Каждый предприниматель понимает, насколько значим успешный результат деловых переговоров. Но не каждый осознает, какое влияние имеют такие несерьезные на первый взгляд детали, как правильный выбор места для деловых встреч. Целью деловой встречи является успешное решение определенной задачи, поэтому обстановка должна быть максимально комфортной, не создающей дополнительного напряжения. В этой статье мы разберем основные моменты, необходимые для того, чтобы была подобрана оптимальная зона для делового общения.
Время на сборы
Несомненно, о встрече договариваемся заблаговременно. Если партнер находится в том же регионе, то согласовать встречу нужно за 2-3 дня до предполагаемой даты. Договариваться можно посредством электронной почты или по телефону.
Если планируется встреча с зарубежными партнерами, нужно тщательно продумать ряд важных моментов:
- Где и как их встречать.
- Нужна ли приветственная речь, и, если нужна, что должно быть сказано.
- Каков будет состав принимающей делегации.
- Будут ли присутствовать представители СМИ.
- В какой гостинице забронировать номера для партнеров.
- Как будет проходить официальная часть встречи, будет ли неофициальная часть.
- Как пройдут проводы.
Все организационные вопросы с представителями партнеров должны быть улажены минимум за неделю до встречи. А серьезные переговоры, предполагаемым результатом которых является заключение многомиллионных контрактов, планируются за несколько месяцев. В их организации участвуют профессионалы.
Все организационные вопросы с представителями партнеров должны быть улажены минимум за неделю до встречи.
Где встречаться
Большинство предпринимателей предпочитают вести переговоры на своей территории: как правило, это офис или другое принадлежащее организатору помещение. Но отметим, что из уважения к партнеру имеет смысл организовать встречу на нейтральной территории или вообще удаленно. Современные технологии позволяют.
Рассмотрим этот вопрос более подробно.
- Встреча на своей территории. Плюсы – комфорт и удобное размещение группы участников в «переговорной», возможность влиять на процесс посредством перерывов, появляется возможность организовать культурную программу. Как говорится, «хозяин – барин». Ко всему прочему, вы не тратите время и силы на дорогу, оценку помещения. Под рукой в случае необходимости интернет, факс, секретарь и прочее. Но не забывайте, что в данной ситуации ваш офис – это ваше «лицо», поэтому уделите внимание чистоте и порядку, освещению и температуре воздуха в переговорной. Если офис недостаточно хорош для встречи партнеров, стоит предпочесть стороннюю территорию.
- Встреча на территории партнера. Переговоры на территории встречной стороны подтверждают серьезность ваших намерений и подчеркивают ваше уважение к партнеру, к тому же вам предоставляется возможность получить дополнительную информацию как о самом партнере, так и о его фирме.
- Нейтральная территория. Территория потому и называется нейтральной, что практически не дает преимуществ ни одной из сторон, особо популярна при решении спорных вопросов и конфликтных ситуаций, но это обязательно должны быть правильно подобранные помещения. Как правило, это деловые клубы, загородные места отдыха с конференц-залом. Еще одна распространенная практика, пришедшая из-за рубежа, – переговоры в ресторане.
- Дистанционно. Научно-технический прогресс предоставил нам множество способов для дистанционного общения, к тому же с передачей картинки и звука в реальном времени. В данной ситуации самое главное – это правильно подобранные время и дата проведения переговоров, необходимо учесть часовые пояса, свободное время встречной стороны, часы максимальной работоспособности партнера.
Если офис недостаточно хорош для встречи партнеров, стоит предпочесть стороннюю территорию.
Порядок действий на примере
Итак, если принято решение провести встречу на нейтральной территории, необходимо правильно подобрать место встречи. Если это ресторан, следует предварительно его посетить, чтобы ознакомиться с меню, оценить окружающую обстановку, объяснить свои требования администратору.
Обращаем внимание на следующее:
- Обслуживание и еда должны быть безупречны.
- Отсутствие шумной музыки и лишней публики (предпочтение отдается дорогим ресторанам не только ради статуса, здесь спокойнее).
- Неприемлемы специфические виды кухни (экзотическая, национальные), отдайте предпочтение классике.
- За столом должно быть достаточно свободного места и для посуды, и для деловых бумаг.
- Считается, что неприметный стол у стены уместнее стола, мимо которого ежеминутно мелькают официанты и посетители.
Если с партнером вы уже знакомы, можно назначить встречу лично по телефону. Если же партнер потенциальный, следует начать с отправки письма с вежливым приглашением и указанием предмета обсуждения.
Время встречи
Время встречи, несомненно, связано с ее целью, это может быть:
- Деловой завтрак. Как правило, проводится в 7-9 утра и длится не более часа, дает возможность объединить приятное с полезным, не тратя лишнего времени.
- Деловой обед, занимает около полутора часов, проводится в дневное время. Совместный обед сигнал о положительном настрое партнера.
- Деловой ужин назначается не ранее 19:00, с учетом времени на дорогу и возможного желания переодеться после рабочего дня. Длится от двух часов, но по правилам этикета заканчивается не позднее 22:00.
Неважно, где и как проходит встреча, всегда будьте вежливы и соблюдайте правила этикета!
Итоги
Деловые переговоры можно отнести к категории служебных обязанностей, поэтому важно подойти к встрече с максимальной ответственностью и знать основы проведения таких встреч. Избегайте излишней пышности, отнеситесь к ним рационально. Именно полуофициальная обстановка дает важную информацию о сторонах и может повлиять на последующее принятие решений о заключаемой сделке.