Инвентаризация задолженности

Согласно ей, активы и обязательства, частью которых является накопившаяся задолженность, подлежат обязательной инвентаризации.

Полная инвентаризация необходима в случаях, если:

• Компания реорганизуется или прекращает существование.
• Меняется материально ответственное лицо в должности главного бухгалтера.
• Возникают непредвиденные обстоятельства, распродажа имущества в результате хищения.
• Происходит авария или стихийное бедствие, другие форс-мажорные обстоятельства.

Процедура сверки

Во всех остальных ситуациях инвентаризация происходит планово, начинается не раньше 1 декабря, чтобы учесть не погашенные до 1 ноября суммы задолженностей. Отчетной датой считается последний рабочий день в году.

Инвентаризация кредиторской задолженности, как правило, включает проверку по заранее заполненным графам в отчетной ведомости. Это счета 58, 60, 62, 66 и 76, включающие:

1. Расчеты с персоналом по оплате труда и использованию ими личного имущества. Это невыплаченная начисленная заработная плата, суммы по отпускным и больничным, поощрения. Среди используемого имущества может быть личный автомобиль работника и другие средства, которые он предоставил для целей компании.
2. Для кредиторов – суммы НДС и зарплаты.
3. Расчеты с акционерами и учредителями, покупателями и заказчиками.
4. Задолженности по осуществленным поставкам товаров и услуг.
5. Авансы и предоплаты. Производится учет сумм, авансированных подотчетными лицами вместе с целесообразностью перерасходов.
6. Расчеты по долгосрочным и краткосрочным кредитам и займам.
7. Страховые взносы и налоги.

Инвентаризация дебиторской задолженности осуществляется параллельно по этим же счетам. Проведение такой проверки состоит из учета сумм авансов и предоплат по взносам и заработной плате, задолженностей потребителей за товары или услуги, переплат денежных средств работникам, дивидендов и процентов по акциям.

Если не нужна углубленная проверка, ее можно проводить по выборочным счетам на усмотрение руководства фирмы и проверяющей организации.

Если кредиторы вовремя предоставляют сведения дебиторам, инвентаризация проходит успешно и приносит выгоду предприятию. Обычно сверка с контрагентами проходит достаточно быстро. Проверять налоги в соответствующих службах лучше начинать заранее, так как этот процесс может занять 10-15 дней, если суммы не сходятся (даже несмотря на возможность сделать сверку в электронном виде).

Инвентаризация является прямой обязанностью материально заинтересованных лиц – руководителя и главного бухгалтера. Опись и справка из бухгалтерии подписываются ими.

Составляется и акт инвентаризации. В этом документе суммы задолженностей подтверждены документально. Все финансовые средства, находящиеся на счетах, должны быть обоснованы. Инвентаризационный акт составляет часть пакета документов годовой отчетности.

Запланированная ежегодная проверка, выявляющая старые невыплаченные долги, поможет отразить в бухгалтерских документах все сомнительные суммы, подлежащие списанию.

Штраф за непроведение инвентаризации законом не предусмотрен. Однако недостоверная информация в бухгалтерском отчете может привести к серьезным денежным взысканиям со стороны налоговиков. По этой причине организации обычно заинтересованы в добровольном проведении ежегодной инвентаризации дебиторской и кредиторской задолженности.