Есть ряд ситуаций, когда сотруднику может понадобиться информация о датах своих отпусков за определенный период работы в компании. Причем не устно и не по телефону, а в виде официального документа. Для всего этого необходима выписка из графика отпусков. Поговорим о ней подробнее.
Зачем нужен этот документ?
Начнем с примерного перечня оснований для такого запроса:
- У тех, кто работает по совместительству, есть законное право идти в отпуск одновременно на всех местах работы. Для этого нужно предоставить работодателю такую выписку.
- Когда человек должен доказать то, что он официально не находился на рабочем месте в определенное время.
- По запросу сотрудника, который обнаружит бухгалтерскую ошибку в расчете отпускных.
- Для предоставления в служебных целях одному или группе сотрудников информации о другом.
- Для категорий граждан, которые имеют право совмещать свой отпуск с отпуском супруга (супруги) и для реализации этого права запрашивают выписку по месту работы.
Безусловно, при таких запросах нецелесообразно и некорректно выдавать сотруднику весь график отпусков предприятия. Это официальный документ, содержащий сведения обо всех сотрудниках. Он объемен и негоден для предоставления на другие места работы или в другие официальные инстанции.
Выписка из графика отпусков предоставляется только по служебному запросу, оформленному в виде личного заявления сотрудника в свободной форме, завизированного подписью. Заявление должно содержать Ф.И.О. сотрудника, период, за который требуется информация, и цель запроса.
Подготовка документа
В ответ на запрос работник получает корректно оформленную выписку за указанный период. Разберемся, как сделать выписку для сотрудника. Чтобы документ был составлен правильно и имел юридическую силу, достаточно знать несколько нюансов:
- Согласно ст. 62 ТК РФ, выписку нужно выдать в течение трех дней после запроса (смотрите дату в заявлении работника на получение информации).
- Оформить документ нужно на бланке предприятия.
- Документ нужно озаглавить (название документа и период).
- Все данные в выписке следует указать идентично информации, содержащейся в сводном графике отпусков предприятия. То есть все отметки и пояснения нужно перенести в выписку.
- Нужно перенести данные об утверждении указанных отпусков (кто утвердил: должность, Ф.И.О. и дата).
- Указать полные реквизиты предприятия (банковские не нужны, поскольку выписка не является расчетным документом).
- Заверить, как заверяются все копии. Печатью организации, печатью «копия верна», подписью и указанием должности уполномоченного лица.
За образец можно взять стандартную форму Т-7, скачать которую можно здесь, или разработать документ самостоятельно, но так, чтобы в нем были перечислены все вышеуказанные данные.