Отправляем в дорогу

Оформление путевых листов

  • 4 255
  • 0

Одним из самых важных первичных документов для автотранспортных компаний являются путевые листы. Их используют все организации, в которых есть автомобили и строительных техника. Машины могут использоваться по-разному, чаще всего для перевозки людей или грузов. Но в любом случае перед каждым выездом авто из гаража или с парковки предприятия ответственное лицо должно оформить путевой лист. И заполнение этой бумаги должно быть правильным. В этой публикации мы разберем, как происходит оформление путевых листов и какие правила на этот счет существуют.

Необходимость путевого листа очевидна. Благодаря ему бухгалтерия может правильно рассчитывать зарплату рабочим и вести учет горюче-смазочных материалов. Кроме того, выезжать на городские дороги служебная техника без такого сопроводительного документа просто не имеет права. Если работник ГИБДД остановит такую машину и водитель не предъявит путевку, то возможно наложение штрафа в размере 500 рублей для самого водителя, который вышел на рейс без документов, и в размере 20 тысяч для должностного лица, являющегося ответственным за выдачу бумаги. Поэтому путевой лист обязателен.

Как заполнять

Порядок заполнения путевого листа прописан в Приказе Министерства по транспорту России № 152. Путевка выдается перед каждым рейсом. Ее должен заполнять диспетчер, старший механик либо другой ответственный за это работник, который был назначен директором. Чтобы правила заполнения были наглядны, предлагается инструкция по заполнению.

Титульный лист

Сюда должны быть внесены следующие реквизиты:

  • Цифрами указывается номер путевки.
  • Когда заполняются типографские бланки, указывается их серия.
  • День, месяц и год, когда совершается служебная поездка.
  • Контакты предприятия и его полное название.
  • Марка машины, государственный регистрационный номер.
  • Если авто было взято напрокат, указывается номер договора аренды.
  • ОКПО для компаний, которые специализируются на автоперевозках.
  • Если в организации несколько автомобилей, то у каждого из них есть свой гаражный номер.
  • Информация о водителе, включая его табельный номер и Ф.И.О.
  • Адрес места, куда направляется сотрудник.
  • Подпись ответственных лиц.
  • Контрольные показатели приборов автомобиля (одометр и уровень топлива).

Таков действующий порядок заполнения титульного листа путевки.

В таблицу на титульном листе вписываются цифровые значения. Кроме того, если используется форма для грузовых машин и междугородних перевозок, здесь имеется отрывная часть, которая предназначена для заказчиков.

Пример оформления титульного листа для грузового автомобиля можно скачать здесь.

Оборотная сторона

На оборотной стороне листа указывается такая информация:

  • Маршрут движения.
  • Порядковый номер рейса.
  • Место отправления и место прибытия.
  • Километраж всей поездки с подписью водителя.

Образец, по которому можно посмотреть, как выглядит оборотная сторона, находится здесь. Это путевка для легкового автомобиля.

Новая форма в 2017 году не вводилась.

Обращаем ваше внимание на то, что путевые листы для разных видов транспорта различны. Бланк для легкового и грузового авто будет различен. Вкратце мы расскажем о каждом далее, подробнее советуем познакомиться с интересующими вопросами в специализированных материалах на нашем сайте. Там же вы найдете шаблон (унифицированная или типовая форма) для интересующего вида транспорта.

Какими бывают

Организации могут применять разные виды путевых листов, которые предназначены для разной техники.

Для грузовых

  1. Форма № 4-С. Она удобна для компаний, которые используют сдельную оплату труда для своих шоферов. Эта форма позволяет лучше рассчитывать время труда и отдыха человека, что помогает бухгалтеру точно начислять заработную плату.
  2. Форма № 4-П. Является самой распространенной, с ее помощью ведется учет отработанного времени техники.
  3. Форма № 4-М. Она нужна для тех компаний, которые специализируются на междугородних поездках. Также форма подходит для грузовых машин.

Для легковых

Здесь применима форма под номером 3. Заполняется она на каждого водителя, на одну смену. Хотя это время может продлеваться в случае командировок до одного месяца. На лицевой стороне содержатся сведения о компании, водителе и транспортном средстве. Обязательными в документе являются подписи шофера и механика. На оборотной стороне бумаги прописывается маршрут движения машины, расстояние в километрах и расход топлива. Все это нужно бухгалтерии для расчета. Рекомендуем прочитать статью про оформление такого путевого листа здесь.

Для автобусов

Каждый водитель автобуса, который занимается перевозками людей, должен при себе иметь путевой лист по форме 6. Выдается такой документ шоферу перед началом смены, и потом он в течение дня постепенно его заполняет. На оборотной стороне работник должен указывать время остановок и пройденный километраж. В конце рабочего дня эту бумагу следует отдать ответственному лицу, откуда она попадает в бухгалтерию и хранится там. Прочтите подробную статью про оформление такой путевки для автобуса здесь.

Для специальной техники

К специальной технике можно отнести пожарные машины, автокраны, погрузчики, экскаваторы и прочее. Этот транспорт предназначен для выполнения определенной работы и является узкоспециализированным. Но все равно на него нужно выписывать путевые листы, хотя они будут отличаться от других путевок. Составляют их по форме 3. Подробности о том, каким образом следует заполнять данную форму, вы сможете прочитать здесь.

Ошибки при заполнении

Неприятными последствиями для налогоплательщика грозит неправильное заполнение путевых листов. Налоговики в случае обнаружения неточностей могут отказать в вычетах по НДС, что негативным образом отразится на финансовом состоянии компании. Издержки на ГСМ будут признаны неподтвержденными, если в них закрались ошибки и представители налоговой службы ее увидели. Доказать что-то потом будет проблематично.

Путевка может подвергнуться корректировке, предусмотренной для первичной бухгалтерской документации.

Путевой лист в бухгалтерии

В бухгалтерском учете используется очень широкий перечень форм путевых листов, в зависимости от используемых транспортных средств и направлений деятельности компании. Существуют унифицированные бланки, которые обязаны использовать транспортные предприятия. Все остальные организации вправе разработать собственную путевку и применять ее. Однако собственный бланк должен содержать те же обязательные реквизиты, без которых он будет считаться недействительным.

Выполняя приведенные выше рекомендации, вы сможете соблюдать нормы при создании путевого листа для автотранспорта РФ. Писать в документе обязательно нужно разборчиво, а все исправления делать, согласно правилам корректировки первичной бухгалтерской документации. Заполнить путевой лист на предприятии обязан специально назначенный человек. А водителем заполняется обратная сторона по мере выполнения рабочего задания. Составление документа должно опираться на все требования.

Вверх
Сделать сайт лучше