Путевые листы относятся к документам строгой отчетности, главная функция которых состоит в учете и контроле расходования топлива автомобилями, которые числятся у предприятия. Они применяются как в специализированных автотранспортных компаниях, так и во всех остальных, где есть служебные машины. Только в первом случае положено использовать унифицированную форму этого документа, а во втором – компания вправе сама ее разрабатывать и закреплять внутренними приказами. В теме о путевых листах есть много нюансов, но сегодня мы сосредоточим свое внимание на таком вопросе, как хранение путевых листов на предприятии. Ведь это очень важный момент, потому что если такие документы списать раньше времени, то контролирующие органы могут признать такие действия нарушением закона и наложить штрафы.
Срок хранения путевых листов в организации прописан в двух государственных документах: Приказе Министерства транспорта № 152 и Приказе Министерства культуры № 558. Согласно им, в архиве организации данная бумага должна пролежать 5 лет. При этом приказ Министерства культуры уточняет, что храниться такая документация должна пять лет, если за это время была проведена хотя бы одна проверка или ревизия. Если таковых не было, то уничтожать путевой лист нельзя. Есть еще одна особенность, согласно которой если путевой лист был выписан на человека, работающего в тяжелых и вредных условиях, то в таком случае хранить бумагу следует 75 лет. Таков точный срок хранения путевых листов в организации, и его надлежит соблюдать.
Поскольку путевой лист относится к первичной документации, то его и следует хранить в бухгалтерии точно так же, как и остальные бумаги, попадающие под эту категорию. Сданные в бухгалтерский отдел листы оттуда переносятся в архив, где и лежат до тех пор, пока не придет время их списывать и уничтожать. Помещение должно быть отдельным, со специальными стеллажами или глухими шкафами. Чтобы избежать порчи бумаги, рекомендуется плотно занавешивать все окна, мешая проникновению в комнату солнечных лучей. А для предотвращения кражи рекомендуется закрывать комнату на замок, ключ от которого будет храниться у ответственного лица.
Минимальный срок хранения путевого листа автомобиля составляет 5 лет. В некоторых случаях он может быть продлен, и это нужно учитывать. Нужно всегда правильно хранить такие документы, чтобы не иметь проблем с проверяющими государственными инстанциями.