Вопрос, как заполнить товарную накладную, очень актуален и для индивидуального предпринимателя, и для владельца ООО. Все компании, чей бизнес так или иначе связан с торговлей, должны иметь в штате специалиста, который разбирается в различной документации и способен правильно заполнить соответствующую форму, используя необходимый бланк.
Товарная накладная – документация, которая нужна обеим сторонам: отправляющей и принимающей товар. Покупатель, используя данные накладной, сможет вести свой учет расходов и материальных ценностей, а продавец – доходов.
Есть несколько правил, которые необходимо соблюдать для того, чтобы не сделать лишних ошибок.
Одно из них связано с объемами товарно-материальных ценностей. Накладная выписывается независимо от величины отгрузки товарно-материальных ценностей. Очень часто бывает так, что покупателем является физическое лицо, которому не нужна ТН (товарная накладная). В данном случае необходимо помнить о том, что вы взаимодействуете с налоговой службой, поэтому вам необходимо списать материалы в расход официально, а значит, документально оформить отгрузку.
Следующее правило касается внешнего оформления документации. Есть несколько способов выписать накладную: можно скачать бланк одной из самых распространенных форм (ТОРГ-12), а можно разработать образец самостоятельно, используя общепринятые правила и порядок оформления подобной документации (главное, не забыть о реквизитах).
Образец заполнения помогает облегчить поиск информации, связанной с правилами оформления документации. Достаточно ориентироваться на заданный стандарт и следить за тем, чтобы инструкция соблюдалась. Тогда вы сможете без труда внести в документацию данные, понятные вам, покупателю и налоговой службе.
Если вы готовы разработать бланк самостоятельно, обратите внимание на то, что есть обязательные поля, которые должна содержать созданная вами форма:
Если вы применяете электронную накладную, ее необходимо оформить по тем же правилам и дополнить цифровой подписью.
Если вы не желаете составлять накладную самостоятельно, вы можете сделать оформление документации в соответствии с уже существующим образцом ТОРГ-12. Она утверждена 25 декабря 1998 года Постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 № 132. В нем же содержится пример накладной.
Документ может быть как в бумажном, так и в электронном виде. ТОРГ-12 – очень удобная форма для фиксации и хранения информации, касающейся торговых операций и реализации каких-либо материальных ценностей. Общие правила заполнения также гласят о том, что накладная должна быть заверена уполномоченными лицами: владельцем компании, главным бухгалтером или иным уполномоченным лицом, обладающим доверенностью. Документ должен быть оформлен также в двух экземплярах.
Существует определенный порядок заполнения ТОРГ-12:
В целом, заполнять накладную несложно. Благодаря разработанному образцу вы сможете быстро сориентироваться в особенностях оформления документации.