Чтобы понять, как избежать штрафа по СЗВ-М, необходимо разобраться в вопросе более подробно. Чтобы снизить или оспорить штраф по СЗВ-М, нужно быть уверенным в своем знании нюансов, связанных с оформлением и подачей данной отчетности. Итак, что такое СЗВ-М?
ПФ РФ выпустил постановление, в соответствии с которым каждый работодатель, у которого за конкретный отчетный период имелись договоры с наемными сотрудниками, должен представлять отчетность об этих застрахованных лицах, выполненную по установленной законодательством форме. Это и есть форма СЗВ-М. Она включает все необходимые сведения о сотрудниках, которые застрахованы, и сдается ежемесячно (о чем свидетельствует заглавная буква «М» в конце аббревиатуры). Данное постановление действует с апреля прошлого года. В эту форму отчетности попадают данные о каждом застрахованном лице, даже если сотрудник проработал в компании всего 2 дня.
Заполняется отчетность бухгалтером или иным уполномоченным лицом. Решает этот вопрос руководитель компании. В качестве ответственного лица по заполнению документации может выступить специалист аутсорсинговой компании, который в данный момент несет ответственность за отчетность и бухгалтерию. Сдача отчетности о каждом застрахованном лице регламентирована п. 2.2 ст. 11 № 27-ФЗ.
Чтобы избежать штрафов, необходимо внимательно отнестись не только к содержанию отчетности, но и к срокам ее сдачи, которые регламентированы вышеуказанной статьей. Необходимо подавать отчетность до 15 числа каждого месяца, который следует за месяцем, фигурирующим в отчетности. Итак, если необходимо отчитаться за март, сдать документацию необходимо до 15 апреля. Исключение составляют случаи, когда последний день срока (15 число) попадает на выходной или праздничный день – в данном случае срок отодвигается еще на 1 или 2 числа (до следующего рабочего дня).
В связи с тем, что существует множество правил по оформлению отчетности, есть множество придирок в отношении данной документации. Существовали прецеденты, когда ПФ РФ выставлял миллионные штрафы владельцам организаций за неточности и ошибки в отношении сдачи СЗВ-М. Чтобы определить, является ли такое поведение объективным, необходимо изучить ситуации, в которых штраф может быть выставлен обоснованно. Стоит отметить, что выставление штрафа также регламентировано ст. 17 № 27-ФЗ.
Существует две ситуации, когда штраф можно будет считать обоснованным: в том случае, если отчет сдали не вовремя или в той ситуации, когда его неверно оформили (не всех сотрудников включили в список). В первом случае берется во внимание просрочка сдачи документа даже на один день. Сотрудники ПФР будут насчитывать штраф следующим образом: число всех сотрудников умножается на сумму, указанную в законе (500 рублей). Если в списке было 100 сотрудников и сдачу отчетности просрочили, штраф составит 50 000 рублей. Во втором случае, если о каких-то сотрудниках забыли указать в отчете, количество этих сотрудников также умножается на 500. Итоговая сумма оплачивается владельцем организации в качестве штрафа.
Процедура обнаружения ошибки, как и ситуации, когда подается возражение в отношении начисления штрафа, не так проста, как кажется. Главное значение имеют сроки, в которые можно подать обжалование и запросить отмену или уменьшение штрафа.
Общий срок проверки, который отводится на осмотр отчетности, запрос пояснений и ответы со стороны организации, составляет три месяца. Если вы решили оспорить выставленный штраф, необходимо внимательно изучить причину наложенных санкций. Ее можно найти в акте, который предоставили ревизоры. Бывают случаи, что обоснования штрафа просто отсутствуют. Не все компании обращают на это внимание, поскольку в некоторых случаях проще оплатить штраф. Всегда обращайте внимание на наличие пояснений, и если они не обнаружены – сообщайте об этом в письменном возражении.
Если говорить о субъективной оценке ПФР вашей отчетности, то риск, как правило, возрастает в том случае, если вы отправляете документацию в электронном виде. Во-первых, это говорит о том, что ваша компания современная, а специалисты, которые оформляют отчетность, следят за тенденциями и стараются организовать работу эффективно. В таких компаниях, как правило, больше прибыли и меньше желания оспаривать небольшие штрафы. Будьте внимательны! Если штраф небольшой, на него не всегда обращают пристальное внимание владельцы компаний и бухгалтеры. На это может быть расчет. Кроме того, если речь идет об электронной документации цена вопроса возрастает до 12 500 рублей. А эта сумма более внушительна.
Если вас обвиняют в несвоевременной отправке электронного отчета, значит, необходимо действовать по следующему алгоритму:
Если файлы были отправлены корректно, значит, проблема находится на стороне ПФР (не смогли принять файлы, произошел сбой). Именно это необходимо написать в вашем возражении, приложив xml-файлы. Если ваше возражение не будет принято, имеет смысл обратиться в суд, который, как правило, находится на стороне страхователя (если речь идет о необоснованном предъявлении штрафа). А чтобы не возникало подобных прецедентов, желательно отправить отчетность заранее. В этом случае у вас будет время на исправление ошибок.