Во многих организациях для обеспечения их нормальной работы требуется направлять сотрудников в другие населенные пункты для решения служебных вопросов. Таковыми могут быть переговоры с партнерами или потребителями продукции, оказание услуг по обслуживанию приобретенной техники, курьерская деятельность и т.д. О том, как оформить разъездной характер работы сотрудников, речь пойдет в этом обзоре.
В Трудовом кодексе предусмотрены два вида работы, связанных с поездками работников, это:
Норм, которые регулируют разъездной способ организации работы, в действующем российском праве немного. В частности, это ст. 57 и 168.1 ТК РФ. Однако ни первая, ни вторая статья не дает точного определения данной деятельности и не описывает, как она должна быть организована.
Ситуация еще более усложняется, если за решением вопроса обращаться к отраслевым или более старым, еще действующим советским правовым актам, потому что они трактуют разъездную работу только применительно к своим особенностям.
Кроме того, трудовое законодательство не имеет ограничений по должностям и специальностям, к которым можно применять критерии отличий разъездной работы. Поэтому, основываясь на общих положениях действующих норм права, можно утверждать, что наиболее правильным подходом будет выяснение критериев отличий разъездной работы от командировок. Сравнить их можно в следующей таблице:
| Критерии | Поездки носят систематический (регулярный) характер | Поездки носят эпизодический характер |
| Нормы Трудового кодекса РФ | Ст. 57, ст. 168.1 ТК РФ | Ст. 166-168 ТК РФ |
| Характер деятельности | Выполнение трудовых обязанностей в полном объеме, предусмотренном договором | Выполнение конкретных поручений нанимателя |
| Способы оплаты | Согласно трудовому договору | Средний заработок |
| Документирование и оформление | Может устанавливаться нанимателем по своему усмотрению | Требует обязательного издания локального акта (приказа) |
| Статьи возмещения затрат |
|
|
| Способы возмещения затрат |
|
|
Таким образом, для компаний, использующих в своей практике разъездную работу, лучшим решением для руководителя будет установление правил такой деятельности в локальных нормативных актах (приказ о разъездном характере работы) или трудовых договорах работников. В этом случае наниматель сможет компенсировать затраты сотрудников в соответствии с нормами действующего законодательства, выбирая наиболее оптимальный с экономической точки зрения вариант.
Обязанность нанимателей возмещать сотрудникам расходы на разъездную работу следует из ст. 168.1 ТК РФ. Однако имеется и иной способ возмещения, при котором работодатель выплачивает сотруднику определенную надбавку к окладу, устанавливаемую внутренними приказами. Такой способ, кроме прочего, существенно упрощает документооборот.
Возмещение затрат сотруднику на основании представленных им документов предполагает, что работник по возвращении из поездки обязан предоставить:
Данный способ учета расходов при разъездной работе наиболее часто используется при длительных служебных поездках.
Отметим, что документально подтвержденные затраты не подлежат налогообложению по НДФЛ и страховым взносам (письма МФ РФ № 03-04-06/1626 и МТ РФ № 17-4/В-462).
Наниматель имеет право самостоятельно устанавливать перечень документов, представляемых работником для отчетности, и порядок согласования таких поездок с руководством.
В том случае, когда сотрудник компании исполняет служебные обязанности в разъездном режиме в пределах одной местности, чаще всего в компаниях принимается решение об установлении надбавок. Это обусловлено непродолжительным характером поездок, незначительной величиной расходов на транспорт и возможностью относительно точно прогнозировать такие расходы.
Величина предоставляемой надбавки законодательством не оговаривается, поэтому наниматели могут ее устанавливать по своему усмотрению, в соответствии с условиями экономической целесообразности. На практике применяется подход, при котором работникам возмещаются не только обязательно установленные законом расходы, но и прочие, которые он имел за период нахождения в служебной командировке.
Компенсацию допускается осуществлять и комбинированным способом, при котором используется как компенсация по документам, так и выплата надбавки.
Чтобы правильно оформить документы, касающиеся разъездной работы сотрудников, мы предлагаем следовать данной пошаговой инструкции:
Утвердить ЛНА можно путем издания отдельного приказа по организации или внесения соответствующего раздела в Правила ее внутреннего распорядка (ПВТР).
Важно! Сотрудники, которые будут вести работу в разъездном режиме, должны быть ознакомлены с приказом под подпись (ст. 68 ТК РФ).
При закреплении данного вида работы в трудовом договоре с сотрудником оптимальным способом является заключение дополнительного соглашения.
Приказ о таком режиме трудовой деятельности должен как можно более точно излагать ее характер. Целесообразность нормативного документа объясняется необходимостью ознакомления других должностных лиц организации о возможных статусах работников, привлекаемых к данным работам.