Инвентаризация денежных средств и кассы

Основы

Порядок проведения инвентаризации наличных средств, находящихся в кассе компании, регламентирован законодательством России в соответствии с Приказом Минфина № 49. Сроки ревизии определяются руководителем компании (исключение составляет обязательная инвентаризация, сроки которой устанавливаются на законодательном уровне). Это предусматривает Закон №402-ФЗ ст. 11.

Ревизия средств в кассе проводится по таким причинам:

• Имущество компании передается в аренду, выкупается или реализовывается.
• Идет подготовка финансовой отчетности за год.
• Увольняется кассир, и на его должность ставится другое лицо.
• Обнаружено злоупотребление должностными обязанностями, выявлен факт хищения средств компании или порча ценного имущества.
• Экстремальные обстоятельства.
• С целью усиления финансового контроля внутри компании.
• Если в бухгалтерском учете обнаружена ошибка.
• Следственные, контрольные или ревизующие лица требуют ревизии средств в кассе.

Процедура

Инвентаризация наличных в кассе – важное мероприятие, осуществляемое в несколько этапов:

• Подготовка.
• Пересчет наличных, сверка их количества, зафиксированного в учетных финансовых документах.
• Заполнение акта о проведенной инвентаризации.
• Итоговый анализ полученных результатов.

Главным подтверждением запуска ревизии кассы выступает приказ руководителя компании. Образец документа можно посмотреть здесь. Он определяет дату начала проверки, сроки ее проведения, кроме того, утверждается проверочная комиссия (не менее трех человек, из числа которых выбирается председатель). В процессе проверки все ее члены должны присутствовать лично. Отсутствие даже одного лица комиссии является причиной для признания итогов проверки недействительными.

В начале процедуры кассир в письменном виде прописывает, что кассовая документация собрана и передана комиссии. Также кассир должен предварительно отразить приход и расход средств по соответствующим статьям и письменно подтвердить проведение всех операций.

Деньги, бумаги компании и прочие документы, хранящиеся в кассовом сейфе, пересчитываются полистно. Перечень указывается в инвентаризационной описи (сумма, количество и достоинство каждого денежного знака). Данные сопоставляются с результатами учетных регистров.

Цели

Комиссия, занимающаяся ревизией, в ходе проверки удостоверяет следующие действия:

• Кассир работает в порядке кассовой дисциплины.
• Есть официальный документ о материальной ответственности лица.
• Соблюдены условия для сохранности (есть сейф, система сигнализации).
• Правила приема и выдачи денег соблюдены.
• Списание денежных средств отражено в документах.
• Сведения о проведенных операциях с финансовыми организациями достоверны.

Особенно тщательно проверяется кассовая книга, обязательными условиями для которой является шнуровка, нумерация страниц. Записи в книге проводятся своевременно и имеют документальное отражение, помарок (исправлений) нет.

Оформление

Результаты ревизии отражаются в сличительной ведомости. Обобщенные итоговые данные заносятся в инвентаризационный акт (форма № ИНВ-15). Документ содержит такую информацию:

• Наименование компании, где проводилась инвентаризация.
• Порядковый номер документа, дата составления.
• Приказ, на основании которого велась ревизия (номер и дата вступления в силу).
• Подпись кассира и членов комиссии.

В графы акта вносится прописью объем средств, количество ценных бумаг по факту. Обязательно прописывается результат инвентаризации (недостача, излишек). В акт вносятся номера ордеров, проходивших по кассе перед ревизией. Оригинал акта передается в бухгалтерию компании, а копия выдается на руки кассиру.

Если выявлены нарушения, в специальной графе кассир письменно объясняет причины их возникновения. Данные ревизии доносятся до руководства, в полномочиях которого назначить последующие мероприятия по результатам инвентаризации.

Заключение

Систематическая инвентаризация средств в кассе помогает определить соответствие между бухгалтерскими данными и фактическим наличием денежных активов компании. Качественная ревизия предотвращает случаи хищения денежных средств, выявляет неправильное ведение финансовых бумаг и в целом улучшает финансовую стабильность компании.