• 27.09.2016
  • 228
Запланируем работу

Управление временем на предприятии

Современный бизнес невозможен без технологий оптимизации времени. Грамотное управление временем на предприятии способствует повышению эффективности работы организации. Как это работает и чем может помочь предприятию, мы расскажем в нашей статье.

Управление временем на предприятии

Суть проблемы

Основная проблема нехватки времени – его неграмотное распределение. Большинству компаний свойственны следующие распространенные ошибки:

  1. Работа без четкого плана. Вы беретесь за все подряд, не доделывая начатое, забывая о важных делах в пользу менее значимых. Все это ведет к снижению эффективности работы компании. Если у руководителя нет плана, работа, скорее всего, окончится крахом.
  2. Неправильная оценка своих способностей и времени, затраченного на работу. Если не рассчитать, сколько времени нужно на выполнение каждой задачи, менеджеры не смогут выполнить план на день, а потом и еженедельный и ежемесячный планы.
  3. Отсутствие активности работника. Каждый работник должен выполнять только ту работу, которая входит в сферу его компетенции. Кроме того, сотрудник должен быть предельно мотивирован на то, чтобы выполнять свою работу качественно. К тому же нельзя избыточно перегружать рутинной работой (если это не является основной обязанностью), а это снижает эффективность.
  4. Постоянная спешка. В спешке мы забываем о качестве выполненной работы и упускаем многие детали. Это также несет негативные последствия. Сделанное вернут вам на доработку, и все равно вам придется выполнить ее правильно, не спеша и вдумчиво.
  5. Нет мотивации. Мотивация крайне важна в любой работе, а лучшая мотивация – это денежное вознаграждение и достижение общей цели. Если же сотрудник не мотивирован, он будет медлителен и не внимателен к своей работе.
  6. Нечеткость постановки задачи. Из-за неправильно поставленной задачи сотруднику приходится тратить время на уточнение нюансов и переделку уже сделанного. Время эффективной работы значительно уменьшается.
Если не рассчитать, сколько времени нужно на выполнение каждой задачи, менеджеры не смогут выполнить план на день, а потом и еженедельный и ежемесячный планы.

Проанализируйте, какие выгоды получит организация, если продумать правильное использование рабочего времени.

Функции управления временем

  1. Сформулируйте цели и задачи.
  2. Планируйте продвижение к поставленной цели.
  3. Решайте поставленные задачи.
  4. Принимайте решения.
  5. Реализуйте свои решения, при этом мотивируйте команду и распределите обязанности.
  6. Контролируйте все этапы работы

Выгоды от правильного управления

Неоспоримая и первая выгода – это рост производительного труда в организации. Вы сможете отличать более важные задачи от второстепенных. Удовлетворение от работы – еще одна весомая выгода. Организация перестанет испытывать напряжение и беспокойство, все будет идти по плану, и нервничать никому не придется.

Нерациональное распределение времени часто приводит к краху фирмы. Тайм-менеджмент компании включает в себя планирование дел, которое применяется сотрудниками организации для повышения эффективности работы.

Анализ ошибок

Ежедневно после рабочего дня стоит проводить анализ собственных ошибок. Каждая мелочь важна в этом деле. Запишите на бумаге, на какие дела вам не хватило времени, чтобы впредь предотвратить потери. С какими задачами вы не смогли справиться, и что нужно предпринять, чтобы решить их. Подумайте, на что вы неэффективно потратили время. Благодаря списку вы сможете адекватно проанализировать ситуацию и не допускать этих ошибок в будущем.

Запишите на бумаге, на какие дела вам не хватило времени, чтобы впредь предотвратить потери.

Таймер

Если у вас достаточно много дел и вы не можете проконтролировать времязатраты, на помощь вам придет таймер. Проследите, сколько времени и на что у вас уходит. В дальнейшем включайте его при выполнении какой-либо задачи. Такой подход выработает у вас дисциплину и понимание, сколько времени вы тратите на каждую конкретную задачу. Также удобно ставить напоминания о делах в телефоне.

Техники планирования

Существует множество техник по планированию работы, приведем здесь несколько из них:

  1. ABC-анализ. Показывает в процентном соотношении распределение более и менее важных дел.
  2. Закон Парето 80:20. Основной тезис: 80% результата приносит 20% усилий, и наоборот.
  3. Матрица Эйзенхауэра. Настройка системы приоритетов по критериям важности и срочности дел.
  4. Самоменеджмент. Принцип работы компании, согласно которому каждый сотрудник организовывает себя сам. На первом плане должна быть продуманная система мотивации.
  5. Хронометраж. Оптимизация временных затрат путем фиксации продолжительности выполненной работы.

Составление плана

Существуют шаблонные правила распределения времени. Составление плана у вас займет не более 10 минут. В первую очередь опирайтесь на то, что 60% времени должно уходить на строго запланированные задачи. Обязательно ведите учет затраченного времени на каждый пункт плана. Описывайте задачи четко, постоянно, системно и, главное, последовательно. Распределяйте все так, чтобы у вас оставалось время на отдых. Все сотрудники должны придерживается своего плана и отвечать за его исполнение.

60% времени должно уходить на строго запланированные задачи.

Благодаря такому подходу у вас появится много времени, чтобы продумывать схемы продвижения компании. Вам не нужно бегать за каждым сотрудником и напоминать ему о его обязанностях. Эта система работает уже много лет по всему миру и приносит компаниям большую выгоду.

Будьте в курсе новостей:
Подписаться
Вверх