Продавать больше, управлять эффективно!

История создания OkoCRM – сервиса для управления продажами, проектами и клиентами

30.05.2022

Представьте, вашим бизнесом управляют умные алгоритмы. Они собирают данные о клиентах, фиксируют заявки и проводят сделки, записывают разговоры и контролируют продавцов. Так работает OkoCRM – система для управления продажами и проектами в одной коробке. Ее основатель и идейный вдохновитель Александр Завьялов рассказал «Жажде», с чего всё начиналось и к чему пришли.

А начиналось всё с лени…

С 2014 года Александр пробовал разные проекты – от диджитал-разработки до авторской кондитерской. Что-то получалось, что-то не очень. В 2016 году запустил успешный образовательный проект – федеральный учебный центр дополнительного образования ЦППК. Вести клиентов центра вручную было сложно: нужно постоянно составлять договоры, выставлять счета, отправлять учебные материалы и документы. Хотелось как-то автоматизировать рутинные операции, потому что повторять одно и то же десятки раз ежедневно просто лень.

«Как-то на встрече с одним моим другом мы обсуждали проблемы учебного центра: простые операции отбирали у сотрудников половину рабочего времени. Решили разработать некую систему ведения дел, которая поможет управлять процессами и автоматизировать рутину. А потом вспомнили, что мы-то и учились на факультете автоматизации бизнес-процессов. Каждый раз смеемся, когда вспоминаем».

Так появилась идея создания OkoCRM – виртуального помощника и настоящей правой руки для предпринимателей. Александр хотел создать интеллектуальную систему с машинным обучением, которая сама генерирует идеи, предлагает решения и закрывает рутину. В итоге в 2019 году на рынок вышла облачная программа, которая закрывает 50% задач бизнеса. Эта доля растет с каждым новым обновлением.

Где взяли деньги. Александр не привлекал инвестиции и кредиты. Основной источник финансирования – доходы от учебного центра. Получилась классическая модель: основной бизнес зарабатывает, чтобы развивать и продвигать новый проект. Это принципиальная позиция – основатель верит в себя и свою команду.

Основной трафик расходов – содержание команды, он был и остается таким с момента основания. В месяц уходит около 400 тысяч ₽ на разработку и техническую поддержку системы. Параллельно ребята вкладывают в маркетинг, продвижение продукта и медиа-активность – еще 200–300 тысяч в месяц. Команда растет, а с ней и список расходов сервиса.

«Наши три кита расходов: разработка, техподдержка и продвижение. CRM-система – специфический продукт, его нельзя продать как обувь или, скажем, шоколадку. Систему нужно внедрить, настроить, обучить в ней работать. Это долго и сложно. Поэтому мы много вкладываем в «утепление» клиентов, выстраиваем понимание, что такое CRM-система, чем она полезна для бизнеса, ведем полезный блог про CRM».

Как появилось название OkoCRM. Сработала ассоциация со всевидящим оком. Oko следит за твоим бизнесом, Oko помогает и подсказывает, что делать дальше, Oko держит руку на пульсе каждого процесса в компании. Ребята говорят, что было много других вариантов названий, но именно Oko как прообраз высшего разума и интеллекта понравилось больше всего.

Особенности бизнеса

Как начинали. В 2019 году было сложно. На российском рынке уже давно есть крупные игроки, такие как «Битрикс», АмоCRM, «Мегаплан». Плюс зарубежные системы, вроде SAP и Salesforce. Но ребята не побоялись, потому что знали – можно делать лучше, проще и эффективнее. Сначала разрабатывали две системы: под учебный центр и для рынка. Позже поняли, что это утопия, и начали работать над системой только для рынка.

Основная сложность была в том, что про OkoCRM никто не знал. Приходилось продавать свой продукт вручную – ездить по компаниям, предлагать и самостоятельно внедрять в чужой бизнес.

«Мы стучали во все двери, старались рассказать про Oko всем, с кем контактировали. Спустя полгода начал работать «сарафан» – наши первые клиенты уже сами делились впечатлениями о нас со своими знакомыми предпринимателями. Нас стали использовать активнее. Люди работали в OkoCRM и кайфовали – мы постоянно получали и получаем хорошую обратную связь».

Примерно через год стало работать SEO-продвижение – блог начал приводить клиентов из поисковых систем. Люди читают статьи, получают полезную информацию, прогреваются и в какой-то момент понимают, что им тоже нужна CRM-система. И тут они вспоминают про OkoCRM: пробуют, учатся работать и внедряют в свой бизнес.

Параллельно ребята используют контент-маркетинг – продвигаются через публикации в СМИ и интернете. На текущем этапе для них важна узнаваемость и формирование имиджа. Заработать ее без внешних размещений невозможно.

Основные потребители. OkoCRM пользуется преимущественно малый и микробизнес. Это digital-агентства, онлайн-школы, smm-агентства, консалтинговые компании и все предприятия, где есть отдел продаж. Целевая аудитория сервиса – все компании и самозанятые, у которых есть от 5 заявок в день и эти заявки приходят через сайт и мессенджеры. Им становится сложно вести клиентскую базу в экселе или на салфетке, заявки теряются, клиенты уходят. И тогда на помощь приходит Oko.

Конкуренция. На рынке есть несколько крупных игроков, на которых ориентируется весь рынок и интеграторы.Это «Битрикс», АмоCRM и «Мегаплан». Еще есть кое-какое количество систем ниже уровнем, но они не ушли дальше OkoCRM. В связи с уходом иностранных игроков из России появилось пространство для маневра и освободилась часть рынка, на которую ребята метят и сильно рассчитывают. Люди перестраиваются, задача Oko – быть в этот момент рядом.

К какой концепции пришли. Сегодня OkoCRM – это полнофункциональная CRM-система по подписке. В нее входит два основных продукта: модуль продаж и модуль управления проектами. Модуль продаж помогает управлять сделками и автоматизировать бизнес-процессы. Модуль с проектами помогает при реализации аджайл-подхода – это бесплатный аналог для тех, кто пользуется Trello.

Цель – сделать OkoCRM максимально доступной для всех компаний. Ребята видят решение в трех главных элементах:

Минимальная цена. Система стоит 550 ₽ в месяц для одного пользователя. А если покупать сразу на год – еще дешевле. За эти деньги предприниматель получает правильный инструмент и помощника в виде искусственного интеллекта.
Минимум интеграций. В OkoCRM нет 10 поставщиков телефоний и 8 интеграций «Вотсапов». Ребята подключают только те сервисы и тех поставщиков, которых проверили сами и которых протестировали уже существующие клиенты. В итоге интеграции сервисов уже обкатаны, точно работают и за их подключение не нужно доплачивать. Ребята из Oko за это отвечают репутацией.
Максимум своих решений. Вместо платных интеграций предприниматели используют инструментарий OkoCRM. Например, вместо платного чата оператора JivoSite могут поставить себе на сайт бесплатный OkoChat. Или вместо «Гугл-форм» использовать для сбора клиентов Oko-формы. Генерация шаблонов документов, договоров, счетов – всё это есть в OkoCRM и бесплатно. Не нужно платить стороннему сервису лишние 10$ в месяц – всё это уже есть в системе.

«Конечно, есть минусы. На данный момент в системе не так много своих решений и проверенных на деле интеграций. Но базовый пул задач бизнеса мы точно закрываем и параллельно развиваем новые удобные штуки. Стоит один раз попробовать Oko и сразу станет понятно, к чему мы стремимся и чем мы полезны».

Ошибки и сложности

Распылялись на два продукта. На старте проекта ребята разрабатывали сразу две системы: одну для своего учебного центра, вторую – для рынка и клиентов. Переоценили свои силы и в итоге примерно полгода работали впустую.

Когда от этой концепции отошли, стал вопрос с выбором языка для разработки. Нужно было, чтобы система с каждым новым обновлением работала всё быстрее и быстрее, несмотря на количество кода. На это ушло еще несколько месяцев. Теперь ребята выкатывают обновления OkoCRM каждые 2 недели и быстродействие системы только растет.

Доверили разработку приложения студентам. У Александра не было лишнего ресурса для инвестиций в разработку приложения. Поэтому решили привлечь студентов-стажеров. У ребят было мало опыта в разработке, а опыта в реализации крупных продуктов не было совсем. В итоге прошел год, но рабочий продукт так и не выпустили.

Проблему решили своими силами. За пару месяцев senior-разработчик компании и хороший друг Александра по вечерам создал каркас приложения и прописал базовые модули для iOS и Android. Команда доработала код, и теперь это полноценный продукт, дополнение к десктопной версии Oko.

Спотыкались с продвижением. Одна из ключевых проблем OkoCRM – маркетинг и продвижение. У ребят нет гигантских бюджетов, чтобы посеять свою рекламу везде и всюду. Они не первые запустили свою CRM-систему и не первые ее продвигают. Поэтому сейчас Oko находится на этапе становления и грамотного позиционирования. Они ищут пути отстройки от больших и известных конкурентов, которым ничем не уступают в технической части, но сильно проигрывают в маркетинге.

Искали и ищут интеграторов. OkoCRM не будет работать без правильной настройки, индивидуальной проработки бизнес-процессов и грамотного внедрения. А если некому внедрять твою систему, то ее никто не будет и покупать. Поэтому первое время Александр занимался внедрением самостоятельно. Это очень трудоемкий процесс, он отнимает очень много времени. Возможно, даже больше, чем разработка. Теперь решили развивать партнерскую сеть, хотя с нее нужно было начинать.

Строят правильный саппорт. OkoCRM ориентируется на безупречный клиентский сервис. Поэтому когда приходит запрос от клиента, в подготовку ответа включается сразу вся команда. Ребята стараются дать максимально развернутый ответ и как можно лучше помочь пользователю. Из-за такой вовлеченности в вопрос ребята теряют много времени, страдает работоспособность.

Сейчас команда готова пожертвовать текущими задачами, чтобы помочь клиентам. Но по мере развития системы количество обращений неизбежно вырастет. Поэтому сейчас ребята в поисках правильной модели построения отдела техподдержки.

«Еще одно больное место – соискатели. Система развивается, становится больше, и нам неизбежно нужны новые люди. Проблема в том, где их взять. А точнее, где взять максимально вовлеченных людей, готовых погрузиться с головой в наш продукт и гореть с нами одной идеей. К нам постоянно приходят люди, которые хотят работать с 9 до 18 и забывать про проект в нерабочее время. А нам нужны те, кто готов фонтанировать идеями, проявлять инициативу и брать на себя ответственность за решения».

Про команду

На текущий момент в команде Oko работает 12 человек и несколько подрядчиков. На данном этапе развития продукта такой команды достаточно. В будущем, по мере роста числа пользователей, будет расти и штат.

Александр называет OkoCRM «бирюзовой» компанией. В ней нет иерархической структуры, зато есть максимальная прозрачность, большая свобода сотрудников в самовыражении и принятии решений. Поэтому в команде задерживаются только вовлеченные люди – каждый работает за десятерых. Не в плане переработок и графика, а в плане решения задач. Когда ты вовлечен и хочешь быть полезен, то сможешь сделать в разы больше за то же время.

В команде нет жесткого графика, трекеров рабочего времени и бюрократии. Команда Oko – это одно большое целое. Ребята горят одной идеей, работают над своим продуктом и верят в его успех. Им не нужна мотивация – ребята двигаются вперед, приходят друг другу на помощь и знают, что делают правильно.

Про пандемию и планы на будущее

Ребята не пострадали от коронавируса. Наоборот, работы стало только больше.

«OkoCRM – это про IT и часто про удаленную работу. С нашим продуктом можно с той же эффективностью работать как из дома, так и из офиса. А поэтому спрос на наш продукт вырос. В угоду тренду мы даже написали код для модуля учета рабочего времени, но пока не стали его выпускать в релиз. Прибережем его для новой волны популярности удаленной работы».

На будущее у команды Oko большие планы. Их основа – масштабные доработки в системе, о значительной части которых пока нельзя говорить, всё секретно. Это уникальные штуки, которых нет у конкурентов и которые дадут большое преимущество пользователям OkoCRM.

Из того, что можно называть: большая работа с модулями учета финансов, расширение количества интеграций и много работы с коректностью цифр аналитики – чтобы компании могли создавать отчеты, которые нужны именно им. Еще ребята планируют внедрить образовательные инструменты – чтобы пользователи могли запустить обучение сотрудников по работе в системе прямо внутри OkoCRM и не привлекали для этого интеграторов.