Оформление командировочных работникам предприятия, выезжающим за границу, отличается от стандартной процедуры выплаты суточных при работе внутри страны. Какие расходы компенсируются при этом варианте выполнения служебных обязанностей и какова оплата командировки за границу, мы расскажем в статье.
Основные виды расходов при командировке за границу:
Перечень расходов, которыми сопровождается зарубежная командировка, необходимо прописать в нормативных документах компании. Например, оплата медицинской страховки, оформление загранпаспорта и визы, провоз багажа, аренда автомобиля, размер лимита на мобильную связь. Подобнее о расходах, которые влечет за собой иностранная командировка, расскажет пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ.
В первую очередь, работодатель должен оплатить работнику суточные. Это не зависит от того, в какую страну направлена командировка, даже если она однодневная. Оплата суточных при командировке за границу не ограничена законодательством. Сам работодатель может выбрать размер суточных выплат для своих работников, в зависимости от занимаемой должности.
Сами по себе суточные – это определенная сумма денег, которая выплачивается командированному работнику при выполнении служебных обязанностей отдельно от возмещения расходов на проезд и проживание. Их размер прописывается в приказе о командировках в пункте «Командировки за рубеж». Стоит помнить, что суточные не облагаются налогом, если они ограничиваются суммой 2500 рублей в день. Если сумма превышает вышеуказанную, то работодатель обязан дополнительно платить НДФЛ государству. Так было в 2016 году, такими же условия остались и в 2017 году. Суточные выплачиваются с момента, когда командированный работник компании выехал из РФ.
Устанавливая величину суточных, стоит ориентироваться на финансовые потребности для проживания в стране, куда командируется сотрудник, поскольку уровень цен там различается. Соответственно, и расходы при поездке, скажем, в США и Болгарию будут различаться.
Компенсация работнику затрат на проезд и проживание в отеле или арендованной квартире осуществляется до того, как сотрудник выехал в командировку. Заранее ему приобретают билеты туда и обратно, бронируют номер в отеле или созваниваются с арендодателем квартиры и выдают конкретную сумму на проезд и проживание сотруднику на руки.
Возмещение расходов на проезд состоит не только из стоимости билета туда и обратно, но и затрат на общественный транспорт и такси по городу. Существуют документы, которые подтверждают затраты командированного: это билеты, чеки из отеля или компании по сдаче в аренду автомобиля. Оплачивать расходы по проживанию может как сама компания перед заселением работника, так и сам сотрудник. Во втором случае он обязан получить чек с прописанной суммой и датами проживания в конкретном отеле.
При заграничной командировке нередко необходимо потратиться на получение загранпаспорта, причем в оперативном режиме. Оформлением этого документа по выезду за рубеж занимается сам работник, а организация может только выдать ему под отчет деньги для возмещения его убытков, если они необходимы именно для выполнения служебных обязанностей.
При оформлении загранпаспорта требуется потратить деньги не только на госпошлину, но и на консультацию и другие услуги. Списываются подотчетные деньги при подтверждении наличия загранпаспорта и соответствующих оплаченных квитанций. Для этого обязательно нужно представить в бухгалтерию ксерокопии документов.
Для командировки за рубеж достаточно часто необходимо оформление визы. Заранее рассчитать ее стоимость не получится, так как это зависит от многих обстоятельств, условий и того, в какой организации будет оформляться документ. Однако можно ориентировочно выдать под отчет определенную сумму денег. Списываются они на основании квитанций об оплате и, конечно же, при наличии готовой визы (представляется ксерокопия страницы с визой).
Остальные незапланированные расходы необходимо прописать в отчете. По ссылке представлена таблица ориентировочного расчета по странам.
Дополнительные расходы, кроме вышеперечисленных, описаны в ст. 264 НК РФ. Она дает право включать в список расходов различные виды затрат, как то аэродромные сборы, затраты за право въезда, на транзит автомобиля, налог за пользование морскими каналами и различные сборы, которые необходимо оплатить при командировке в отдельные страны.
С 2015 года вступили новые правила оформления документов при командировке работника. Изменения заключаются в том, что все данные о служебной поездке за границу в обязательном порядке должны прописываться в служебной записке с приложением подтверждающих целевые затраты бумаг. Кроме того, не стоит забывать, что выделить деньги на расходы работнику желательно в иностранной валюте, чтобы он не тратил времени на обмен валюты по приезде в другую страну.
Как только командированный работник возвращается из поездки, он обязан в тот же день составить и передать авансовый отчет и приложить к нему все квитанции, счета и остальные документы для подтверждения целевых затрат по назначению. Оставшиеся подотчетные денежные средства в любой валюте необходимо вернуть в бухгалтерию под подпись.