ «Контур», который разрабатывает решения для автоматизации бизнеса предприятий, решения для электронных торгов и другие программные продукты.

Алексей Ермолов: «Фингуру» – это бухгалтер в вашем смартфоне. Верный помощник, которому бизнесмен может доверить свою бухгалтерию. В названии компании встретились «Финансы» и «Гуру» – получился веселый и умный бренд. Логотип компании – кенгуру в галстуке и с кейсом».

Стартовый капитал пошел, в основном, на наем и оплату труда персонала, аренду помещения, закупку техники. Другая большая статья расходов была связана с брендингом (название, логотип, брендбук, покупка домена) и маркетингом (веб-сайт, рекламные кампании для привлечения клиентов).

Особенности бизнеса

Основной услугой «Фингуру» является ведение бухгалтерии. Это работа с первичными документами (выписки банка, касса, накладные, акты, счета-фактуры), а также подготовка и сдача отчетности в контролирующие органы (налоговая, Пенсионный фонд, другие фонды). Отчетность готовится на основании документов, которые предоставляет клиент. Для своего удобства клиент может настроить интеграцию клиент-банка с сервисом или дать ограниченный доступ к своему банку (без права платежей). Документы присылаются сканами на почту или просто фотографируются через мобильное приложение. Вся основная отчетность предварительно согласуется с клиентом и только после этого отправляется. Для уплаты налогов и сборов специалисты «Фингуру» готовят шаблоны платежей, которые можно подгрузить в клиент-банк и оплатить.

К дополнительным услугам относится регистрация ООО или ИП, расширенные консультации по налоговому планированию, разовые услуги вроде сдачи нулевой отчетности. Еще имеется витрина партнерских предложений. Сервис «Фингуру» сотрудничает с банками, разработчиками софта, сервисными компаниями, которые предлагают клиентам специальные условия на свои продукты.

Алексей Ермолов: «Сейчас компания серьезно отличается от «Фингуру» образца 2013 года и даже от того, как мы видели в то время компанию в 2017 году. Мы почему-то думали, что это будет франчайзинговая сеть по типу «1С:Бухобслуживание», когда в каждом крупном городе есть наш партнер, который физически работает с клиентами. Но оказалось, что нашим клиентам удобнее работать с нами онлайн: они находят нас в интернете, подключаются к нам через Сеть и работают. Все общение идет в мобильном приложении или личном кабинете клиента. Вот так сменилась парадигма сервиса».

Главные клиенты «Фингуру» – представители малого бизнеса, индивидуальные предприниматели. Как правило, у них в штате в среднем 5 человек, а количество хозяйственных операций – около 20 в месяц. Есть и крупные клиенты на VIP-тарифах (от 70 тыс. рублей в месяц), и начинающие бизнесмены. Всех их объединяет желание передать бухгалтерскую рутину профессионалам, а самим думать о развитии своего бизнеса.

Также есть отраслевые решения, например такси и таксопарки, торговля, ресторанный бизнес. Их список все время пополняется.

В рабочем процессе «Фингуру» не используется какое-то специальное оборудование, так как все системы являются облачными и расположены на серверах провайдеров. Например, Microsoft Office 365, «Битрикс 24», «Контур.Бухгалтерия», «1С:Бухобслуживание», Intercom – все они в «облаках». Затрат на их администрирование нет – обычная аренда необходимых мощностей.

На рабочих местах сотрудников – обычные компьютеры, как правило, с двумя мониторами, так как это дает дополнительную производительность.

Алексей Ермолов: «Мы сразу строили систему, которая направлена на обслуживание большого количества клиентов, то есть во главу угла ставились взаимозаменяемость, технологичность и масштабируемость. Этакий бухгалтерский «Макдоналдс» или конвейер – кому, что больше нравится. Вся работа с клиентами разделена на участки. Входная точка – бизнес-ассистент, который ведет клиента. Все диалоги из мобильного приложения, чата на сайте и звонки поступают к нему. После этого он либо решает вопрос самостоятельно, либо переводит его на специалиста, который отвечает за этот участок».

Первичные документы попадают на станцию распознавания. Там они из «картинок» превращаются в структурированные документы, которые уходят на обработку к бухгалтерам по первичке. Они заносят их в бухгалтерские системы, затем старшие бухгалтеры делают проверки, проводки и подготовку отчетности. Заработную плату для сотрудников клиентов считают на отдельном участке бухгалтеры по зарплате. Такая схема позволяет повысить производительность труда сотрудников, а также использовать менее квалифицированных сотрудников на простых участках. Везде, где только это возможно, включаются «роботы» – программы и бизнес-процессы, которые работают самостоятельно, выполняя рутинные операции.

По словам Алексея, пока вложения не окупаются. Произошел выход на операционную окупаемость, но привлечение и развитие все еще требуют средств. Большие затраты сопряжены с разработкой собственного программного обеспечения – мобильного приложения, личного кабинета клиента, бухгалтерских «роботов». Расходы пока только-только покрываются доходами. Выручка составляет около 2 миллионов рублей в месяц.

Алексей Ермолов: «Если бы мы не инвестировали в рост и новые технологии, то уже зарабатывали бы прибыль, но наша задача пока – набор клиентской базы, поэтому мы тратим все заработанное на новых клиентов. Средний чек по клиенту – около 6 тысяч рублей в месяц. Клиентов на тарифах – 400, еще 200 пользуются разовыми услугами».

Трудности и ошибки

По словам Алексея, в процессе становления компании не удалось избежать ошибок. Пришлось поменять бизнес-модель с франшизы на онлайн-сервис. Были проблемы с привлечением новых клиентов. Потратили много времени и средств на неэффективные средства продвижения – наружную рекламу, соцсети и еще массу форматов, которые не выстрелили. За время работы было внедрено две CRM-системы, и несколько раз менялся сайт.

Алексей Ермолов: «В 2013-м мы решили, что поймаем своих клиентов по дороге в налоговую, и забрендовали под «Фингуру» маршрутные такси и троллейбусы, которые ходили по этим маршрутам. Выход был нулевым, а контракты полугодовые. Больше наружку не размещали. Искали и ищем своих «правильных» партнеров – и по привлечению клиентов, и по технологиям. Работаем с рядом банков, разработчиками онлайн-бухгалтерий. Сегодня мы в основном сосредоточены на росте – новые клиенты все так же нужны; на экономии во время обслуживания, когда технологии заменяют человека; плюс на качестве обслуживания. Главное, погнавшись за клиентами, не потерять качество. Это основная опасность роста. Иначе будешь привлекать новых клиентов и терять при этом старых. Все равно как наполнять водой дырявое ведро. Очень важно коммуницировать с клиентом. Никто не застрахован от ошибок (хотя у нас есть страховой полис на 1 млн рублей), но если они возникли, то не нужно замалчивать проблему, а сразу ее сообщить клиенту и приступать к решению. Это самая правильная политика».

Персонал, реклама и сезонность

Сервис «Фингуру» пробовали продвигать и рекламировать разными способами. В настоящее время свою эффективность доказали следующие варианты: контекстная реклама (очень дорогая, постоянно увеличивается стоимость), SEO-продвижение (инструмент небыстрый, но работающий), партнерские привлечения (хороший канал, но нельзя ставить на одного партнера, так как поток клиентов по каждому партнеру очень разный и неравномерный) и «сарафанное радио» (самая высокая конверсия по этому каналу). Помимо вышеперечисленных способов, также в продвижении используются публикации на тематических сайтах, блог для предпринимателей, группа в Facebook. Планируется запуск Telegram-канала.

Всего в компании работает чуть более 50 человек. Основная категория – бухгалтеры и клиентские менеджеры. Есть отделы продаж и маркетинга, разработчики. Бизнес-процессы выстроены так, чтобы один человек мог обслуживать большое количество клиентов не в ущерб качеству работы. Мониторинг качества услуг проводится в форме опросов NPS (Net Promotion Score) раз в квартал и регулярного сбора обратной связи от клиентов. Имеется даже специальный показатель – «уровень счастья клиента», который сотрудники компании стараются поддерживать на высоком значении.

Алексей Ермолов: «Часть бухгалтеров работают на «удаленке» – они подключаются из дома к нашей системе и работают так же, как и штатные бухгалтеры. Так можно получить грамотных сотрудников из других регионов».

Работает «Фингуру» по московскому времени с 09:00 до 18:00. Клиенты пишут в чат в приложении круглосуточно. Многие бухгалтеры так же и отвечают со своих смартфонов 24х7, хотя по договору обязаны отвечать только в рабочее время. За месяц сервис получает порядка 2 тысяч новых обращений клиентов – какие-то решаются очень быстро, другие могут требовать длительной подготовки и решения вопросов с налоговой службой или Пенсионным фондом. Сезонность присутствует в аутсорсинге бухгалтерии, так как раз в квартал нужно сдавать отчетность, плюс еще есть годовая отчетность. На эти месяцы приходится пик активности, а сразу за ними следует спад. Май и август – «мертвые» месяцы. Многие бухгалтеры стараются брать отпуска именно в это время.

О конкуренции и планах на будущее

Алексей Ермолов: «Рынок подобных услуг, безусловно, конкурентный. Есть и новые игроки, вроде нас, но в основном конкуренция за клиента идет со штатным или приходящим бухгалтером («марьванны» в нашей терминологии). Однако аутсорсинг медленно, но верно отвоевывает рыночную долю у «внутренних» бухгалтеров. Наша задача – сделать так, чтобы бухгалтер в смартфоне был так же удобен, как бухгалтер за соседним столом предпринимателя. Как только мы этого достигнем – битва за клиента будет выиграна, так как по стоимости мы уже более выгодны. Теперь идет ломка стереотипов и «образование» предпринимателей.

В ближайших планах довести клиентскую базу до 1000 компаний на регулярных тарифах. В более долгосрочной перспективе мы стремимся к 10 тысячам клиентов. Это очень амбициозная цифра, но за нее стоит бороться.

Бизнес подобного рода будет выгодным в том случае, если компания сможет построить такие бизнес-процессы, которые позволят масштабировать клиентскую базу без линейного роста персонала».