Современный бизнес невозможен без технологий оптимизации времени. Грамотное управление временем на предприятии способствует повышению эффективности работы организации. Как это работает и чем может помочь предприятию, мы расскажем в нашей статье.
Суть проблемы
Основная проблема нехватки времени – его неграмотное распределение. Большинству компаний свойственны следующие распространенные ошибки:
- Работа без четкого плана. Вы беретесь за все подряд, не доделывая начатое, забывая о важных делах в пользу менее значимых. Все это ведет к снижению эффективности работы компании. Если у руководителя нет плана, работа, скорее всего, окончится крахом.
- Неправильная оценка своих способностей и времени, затраченного на работу. Если не рассчитать, сколько времени нужно на выполнение каждой задачи, менеджеры не смогут выполнить план на день, а потом и еженедельный и ежемесячный планы.
- Отсутствие активности работника. Каждый работник должен выполнять только ту работу, которая входит в сферу его компетенции. Кроме того, сотрудник должен быть предельно мотивирован на то, чтобы выполнять свою работу качественно. К тому же нельзя избыточно перегружать рутинной работой (если это не является основной обязанностью), а это снижает эффективность.
- Постоянная спешка. В спешке мы забываем о качестве выполненной работы и упускаем многие детали. Это также несет негативные последствия. Сделанное вернут вам на доработку, и все равно вам придется выполнить ее правильно, не спеша и вдумчиво.
- Нет мотивации. Мотивация крайне важна в любой работе, а лучшая мотивация – это денежное вознаграждение и достижение общей цели. Если же сотрудник не мотивирован, он будет медлителен и не внимателен к своей работе.
- Нечеткость постановки задачи. Из-за неправильно поставленной задачи сотруднику приходится тратить время на уточнение нюансов и переделку уже сделанного. Время эффективной работы значительно уменьшается.
Если не рассчитать, сколько времени нужно на выполнение каждой задачи, менеджеры не смогут выполнить план на день, а потом и еженедельный и ежемесячный планы.
Проанализируйте, какие выгоды получит организация, если продумать правильное использование рабочего времени.
Функции управления временем
- Сформулируйте цели и задачи.
- Планируйте продвижение к поставленной цели.
- Решайте поставленные задачи.
- Принимайте решения.
- Реализуйте свои решения, при этом мотивируйте команду и распределите обязанности.
- Контролируйте все этапы работы
Выгоды от правильного управления
Неоспоримая и первая выгода – это рост производительного труда в организации. Вы сможете отличать более важные задачи от второстепенных. Удовлетворение от работы – еще одна весомая выгода. Организация перестанет испытывать напряжение и беспокойство, все будет идти по плану, и нервничать никому не придется.
Нерациональное распределение времени часто приводит к краху фирмы. Тайм-менеджмент компании включает в себя планирование дел, которое применяется сотрудниками организации для повышения эффективности работы.
Анализ ошибок
Ежедневно после рабочего дня стоит проводить анализ собственных ошибок. Каждая мелочь важна в этом деле. Запишите на бумаге, на какие дела вам не хватило времени, чтобы впредь предотвратить потери. С какими задачами вы не смогли справиться, и что нужно предпринять, чтобы решить их. Подумайте, на что вы неэффективно потратили время. Благодаря списку вы сможете адекватно проанализировать ситуацию и не допускать этих ошибок в будущем.
Запишите на бумаге, на какие дела вам не хватило времени, чтобы впредь предотвратить потери.
Таймер
Если у вас достаточно много дел и вы не можете проконтролировать времязатраты, на помощь вам придет таймер. Проследите, сколько времени и на что у вас уходит. В дальнейшем включайте его при выполнении какой-либо задачи. Такой подход выработает у вас дисциплину и понимание, сколько времени вы тратите на каждую конкретную задачу. Также удобно ставить напоминания о делах в телефоне.
Техники планирования
Существует множество техник по планированию работы, приведем здесь несколько из них:
- ABC-анализ. Показывает в процентном соотношении распределение более и менее важных дел.
- Закон Парето 80:20. Основной тезис: 80% результата приносит 20% усилий, и наоборот.
- Матрица Эйзенхауэра. Настройка системы приоритетов по критериям важности и срочности дел.
- Самоменеджмент. Принцип работы компании, согласно которому каждый сотрудник организовывает себя сам. На первом плане должна быть продуманная система мотивации.
- Хронометраж. Оптимизация временных затрат путем фиксации продолжительности выполненной работы.
Составление плана
Существуют шаблонные правила распределения времени. Составление плана у вас займет не более 10 минут. В первую очередь опирайтесь на то, что 60% времени должно уходить на строго запланированные задачи. Обязательно ведите учет затраченного времени на каждый пункт плана. Описывайте задачи четко, постоянно, системно и, главное, последовательно. Распределяйте все так, чтобы у вас оставалось время на отдых. Все сотрудники должны придерживается своего плана и отвечать за его исполнение.
60% времени должно уходить на строго запланированные задачи.
Благодаря такому подходу у вас появится много времени, чтобы продумывать схемы продвижения компании. Вам не нужно бегать за каждым сотрудником и напоминать ему о его обязанностях. Эта система работает уже много лет по всему миру и приносит компаниям большую выгоду.