Путевые листы обязательно необходимо составлять для любой организации, которая так или иначе оказывает услуги по перевозкам. В данном обзоре мы рассмотрим этот вид документации. Также обратим внимание на так называемый международный путевой лист и его особенности.
Составляются эти документы ежедневно (бланк действителен 1 смену), и они обязательны для автотранспортных компаний. Для таких организаций допускается оформление путевого листа более чем на 1 день только при направлении в командировку. Эти требования зафиксированы в ст. 6 № 259-ФЗ.
Для всех остальных организаций допускается оформлять путевой лист на срок от 1 дня до 1 месяца для обоснования затрат ГСМ, но не менее одного бланка в месяц (Приказ № 152 Министерства транспорта).
По ст. 2.1 ППД РФ, водители грузового транспорта в течение смены должны иметь с собой путевые листы. Сотрудники ГАИ и ППС вправе потребовать их для проверки.
В законодательстве Российской Федерации путевой лист грузового автомобиля на международные перевозки как таковой отсутствует. Исходя из этого, формирование путевых листов для транспорта происходит на основании следующих документов:
Стоит отметить, что с 2013 года организации вправе разрабатывать собственные формы путевых листов, то есть имеют полное право не применять формы из постановления № 78, с последующим введением их в свой документооборот. Без утверждения формы в учетной политике предприятия разработанный бланк будет считаться недействительным, следовательно, невозможно будет списать использованные ГСМ в расходы. Ввод новой формы производится по п. 4 ПБУ 1/2008.
Этот тип документации необходимо заполнять в соответствии с перечисленными выше приказами Минтранса и постановлением Госкомстата. Особое внимание рекомендуем обратить на приказ № 17, т.к. были введены обязательные графы о проведении предрейсового и послерейсового контроля над техническим состоянием авто, упразднено обязательное проставление печати в верхнем левом углу бланка.
Если образец путевого листа для легкового автомобиля будет заполнен с ошибками, то, по ст. 12.31.1 КоАП РФ, компании грозит штрафная санкция до 30 000 рублей. Кроме этого, списанные на основании неправильно заполненных документов ГСМ не будут учтены налоговой инспекцией в расходах.
В бухучете путевой лист может исполнять роль первичной документации. Исходя из информации, содержащейся в бланке, бухгалтерия может:
Как уже было сказано, Постановлением № 78 введены две формы: 4-П и 4-С.
Форма 4-П оформляется для водителей, работающих по временной оплате труда. На основе этих листов начисляется заработная плата. В обычных случаях этот бланк заполняется при работе на 1 или 2 заказчиков за рабочий день.
Форма 4-С выписывается на водителя со сдельной оплатой труда.
Как отмечалось выше, использование этих бланков не является обязанностью организаций. Они удобны тем, что в них включены практически все реквизиты, которые должны быть в этой документации. Даже с учетом нововведений, унифицированные бланки можно не менять по двум причинам. Печать, проставление которой упразднено, в левом углу разрешено не ставить, оставив графу «Место для штампа организации» пустой. Информация о технической исправности автомобиля вносится в предусмотренную для этого графу. В дополнение к этому необходимо будет всего лишь записать дату и время проведения оценки транспортного средства.
Таким образом, доработки существующие бланки не требуют и могут быть использованы без изменений.
По ссылкам вы также сможете скачать образец заполнения форм 4-П и 4-С.
Итак, что мы имеем на сегодняшний день? Особой формы путевого листа для автомобиля, выполняющего грузоперевозки в международном сообщении, не существует, что несколько упрощает рассматриваемый вопрос. Оформление происходит согласно действующему законодательству (Постановление № 78, Приказы № 17 и № 152 Минтранса, п. 4 ПБУ 1/2008). За сроком хранения документации придется следить, так как он, в зависимости от определенных факторов, находится в промежутке от 5 до 75 лет. Если по какой-то причине унифицированные формы не нравятся, то никто не запрещает разрабатывать свои и утверждать согласно правилам в документообороте компании.