График отпусков обычно утверждается зимой, не позднее чем за две недели до наступления нового года. Его подписывает начальник отдела кадров, поскольку именно этот отдел занимается планированием отпусков сотрудников предприятия. Но не все работодатели знают, требуется ли ознакомление работников с графиком отпусков или можно обойтись без этой процедуры. Этот вопрос мы и рассмотрим в этой статье.
Когда кадровой службой график составлен и в нем учтены пожелания сотрудников, наступает обязательный этап ознакомления работников с документом. Процедура эта не формальная, и без нее просто не обойтись. Об этом говорится в ст. 22 ТК РФ. Каждый работодатель обязан знакомить своих сотрудников со всеми локальными актами организации. Причем только с теми, которые связаны с осуществлением трудовой деятельности работниками предприятия. В какой форме нужно знакомить своих сотрудников с такими документами – это законодательством не прописано. Организация вправе сама выбирать форму для этого.
Для удобства можно составить так называемый лист ознакомления с графиком отпусков или специальный журнал. Это наиболее популярные формы ознакомления. Лист разработать отдел кадров может свой, главное, прописать в нем такую информацию:
Оформляется такой лист как таблица. Отдел кадров указывает личные данные сотрудников, их должности и отделы работы, а сотрудник должен поставить только свою подпись и указать дату. Определенного срока хранения у такого листа нет, поэтому его рекомендуется сохранять примерно такое же время, как и другие локальные документы компании. Сам график отпусков должен храниться один год, до составления нового. Образец таблицы можно скачать здесь.
Если сотрудник не согласен со временем своего отпуска и не желает подписывать документ, тогда подпись в специальном приложении ставит ответственное лицо. Работодатель может прислушиваться к пожеланиям работников, но делать этого не обязан. Поэтому если человек отказывается подписывать лист ознакомления, то это никак не влияет на график отпусков.
Когда компания не имеет возможности лично уведомить сотрудника об отпуске, то она обязана отправить ему письменное уведомление, причем не позже чем за 14 дней до начала самого отпуска. Что касается журнала отпусков, то в отличие от таблицы, он ведется несколько лет подряд. Он удобен тем, что сотрудники отдела кадров могут смотреть, как раньше отдыхали работники, и учитывать это при составлении следующих графиков.
Уведомление также возможно отправить человеку по электронной почте или использовать традиционные способы передачи информации. Но все равно, придется давать работнику документ под подпись. Вместо листа ознакомления можно использовать приказ об отпуске. В нем человек ставит свою подпись не позднее чем за 2 недели до отпуска. В этом же приказе должна стоять подпись руководителя организации. Такая форма ознакомления тоже допустима, и ее многие используют.
Есть некоторые категории работников, которые вправе сами выбирать время своего отпуска. К ним относятся:
Работодатель имеет право сам устанавливать отпуска всем своим сотрудникам, независимо от их пожеланий. Но, тем не менее, заранее ознакомить каждого своего работника с таким графиком он обязан, иначе произойдет нарушение прав.