Коммерческие отношения между предпринимателем и физическим лицом (покупателем, заказчиком) могут осуществляться посредством ККТ или бланков строгой отчетности. Оба способа предусмотрены законодательством и имеют определенные нюансы в вопросе оформления, использования и хранения. Рассмотрим подробнее специфику учета кассовой документации, когда хозяйствующий субъект отдает предпочтение не кассовому аппарату, а специальным бланкам, которые идентифицируются как БСО. Чтобы избежать факта мошенничества предпринимателем или недобросовестной работы продавцов, требуется книга учета бланков строгой отчетности. Какая форма допустима для использования? Как осуществлять ведение книги? Кто несет ответственность за заполнение и хранение? Подробности – в статье.
Положение № 359 и Приказ Минфина № 173н регламентируют использование бланков строгой отчетности и правила их учета. Юридическое лицо или ИП обязаны ввести в документооборот специальный журнал, который на официальном уровне принято называть «Книга учета БСО».
Изначально унифицированная форма была разработана для бюджетных учреждений. Коммерческим организациям и предпринимателям каких-либо рекомендаций в стандартизации отчета не предъявлялось. Хозяйствующий субъект, использующий не ККМ, а особый бланк, вправе самостоятельно выбирать формат книги учета. Единственным требованием является тот факт, что форму нужно пронумеровать, прошить и заверить подписями руководителя и бухгалтера.
Предусмотрены два вида бланков строгой отчетности:
Предпочтение способу формирования бланков отдает предприниматель самостоятельно, потому что особых рекомендаций в нормативно-правовых актах не содержится.
Многие коммерческие организации не утруждают себя созданием нового журнала для учета БСО, а используют уже известный вариант – форма 0504045. Она была утверждена для бюджетных организаций, но содержит необходимые ячейки для ведения учета в сфере бизнеса. Поэтому самым простым способом является возможность скачать готовую форму по ссылке выше, распечатать и использовать. Можно подкорректировать некоторые разделы, если для этого есть необходимость.
Иногда для учета бланков строгой отчетности применяют обычную тетрадь или журнал в твердой обложке. Страницы нужно разлиновать, пронумеровать, прошить, опломбировать, чтобы исключить вероятность исправлений или незаконных действий.
В электронной форме ведение книги учета БСО недопустимо. Вся информация заносится в хронологической последовательности в письменном виде человеком, назначенным ответственным за эту процедуру.
Предположим, что юридическое лицо или ИП выбирает вариант покупки готовых БСО, сделав заявку в местную типографию. До получения первой партии бланков должны быть оформлены распоряжения или локальные акты о правилах ведения книги учета и назначении ответственного лица, который будет заполнять форму и вести контроль движения чеков.
Обычно исполнителем назначается бухгалтер или кассир. Книга учета должна быть правильно подготовлена к работе. Обязательно заполняется титульный лист, который должен содержать информацию о хозяйствующем субъекте, дату начала ведения журнала, форму документа по ОКУД (например, 0504045), дату окончания заполнения и срок хранения после внесения последней записи (обычно составляет 5 лет).
При поступлении БСО в организацию должен быть составлен акт приема-передачи о количестве поступившей продукции с подписями трех лиц:
После оприходования информация о БСО вносится в книгу учета. Ответственное лицо вписывает дату поступления, данные поставщика, наименование документа отгрузки (накладная), количество квитанций, серию и номер поступивших бланков.
Для наглядности приведем пример:
ИП Салтыков П.Н. занимается оказанием услуг по изготовлению корпусной мебели на заказ. Для расчета с клиентами используется БСО, имеющий название «Квитанция». Один чек состоит из двух бланков, которые заполняются при открытии заказа. Оригинал отдается заказчику, копия остается у предпринимателя. Соответственно, квитанция имеет серию и номер, которые дублируются на двух бланках. При получении бланков строгой отчетности ИП нужно внести информацию в книгу учета. Первая партия была получена 10 декабря 2016 года в количестве 50 штук по накладной. Соответственно, в журнале будут заполнены следующие графы:
Так будет осуществлен приход БСО в организацию. В следующих строках будет расписана информация о том, кому выданы бланки, когда, на основании акта приема-передачи, в каком количестве, какие номера.
Например, дизайнеру Петровой И.В. были переданы 5 квитанций для оформления заказов. Рабочее место сотрудника расположено вне офиса, поэтому БСО будут храниться у дизайнера. В книге учета нужно сделать запись:
Так последовательно вписывается любая информация о движении и других процедурах с БСО.
Если книга оформляется впервые и есть сомнения в правильности записей, можно изучить готовый образец заполнения и следовать этому варианту.
Книга учета БСО ведется до тех пор, пока не закончатся все пронумерованные страницы или предприниматель не прекратит свою деятельность или не сменит квалификацию. В некоторых организациях происходит большой оборот бланков строгой отчетности и одного журнала бывает мало. Тогда документ после внесения последней записи отправляется в архив на хранение.
Требований к сроку хранения именно книги учета в законодательных актах нет, но бланки строгой отчетности должны храниться 5 лет. Через месяц после окончания срока хранения они подлежат утилизации. Об этом вносится соответствующая запись в отчетную документацию, и факт подтверждается уполномоченной комиссией.
Исходя из требований к БСО, такие же правила применяются к хранению книги учета. Срок определяется последней записью, сделанной на страницах журнала. Он уничтожается лишь после того, как будет утилизирован последний БСО.
Заводить новую книгу учета ежегодно нет необходимости, если она не закончилась. Дополнительные журналы учета нужно оформлять, если предприятие занимается разными видами деятельности, для которых предусмотрены иные бланки. Одновременно в бухгалтерии может вестись несколько таких журналов. Главное, чтобы были соблюдены все условия их ведения.
Если предприниматель не желает устанавливать на торговой точке или в пункте приема заказа, оказания услуг кассовый аппарат, то денежные отношения с физическими лицами должны быть подтверждены бланками строгой отчетности. Но не стоит пренебрегать ведением учета поступления, передачи и хранения БСО. Обязательно оформите книгу учета, выбрав для себя подходящую форму документа, чтобы избежать санкций со стороны проверяющих ведомств.