Трудовая книжка (далее – ТК) – документ, где содержатся сведения о месте и времени работы, о должностях и наградах. Она служит удостоверением сроков профессиональной деятельности для начисления пенсии (ст. 66 Трудового кодекса РФ 2017). Как и все основные личные документы, ТК заводится в единственном экземпляре. Но бывают ситуации, когда надо выдать повторный формуляр. Как оформить дубликат трудовой книжки, рассмотрим в данной статье.
В каких случаях выдается дубликат:
Существуют правила создания дубликата ТК. Они необходимы, чтобы дубликат имел такие же юридические права, как и оригинал. Изготовление повторного документа – обязанность последнего работодателя. Сделать дубликат он должен и работающему, и бывшему сотруднику, даже давно уволенному. В случае отказа, работодателя могут обязать сделать это через обращение в суд. Чтобы завести повторный экземпляр ТК, ее владелец пишет заявление с просьбой об оформлении дубликата. Образец посмотрите здесь.
Но для того, чтобы внести записи о стаже в дубликат, необходимы основания. Виды справок-подтверждений, собранных работником, также перечисляются в заявлении. Руководитель организации на основе обращения сотрудника издает приказ с реквизитами о выдаче дубликата ТК, обязательно в печатном виде. Его должны прочитать работник и специалист по кадрам, занимающийся этим вопросом. Свое ознакомление с приказом они подтверждают личными подписями.
Новый бланк ТК сотрудник покупает сам или компенсирует его стоимость. Заполняет дубликат специалист отдела кадров. Выдать повторный экземпляр должны максимум через 15 суток после обращения. В книгу фиксации движения ТК вносятся данные о выдаче дубликата и снятии с учета предыдущего экземпляра.
Каждому кадровику должна быть известна инструкция оформления дубликата ТК. Сведения в дубликате должны строго соответствовать записям в заменяемом экземпляре ТК (кроме ошибочных). Сроки, место работы и должности определяются по справкам, предоставленным сотрудником. Работодатель должен помочь ему получить нужные документы. К ним относятся:
Все эти бумаги подписываются руководителями организаций и заверяются печатью. Специалист отдела кадров снимает с них копии, заверяет подлинность и оставляет себе на хранение. Оригиналы документов возвращаются сотруднику. Порядок заполнения первой страницы дубликата такой же, как у основного экземпляра. Указываются актуальные личные данные сотрудника: Ф.И.О., дата рождения (на основе паспорта), образование, профессия и специальность (на основе дипломов и аттестатов), дата оформления документа. Достоверность всех фактов специалист отдела кадров подтверждает своей подписью и печатью предприятия.
Записи вносятся аккуратно, синей, черной или фиолетовой ручкой. Сокращения делать нельзя, все даты проставляются арабскими цифрами. Наверху страницы справа ставится пометка о повторном оформлении ТК. Пример записи на первой странице ТК посмотрите здесь.
В сведениях о трудовом стаже сначала делается пометка об общем сроке работы (количество лет, месяцев и дней) без указания конкретных дат. Далее перечисляются места и время работы, должности и документы, на основе которых делаются записи. Как выглядит лист данных о трудовой деятельности, можно посмотреть здесь. Достоверность информации в разделе сведений о работе подтверждается подписями сотрудника, которому выдается дубликат, и специалиста кадровой службы, а также печатью предприятия.