Отчет кассира-операциониста по форме КМ-4

Понятие и порядок ведения

В момент оформления ККМ в базе ИФНС для конкретной компании заводится регистр КМ-4, который отмечается в налоговой. Его можно приобрести в любом типографском издательстве. Журнал имеет форму КМ-4. Перед оформлением его необходимо прошить, каждой странице присвоить порядковый номер, заверить подписью руководителя и печатью организации.

При полном заполнении его граф предусмотрено продление журнала. К заполненному журналу прикрепляется новый экземпляр. Документы отправляются в налоговую. В инстанции регистрируют замену журнала, а процесс отражается в личной карточке организации, заведенной в ФНС.

На данный момент организации применяют ККМ одновременно с ЭКЛЗ (срок ее действия – 12 месяцев). При замене ЭКЛЗ смена журнала не производится – в его графе делается пометка о смене. Также в журнале отмечаются регулярные проверки и обслуживание аппарата. Вносить записи разрешается не только единственному кассиру – страницы документа заполняет несколько сотрудников, работающих в свою смену на предприятии.

Точность внесенных данных в журнал проверяет бухгалтер (администратор) компании. При приеме дневной выручки от кассиров уполномоченное лицо обязано поставить в журнале свою подпись. Он же выписывает бланк приходного кассового ордера и передает его кассиру.

Оформление документа

Каждая строка журнала должна быть заполнена. Для каждого Z-отчета отводится единственная строка. В одну запись не разрешено суммировать несколько отчетов.

Рассмотрим поэтапно, как заполняется журнал по форме КМ-4:

• Титульный лист. Указывается название компании, код согласно ОКПО, данные (месторасположение, контакты). Прописывается наименование ККМ, заводской номер выпустившей его компании и регистрационный номер. Фиксируются даты заведения (окончания) журнала, должность и фамилия лиц, ответственных за его ведение.
• Блок 1. Дата снятия отчета с кассы.
• Блок 2. Номер отдела, по которому зафиксирована сумма средств. Блок остается пустым, если используется одна ККМ и отделы в аппарате не заведены.
• Блок 3. Данные кассира-операциониста.
• Блок 4. Номер Z-отчета.
• Блок 5. Ставится прочерк (функция обнуления отсутствует). Разрешается вписать информацию из блока 4.
• Блок 6. Данные прописываются в начале дня и обозначают сумму операций, проведенных на аппарате с момента его запуска. Цифра переносится из 9 блока вчерашнего отчета.
• Блок 7-8. Подписи кассира, администратора, ответственного за заверенный отчет на начало рабочего дня.
• Блок 9. В блок вносится нарастающая сумма в конце дня (указывается в Z-отчете).
• Блок 10. Отражение общей суммы средств, вырученных за рабочий день. Дублируется в Z-отчете.
• Блок 11. Общая сумма средств, прошедших по кассе в качестве наличных (за исключением операций по картам и возвратов).
• Блок 12-13. Сумма операций по безналу. Если таковых нет, ставится прочерк. В случае невозможности определения количества данных операций за день блок оставляют пустым.
• Блок 14. Итоговая сумма по операциям за день (наличным и безналичным). Не указываются ошибочные квитанции и возвраты.
• Блок 15. Сумма возвратов по кассе, количество неправильных операций по чекам.
• Блок 16-18. Подписи ответственных лиц.

Посмотреть образец заполнения журнала и скачать форму можно здесь.

Важные особенности

В процессе ведения журнала кассиру-операционисту необходимо знать некоторые нюансы заполнения, которые помогут ему в работе.

При допущении ошибки (опечатки) в блоках журнала разрешается зачеркнуть запись одной сплошной чертой и заверить данную операцию подписью должностного лица. С новой строки можно вносить новую верную запись.

Многократно проведенные Z-отчеты отражаются в отдельных строчках журнала. Однако в блоке 1 прописывается одна дата. Восстановление Z-отчета при его утрате возможно с помощью памяти ККМ или по данным ЭКЛЗ. Для получения данных приглашается работник, обслуживающий этот ККМ, который снимает фискальный отчет.

Если ни одна операция в течение рабочего дня не прошла по кассе, вносить какие-либо записи в журнал и снимать Z-отчет не нужно.