Трудовая книжка – главный документ любого работника. В нем отражаются все движения по карьерной лестнице. Нередко случается, что трудовая книжка портится или теряется. Чаще всего, это происходит по вине самого сотрудника, но закон предусматривает только порядок восстановления трудовой книжки работодателем.
Основные условия восстановления трудовой книжки регламентируются Правилами, утвержденными Постановлением Правительства РФ № 225 и Постановлением Минтруда России № 69 от 10.10.2003.
Полностью воссоздать главный трудовой документ не получится. Взамен наниматель обязуется заполнить копию, которая будет содержать основные записи. Данный принцип применяется при утрате документа или если трудовая книжка была испорчена. Востребовать дубликат сотрудник может, если суд признал недействительной одну или несколько отметок. Тогда копия будет в полной мере соответствовать первоначальной версии, за исключением спорных записей. Однако даже в этом случае поставить подписи и печати прошлых работодателей не представляется возможным.
Копию трудовой книжки должен восстанавливать наниматель на последнем месте работы. Для получения копии гражданину нужно написать соответствующие заявление. Сотрудник сам определяет для себя последнее место работы. Ни для кого не секрет, что недобросовестные граждане, уволенные по статье, пытаются исключить негативную запись из трудовой книжки. Они составляют требование на имя более раннего работодателя, обходя стороной действительную прошлую работу. При трудоустройстве потенциальный сотрудник также может сообщить о потере. Тогда главный трудовой документ обязан будет восстановить наниматель.
Почему работодатель обязан заниматься восстановлением документов своих уже бывших сотрудников? На это есть насколько причин:
Форма заявления о выдаче копии главного трудового документа не регламентируется никакими нормативными документами. Поэтому заявление пишется в свободной форме. Однако обязательно нужно указать:
При порче документа лучше приложить оригинал к заявлению для более полного переноса отметок в копию документа. Факт передачи следует зафиксировать в заявлении.
Если трудовую книжку похитили, то случившееся следует подтвердить заявлением в правоохранительные органы, в котором лучше ссылаться на статью 325 Уголовного кодекса РФ. Она предусматривает ответственность за кражу паспорта и других важных индивидуальных документов гражданина РФ.
Заявление пишется в двух экземплярах. Одно направляется на имя работодателя, на другом ставится печать с датой вручения. Это важный момент, так как работодатель обязуется изготовить дубликат за 15 рабочих дней с момента обращения. Если прошлое рабочее место находится в другой географической локации и у работника нет возможности самостоятельно явиться с заявлением, то все необходимые документы посылаются заказным письмом с уведомлением и описью вложений. При получении уполномоченное лицо обязано поставить отметку. Уведомление обратно направляется сотруднику.
Исключением в данной ситуации является создание дубликата трудовой книжки настоящим работодателем. Тогда 15-дневные сроки не действуют, и свой главный рабочий документ гражданин сможет получить лишь при увольнении.
Правильно заполненная копия практически не отличается от оригинала. И схема воссоздания книжки одна и та же. Однако при отсутствии оригинала трудовой книжки устанавливается минимум необходимых записей для дубликата. К ним относят:
Характерной чертой заполнения дубликата является тот факт, что в четвертой графе можно указывать документ, содержащий упоминание приказа или трудового договора, а не сами документы.
Как восстановить трудовую книжку, если наниматель их массово потерял? Иногда случается, что при природных бедствиях и производственных катаклизмах (пожарах, затоплениях) работодатель лишается абсолютно всех оригиналов документов, и трудовых книжек в том числе. Тогда схема заполнения копии отличается от общепринятого порядка.
Заниматься восстановлением трудовых документов будет не отдел кадров потерпевшей бедствие компании, а специальная комиссия. Комитет собирается исполнительными органами власти субъекта. Помимо членов уполномоченного органа, присутствуют участники профсоюза и представители предприятия. При утере документов, доказывающих стаж работы, общий срок определяется по показаниям свидетелей.
Как уже говорилось, трудовая книжка является главным документом, который доказывает непрерывный рабочий стаж и все регалии гражданина РФ. Она необходима при официальном трудоустройстве. Наниматель может понести административное наказание, если он не станет вести трудовую книжку. В то же время работник не несет никакой дисциплинарной или административной ответственности. Примечательно, что с 1997 года при расчете страховой пенсии не принимается бумажный экземпляр трудовой книжки – электронная система государственного пенсионного фонда содержит всю необходимую информацию, которая поступает от работодателя.