Ведение и бухгалтерский учет трудовых книжек является очень ответственной задачей уполномоченного лица. Этот документ подтверждает стаж работы, который необходим при смене должности, а в будущем на основе данных этого документа рассчитывается пенсия. В этой статье мы расскажем о нормах и правилах учета трудовых книжек и других документов строгой отчетности.
Нормы учета трудовых документов и бланков строгой отчетности (БСО) регулируются ПП РФ от 25.03. 2013 № 225. Бланки строгой отчетности – это заявления, вкладыши в трудовую книжку и другие документы, необходимые для оформления и увольнения работника.
Трудовую книжку вместе с заполненными бланками и вложениями новоиспеченный сотрудник обязан оставить на хранение своему работодателю.
Получить ее обратно работник может только при увольнении. Руководитель несет ответственность за сохранность трудовой книжки и остальных оригинальных документов нанятого им работника.
Регистрация и учет вкладышей трудовой книжки в бухгалтерии производится работодателем либо кадровиком. При оформлении документов в процессе найма штатной единицы необходимо зарегистрировать его трудовую книжку в локальном журнале учета.
Выдача трудовой книжки ее владельцу может осуществляться только на основании его расписки, которая составляется в произвольной форме. Она должна содержать реквизиты предприятия-работодателя, актуальную дату, причину выдачи документа, подпись владельца трудовой книжки и печать предприятия.
Выдача трудовых документов производится с занесением соответствующей записи в журнал учета БСО. Она должна иметь порядковый номер, быть завизированной подписью работодателя и печатью отдела управления персоналом. Если данного отдела в организации нет, тогда в книге должна стоять печать нанимателя.
Учет трудовых книжек и вложений обязательно должен осуществляться по определенным законодательным нормам. Они прописаны в ПП РФ от 25.03. 2013 № 225. В том случае, если у нового сотрудника отсутствует трудовой документ, предприятие должно самостоятельно оформить его и сделать в нем первую запись о принятии сотрудника на работу.
В журнал учета БСО вносятся все операции, связанные с движением документов в компании. В нем также необходимо указывать серию и номер бланка.
Трудовые документы, вкладыши и копии хранятся в бухгалтерии в отдельной папке документов строгой отчетности и могут быть выданы исключительно уполномоченным лицам на основании приходно-расходных накладных.
Ежемесячно ответственному сотруднику необходимо составлять отчет о наличии бланков строгой отчетности в соответствии с журналом регистрации отчетных документов. Если подотчетные документы или вкладыши были испорчены, то необходимо составить акт об их списании. Также ежемесячно должна проводиться инвентаризация бланков, которые не были использованы в течение месяца.
Подотчетный документ имеет свою номинальную стоимость, которая указывается при оприходовании бланков. За сохранность каждого документа отвечает уполномоченный сотрудник.
Получая бланки строгой отчетности, уполномоченный сотрудник обязан оприходовать их, прописать стоимость за 1 бланк и поставить личную подпись. В наличии у работодателя всегда должно быть нужное количество требуемых бланков.