Порядок передачи дел при смене главного бухгалтера
Каждый руководитель должен знать, что увольнение главного бухгалтера отличается от увольнения других сотрудников организации. Дело в том, что бухгалтер взаимодействует с государственными контролирующими органами и банковскими организациями, в его ведении находится большой документооборот. Поэтому, когда главбух уходит, он обязан передать свои дела новому специалисту, а если такового еще не приняли – то директору фирмы или другому ответственному лицу. В этой статье мы подробно разберем порядок передачи дел при смене главного бухгалтера и нюансы этой процедуры.
Описание процедуры
Действующих нормативных актов, которые бы описывали процесс передачи дел старого бухгалтера новому, просто не существует. Поэтому компания может сама разработать инструкцию для этого и закрепить ее в своих внутренних документах. Но на практике многими предприятиями выработана удобная последовательность, которую мы сейчас и приведем.
Пошаговая инструкция
- Создание приказа руководителем фирмы. Этот приказ определяет порядок передачи дел от старого главбуха другому лицу. В данном документе нужно указать причину смены главного бухгалтера и точные сроки, когда должна быть проведена процедура сдачи и приема. Когда специалист увольняется сам, то у работодателя имеется двухнедельный срок на расторжение трудового договора с ним. Если же инициатива увольнения исходит от организации, то есть три месяца на операцию по передаче дел. Кроме сроков и причин, в приказе следует дать информацию о лице, которое ответственно за сдачу документов, и других людях, которые будут принимать участие в данном мероприятии.
- Далее нужно завершить учетные процессы. Бухгалтер, который уходит, должен создать первичные документы, сделать необходимые бухгалтерские записи и предоставить налоговую отчетность. Эти бумаги следует подшить.
- Проведение инвентаризации. Инвентаризация финансовых средств, которые находятся в кассе, стоит провести, даже если с главбухом не был заключен договор материальной ответственности. Когда меняются материально ответственные лица, то инвентаризация является процедурой обязательной.
- Проверка финансового состояния. Проверяется состояние отчетности и учета. Внимание здесь надо обращать на учредительные документы, регистры учета, акты всех проверок, материалы о недостачах.
- Составление акта приема-передачи. Это завершающий шаг, после которого можно отпускать бухгалтера и на его место ставить другого специалиста. Акт приема-передачи дел при смене главного бухгалтера может быть составлен в произвольной форме, на усмотрение руководства фирмы.
В самой простой форме акта обязательно должны быть следующие данные:
- ФИО людей, которые участвуют в процессе приема и передачи.
- Номер приказа о данной процедуре.
- Точная дата проведения.
- Количество и название передаваемых бумаг.
- Номера использованных чеков из банков.
- Реквизиты бланков строгой отчетности.
- Номер доверенности на получение матценностей, которая была оформлена последней.
Подписывают акт двое: принимающий и сдающий. Разделы в акте могут быть такие:
- В каком состоянии находится учет денежных средств фирмы.
- Какова организация бухучета.
- В каком состоянии оборотные акты.
- Сохранность документов.
- Перечень документов.
- Отчетность финансового характера.
Список разделов зависит от особенностей деятельности компании. А образец такого акта посмотреть и скачать можно здесь.
И в заключение
После того, как произошла передача бухгалтерских документов, организации нужно сообщить о смене сотрудника налоговой службе и своему банку. Процесс передачи дел очень трудоемкий и может потребовать больших временных затрат.