С целью проверить остаток наличных средств компании для ревизии данных бухгалтерского учета проводится инвентаризация кассы. Материальную ответственность за наличие и сохранность средств предприятия несет кассир. На момент проведения ревизии он должен привести в порядок документацию и передать ее проверочной комиссии. В нашем материале мы расскажем о правилах, по которым проводится инвентаризация денежных средств компании.
Порядок проведения инвентаризации наличных средств, находящихся в кассе компании, регламентирован законодательством России в соответствии с Приказом Минфина № 49. Сроки ревизии определяются руководителем компании (исключение составляет обязательная инвентаризация, сроки которой устанавливаются на законодательном уровне). Это предусматривает Закон №402-ФЗ ст. 11.
Ревизия средств в кассе проводится по таким причинам:
Инвентаризация наличных в кассе – важное мероприятие, осуществляемое в несколько этапов:
Главным подтверждением запуска ревизии кассы выступает приказ руководителя компании. Образец документа можно посмотреть здесь. Он определяет дату начала проверки, сроки ее проведения, кроме того, утверждается проверочная комиссия (не менее трех человек, из числа которых выбирается председатель). В процессе проверки все ее члены должны присутствовать лично. Отсутствие даже одного лица комиссии является причиной для признания итогов проверки недействительными.
В начале процедуры кассир в письменном виде прописывает, что кассовая документация собрана и передана комиссии. Также кассир должен предварительно отразить приход и расход средств по соответствующим статьям и письменно подтвердить проведение всех операций.
Деньги, бумаги компании и прочие документы, хранящиеся в кассовом сейфе, пересчитываются полистно. Перечень указывается в инвентаризационной описи (сумма, количество и достоинство каждого денежного знака). Данные сопоставляются с результатами учетных регистров.
Комиссия, занимающаяся ревизией, в ходе проверки удостоверяет следующие действия:
Особенно тщательно проверяется кассовая книга, обязательными условиями для которой является шнуровка, нумерация страниц. Записи в книге проводятся своевременно и имеют документальное отражение, помарок (исправлений) нет.
Результаты ревизии отражаются в сличительной ведомости. Обобщенные итоговые данные заносятся в инвентаризационный акт (форма № ИНВ-15). Документ содержит такую информацию:
В графы акта вносится прописью объем средств, количество ценных бумаг по факту. Обязательно прописывается результат инвентаризации (недостача, излишек). В акт вносятся номера ордеров, проходивших по кассе перед ревизией. Оригинал акта передается в бухгалтерию компании, а копия выдается на руки кассиру.
Если выявлены нарушения, в специальной графе кассир письменно объясняет причины их возникновения. Данные ревизии доносятся до руководства, в полномочиях которого назначить последующие мероприятия по результатам инвентаризации.
Систематическая инвентаризация средств в кассе помогает определить соответствие между бухгалтерскими данными и фактическим наличием денежных активов компании. Качественная ревизия предотвращает случаи хищения денежных средств, выявляет неправильное ведение финансовых бумаг и в целом улучшает финансовую стабильность компании.