Процедура составления описи документов – довольно-таки хлопотное и кропотливое дело. Крупная организация не может обойтись без грамотно составленного реестра документов. Поэтому возникает много вопросов о том, как составить опись документов. Постараемся решить возникающие проблемы.
В архивоведении существует несколько понятий описи документов:
Списки передаваемых дел нужны для модернизации справочной системы, переработки некачественно описанных списков документов. Крупные компании ведут учет для оперативного и исчерпывающего поиска требуемой информации.
Список для внутреннего пользования необходим для более полного учета документов временного (до 10 лет) и постоянного пользования. Сюда включаются:
Список документов для внутреннего пользования в качестве приложения обязательно имеет итоговую запись. Она содержит информацию о количестве законченных дел, содержащихся в списке, и количестве листов в самой описи. Вся информация прописывается цифрами и словами. Подписывает список исполнитель.
Бывает, что дело прошивается и подписывается без внутренней описи. Тогда список для внутреннего пользования подклеивают к обложке дела с обратной стороны. Иногда перечень документов меняется. Тогда все движения отображаются в столбце «примечания». Там указываются все ссылки на нормативные документы. Если того требует необходимость, можно составить новую опись и прикрепить к уже имеющейся с соответствующей пометкой.
Существует единообразная форма для описи структурных подразделений и итоговой описи. Для каждого вида хранения делают отдельные списки документов, а именно:
Пример создания описи документов для постоянного хранения будет содержать следующие элементы:
Образец (пример) описи документов можно скачать здесь.
Независимо от формата списка документов, существуют единые правила структурирования работы. Для создания описи документов используется фирменный бланк организации. Если на предприятии не имеется фирменного бланка, то используется обычный лист формата А4. Таблица списка содержит поля:
Стандартное оформление таблицы выглядит так:
| № | Индекс дела | Наименование дел | Дата | Кол-во листов | Примечания |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
| 1 | 03-15 | Документы, содержащие управленческую информацию (планы, аргументация, деловая переписка). | 05.06.2010 -12.08.2010 | 209 | В письме генерального директора ЗАО «…» от 15.07.2010 присутствует таблица нормированных расходов на функционирование административного персонала на 3 листах |
В шапке описи содержится информация о цели составления списка дел и наименование учреждения, для которого он создается (опись документов на получение визы в США, опись документов для оформления II группы инвалидности и т.д.).
Если организация ведет учет описей, необходимо ставить порядковый номер. Как правило, опись заверяется двумя сторонами: передающей и принимающей. В некоторых ситуациях опись может заверить руководитель или другое уполномоченное на это лицо. В любом случае должность подписавшего лица должна быть указана согласно тарификационному списку.
Помимо подписи, необходимо поставить дату составления документа. Если опись предназначена для вышестоящей инстанции, то ее нужно составлять и заверять в двух экземплярах. Один экземпляр необходим для передачи вместе с прочими документами. Другой остается у исполняющего лица. В некоторых случаях, например для передачи в городской архив, составляется 4 экземпляра описи:
Данный порядок применяется для государственных и муниципальных учреждений. Важно, чтобы количество дел в одной описи не превышало 9999 штук. В противном случае лучше разбить список на несколько описей. Кроме того, компании, которые пользуются сектором делопроизводства программы 1С или другими схожими сервисами могут составить опись документов автоматически, в программном комплексе.
Составить опись документов не так трудно. Но главное – уделить должное внимание мелочам, и тогда получится избежать потери необходимых документов и обвинений в халатности. К примеру, в организации проходит плановая налоговая проверка, которая запрашивает отчеты прошлогодней давности. По ошибке рядового сотрудника бухгалтерии отчет был подшит в папку с сопроводительными письмами и не указан в описи. Тогда сотрудник не имеет возможности найти и представить необходимые документы, что может привести к штрафным санкциям и дисциплинарному наказанию.