Бланк строгой отчетности (БСО) считается альтернативой кассовому чеку. Документ можно выдавать физическим лицам либо индивидуальным предпринимателям при получении наличных денег за продажу товара или оказание услуги. К юридическим лицам данная процедура не применяется. Для организаций оплата производится безналичным расчетом. Учет и хранение БСО осуществляются в соответствии с законом.
Инструкция по учету денежных документов и БСО зафиксирована в ПП РФ № 359. По закону, бланки изготавливаются в типографии (п. 4 Положения об осуществлении наличных денежных расчетов (далее – Положение)). Затем они кладутся в сейф или другое помещение, гарантирующее сохранность. Причем это место каждый день подлежит опечатыванию и опломбированию (п. 16 Положения).
Директор предприятия заключает с ним договор о материальной ответственности (п. 14 Положения). На момент поступления бланков из типографии работник обязан осуществить следующие действия:
На базе приказа директора компании создается комиссия, которая обязательно должна лично присутствовать и контролировать осуществление всех трех действий (п. 15 Положения). Акт приемки подписывается каждым членом комиссии в отдельности. После чего документ может быть утвержден руководителем. Книга учета БСО прошивается и нумеруется, а затем подписывается директором и главным бухгалтером. После проставления печати документ готов к работе.
Правила учета БСО распространяются на регистрацию каждого документа. Бланк должен сопровождаться уникальным номером из шести знаков и серией. Эти данные фиксируются и в акте приемки, и в книге учета.
Есть более инновационный способ учета бланков строгой отчетности. Вся информация отражается в автоматизированных системах (п. 11 Положения). Главное, чтобы такое хранение обеспечивало защищенность от постороннего доступа, а также отражало учет БСО в течение пяти лет.
Данный способ облегчает работу, так как не требуется привлекать дополнительных сотрудников. Весь порядок учета БСО осуществляется компьютером. Книга также ведется в электронном виде.
Примечательно, что хранение распечатанных и по каким-то причинам испорченных БСО также осуществляется в сейфах фирмы или других надежных местах. Обычно бухгалтер лучше других разбирается в том, как правильно вести учет БСО. Поэтому его чаще всего назначают ответственным лицом при электронном отображении информации.
Учет БСО при УСН несколько отличается от традиционной формы. Предприятие может выдавать бланки, если оказываются услуги физическим лицам, а также ИП. Однако для реализации товаров БСО при УСН применять нельзя.
Бухгалтерский учет бланков осуществляется проводками, которые отражают расходы на изготовление БСО. Обычно применяются счет 26 «Общехозяйственные расходы» и счет 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками». Оборот документов записывается на балансовом счете 006.
Учет, хранение и уничтожение БСО сопровождаются обязательной процедурой инвентаризации. Все действия производятся по аналогии с процедурами для наличных денежных средств в кассе (п. 17 Постановления). Создается комиссия из представителей руководства, бухгалтерии и других специалистов, в обязанности которых входит учет БСО.
Осуществляется сверка номеров по месту хранения бланков. Составляются два экземпляра описи. На документах ставятся подписи участников. Один экземпляр направляется в бухгалтерию, а второй остается у материально-ответственного лица.
Все копии и корешки хранятся в компании в течение 5 лет. По истечении срока, но не раньше чем через месяц со дня последней инвентаризации документы списываются. При использовании автоматизированных систем вся проверка со списанием БСО происходит в электронном виде.